КЗЛД потвърждава в своите решения законността на изписването на ЕГН във фактурите

В настоящия материал разглеждаме какви са законовите изисквания за изписване на ЕГН във фактурите и практиката на Комисията за защита на личните данни (КЗЛД), подкрепена в няколко нейни решения.

Следва ли да се включи ЕГН при издаване на фактура на физическо лице, което не притежава БУЛСТАТ?

Кратък отговор: Да

Съгласно чл. 6, ал. 1 от Закона за счетоводството (ЗСч) фактурите задължително трябва да съдържат ЕГН или личен номер на чужденец (ЛНЧ), когато получателят е физическо лице.

Законът за данък върху добавената стойност (ЗДДС) също засяга този момент. Съгласно чл. 114, ал. 1, т. 7 и т. 8 от ЗДДС, при издаване на фактура на физическо лице, нерегистрирано по ЗДДС, фактурата задължително трябва да съдържа освен име и адрес на лицето, но и идентификационен номер по чл. 84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК). Съгласно чл. 84, ал. 2 от ДОПК, идентификацията на физически лица, които не са вписани в търговския регистър или регистър БУЛСТАТ, се извършва чрез ЕГН, респективно ЛНЧ.

Задължително ли е издаването на фактура на физическо лице, което не желае?

Кратък отговор: Не

Издаването на фактура не е задължително, когато получателят е данъчно незадължено физическо лице, което не е поискало издаване на фактура (чл. 7, ал. 2 и ал. 3 от ЗСч и чл. 113, ал. 3, т. 1 от ЗДДС). В този случай законът е предвидил предприятието-доставчик да документира общо всички такива продажби без фактури чрез отчет за извършените продажби по чл. 119 от ЗДДС.

Често в практиката възниква проблем, когато физическото лице не е представило данните си за фактура при продажбата, продажбата вече е отчетена с отчет за извършените продажби по чл. 119 от ЗДДС, но след това лицето се върне и поиска от фирмата да му бъде издадена фактура. Когато предприятието съвсем законно откаже това с мотив, че така оборотът по тази продажба ще се отчете двойно, то лицето много пъти остава с убеждението, че се случва нещо нередно. Затова в зависимост от конкретните бизнес процеси, някои компании възприемат политиката да издават фактура за всяка своя продажба, независимо дали купувачът - физическо лице желае такава.

Има ли право предприятието да издаде фактура на физическо лице, което не желае?

Кратък отговор: Да

Съгласно ал. 6, на чл. 113 от ЗДДС, когато издаването на фактура не е задължително, тя се издава по желание на доставчика или на получателя, като всяка страна е длъжна да окаже необходимото съдействие на другата страна за издаването, включително като предостави коректни данни за фактура.

Горното означава, че ако данъчно-счетоводната политика на предприятието е да издава фактури за всяка своя доставка, то фактура следва да бъде издадена, дори и когато физическото лице не желае фактура. Тоест специалният данъчен закон дава право и на предприятието – доставчик да избере дали да издава фактури или не, когато продава стоки или услуги на физически лица. Нещо повече, физическото лице е длъжно да окаже необходимото съдействие, като предостави данните си.

Може ли ЕГН във фактура да се замени с клиентски номер?

Кратък отговор: Да, ако лицето е предоставило ЕГН преди това в друг документ.

Алинея 5 на чл. 6 от Закона за счетоводството допуска, че може да липсва част от изискуемата информация за фактурите, ако за тази информация има документи, които я удостоверяват.

Например когато предприятието има сключен договор с физическото лице, в който вече е записано ЕГН-то на лицето, а във фактурата е записан номера на договора или клиентския номер на лицето по договора, то тогава в фактурата може да не се включва ЕГН. Такава е практиката на някои от доставчиците на комунални услуги, които изпращат фактурите си по пощата. Обръщаме внимание, че тази практика отново предполага представяне на ЕГН от лицето за целите на договора.

Коректно ли е да се включи във фактурата 999999999999999 вместо ЕГН?

