ППП се използва за всичко което се предава и приема - стоки, услуги, материали, активи, пари, документи... Как ще ги номерирате, подреждате, групирате и т.н. е въпрос на собствено виждане и удобство. Или на Вътрешния правилник за документооборота, ако в него има вписани някакви изисквания.
ППП не е задължителен документ, но е удобен за удостоверяване на конкретното предаване на нещото /момент на предаване, състояние на предаденото, приемането и възникването на основание за плащане/, както и за предотвратяване на евентуални спорове. Не се съставя за всяка сделка, а само за това, за което се изисква по договор или смятате че ще е нужно.