Крайният срок за подаването им е 30 април 2015 г. Данните от декларациите за условията на труд помагат на Инспекцията по труда да оптимизира контролната си дейност, като я насочи към по-рискови производства и предприятия.
От началото на 2015 г. не се налага работодателите да инсталират специален софтуер на компютрите си, за да попълнят декларациите или уведомленията си. Благодарение на новата информационна система на ИА ГИТ, изградена по проект, финансиран със средства по оперативна програма „Развитие на човешките ресурси“, попълването вече става през интернет портал, достъпен от сайта на ИА ГИТ тук.
Изпращането може да става директно по интернет с електронен подпис. При липса на електронен подпис декларацията или уведомлението се подават на място в дирекция „Инспекция по труда“ по регистрация на фирмата. Те трябва да се представят на хартиен и електронен носител. Указания как се попълват, изпращат или подават документите могат да се намерят в секцията „Административно обслужване“ , в рубриките „Е-услуги“ чрез инфобутона към електронната услуга на интернет портала.
Задължени да подават декларация са всички работодатели, които са започнали дейност през 2014 г. Декларация задължително се подава и при промяна през 2014 г. на обстоятелства, подлежащи на деклариране. Например при промени свързани с:
- наименованието, седалището и адреса на управление на ЮЛ/ФЛ;
- основната и спомагателната дейност на предприятието, поделенията, големината на предприятието;
- работните места, свързани с работа на открито, под земята, във въздуха, на и под водата;
- опасностите, създаващи риск за здравето и безопасността;
- необходимостта от използването на лични предпазни средства;
- работните места с видеодисплеи.
Нова декларация може да бъде подадена и при промяна на което и да е друго от декларираните обстоятелства, свързани с подобряване или изменение на условията на труд в предприятието. Само уведомление подават лицата, при които не са настъпили промени в обстоятелствата, подлежащи на деклариране и имат успешно подадена декларация или уведомление за предходната година.
Работодателите вече имат достъп до подадените от тях в ИА ГИТ декларации през предходните години, но само след регистрация. За облекчаване процеса на попълване на декларацията задължените лица могат да свалят данните от подадена декларация и да ги използват при попълването на новата. Указания за регистрацията и начина на използване на данните от вече подадени декларации могат да бъдат намерени на официалната интернет страница на Агенцията, в рубриката „е-Услуги”. Формулярът „Заявление за използване на електронни услуги“ може да бъде изтеглен от секцията „Административно обслужване“, рубриката „Формуляри“ от тук.
Регистрирането в системата на ИА ГИТ дава възможност за използването на всички електронни услуги, предоставяни от институцията – изпращане на уведомление за удължаване на работното време, отчитане на извънредния труд, подаване на информация за броя работници, полагащи нощен труд, за случаите, в които работниците или служителите са дали съгласие да работят повече от 48 часа седмично, преглед на приети декларации по чл. 15 от ЗЗБУТ, преглед на регистър на издадените разпореждания за прекратяване на трудовия договор или отказ за това, уведомяване за откриване на строителна площадка.
Чрез интернет портала за електронни услуги ИА ГИТ предоставя на работодателите възможност за подаване на заявления за извършване на административни услуги по електронен път, за проследяване на състоянието на преписка, за достъп до вече подадени документи към Агенцията, в т.ч. и декларациите и уведомленията по чл. 15 от ЗЗБУТ.