Кратък отговор: Не

Включването на "999999999999999" вместо ЕГН e често сещана практика, когато лицето не е предоставило ЕГН-то си за целите на издаването на фактурата.

Тази практика обаче не е правилна, защото съгласно Правилника за прилагане на ЗДДС, полето за Идентификационен номер се попълват с код "999999999999999" в случаите, когато контрагентът е чуждестранно лице (физическо или юридическо), което няма регистрация по ДОПК и ЗДДС или няма ДДС номер, с който лицето е регистрирано за целите на ДДС в друга държава членка.

С други думи, попълването на "999999999999999" вместо ЕГН не е коректна практика, за което обаче, редно е да се посочи, че няма предвидени глоби и санкции в  административнонаказател ните разпоредби на ЗДДС.

Каква е практиката на Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) до момента?

Кратък отговор: В няколко свои решения комисията потвърждава, че е законосъобразно компаниите за изискват ЕГН във връзка с издаването на фактури, поради изискванията на данъчното и счетоводното законодателство.

От РЕШЕНИЕ № 31, гр. София, 23.07.2012 г. разбираме, че жалбоподателката е клиент на “Б.М.Е.Б“ ЕАД. Във всяка месечна фактура, която получава по пощата фигурира нейният единен граждански номер. Считайки това за нарушение, г-жа А.С.С. подава жалба до дружеството. В жалбата си заявява, че не желае единният й граждански номер да фигурира във фактурата й, а да бъде индивидуализирана като потребител единствено с клиентски номер, както и всичките й лични данни да бъдат заличени от базата данни на дружеството.

КЗЛД заключва, че от своя страна “Б.М.Е.Б“ ЕАД е задължен да спази и Закона за счетоводството, в чл.7, ал.1, на който изрично са посочени минимума реквизити, които трябва да съдържа всеки първичен счетоводен документ (фактура). В чл.7, ал.1, т.3 на ЗСч е записано, че той трябва да съдържа наименованието, адреса и номера за идентификация по чл.84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс на издателя и получателя. Съгласно чл.84, ал.2 от ДОПК идентификацията на физическите лица, които не са вписани в търговския регистър, съответно в регистър БУЛСТАТ, се извършва чрез единния граждански номер или личния номер на чужденец. Следователно тези лични данни се обработват законосъобразно и добросъвестно от администратора “Б.М.Е.Б“ ЕАД.

При случая по РЕШЕНИЕ № 597/2011 г., гр. София, 28.10.2011 г. г-жа И.Д.Д. e притеснена, че личните й данни, съдържащи се в месечните фактури, са станали достояние на неизвестни лица и може за бъде злоупотребено с тях. Счита практиката да се изписва ЕГН върху фактурите за неправилна и желае да бъде преустановена.

Мнението на КЗЛД обаче е, че: “В чл. 7 от Закона за счетоводството са определени реквизитите, които следва да съдържа фактурата, която е първичен счетоводен документ. Оспорването на факта, че във фактурите се съдържа ЕГН на потребителя са несъстоятелни. ”

Разглеждаме и РЕШЕНИЕ № 51/17.09.2008 г. Според него жалбоподателят И.П. сезира КЗЛД с жалба, в която твърди, че г-жа П.Т. - счетоводител в Комисията за защита на конкуренцията обработва неправомерно неговите лични данни в нарушение разпоредбите на чл. 4, ал. 1, т. 2 от ЗЗЛД, като твърди че бил принуден да представи ЕГН- то си при извършено от него плащане по фактура № 0000003577.

Комисията счита, че КЗК е обработвала законосъобразно личните данни на жалбоподателя на основание чл. 4, ал. 1, т. 1 от ЗЗЛД във връзка с чл. 7, ал. 1, т. 3 от ЗС и чл. 84, ал. 2 от ДОПК, поради което оставя без уважение жалбата.

Подготвяме няколко такива материала за GDPR с теми, които все опират до счетоводството.