За времето след 2000 г. НОИ поддържа персонален регистър, където има достоверна информация за осигурителния стаж и доход на лицата. Стига осигурителят да е подавал сведенията редовно.
Удостоверение за пенсиониране (УП 3) може да се издаде въз основа на трудовите книжки и трудовите договори на лицата. Удостоверение за пенсиониране (УП 2) за осигурителния доход, който е от важно значение за размера на пенсията, следва да се издава само въз основа на автентични документи, които съдържат достатъчно данни за дохода на лицето за съответния период.
Осигурителят е длъженда издава безплатно документи за осигурителен стаж и осигурителен доход при прекратяване на трудови или служебни правоотношения в срок до 30 дни от прекратяване на правоотношението. Както и по искане на осигуряваното лице или негов представител в 14-дневен срок от искането. А ако откаже, лицето може да подаде сигнал до контролните органи на НОИ и инспекцията по труда, за да наложат санкции на осигурителя и да го задължат да издаде исканите документи.
Когато архивите на предприятието липсват, лицата могат да поискат установяване на стаж по съдебен ред по новия Закон за установяване на трудов и осигурителен стаж по съдебен ред (ЗУТОССР), който е в сила от 2 април 2011 г.
Законът изисква работодателят/осигурителят, при когото е придобит стажът, неговият правоприемник или друго юридическо или физическо лице, което съхранява книжа, ведомости за заплати и други, да издаде удостоверение, че документите са изгубени или унищожени.
Според чл. 40 от Наредбата за пенсиите и осигурителния стаж осигурителният стаж се установява с трудови, служебни и осигурителни книжки или с документ по утвърден образец, издаден от осигурителя въз основа на изплащателните ведомости, други разходооправдателни документи и договори за възлагане на труд.
Данните от персоналния регистър на НОИ също са основание за зачитане на стаж.
Осигурителният доход се установява с осигурителна книжка или с документ по утвърден образец за брутното трудово възнаграждение или доход, върху който са внесени осигурителни вноски.
В случаите, когато посочените документи липсват, осигурителите или техните правоприемници по изключение могат да издават удостоверения за осигурителен стаж и трудово възнаграждение или за осигурителен доход ивъз основа на други автентични документи, щом те съдържат достатъчно данни за осигурителния стаж и за осигурителния доход.
Когато няма данни за получаваното трудово възнаграждение, в издаваните документи за пенсиониране се посочва минималната работна заплата за страната и върху нея се определя размерът на пенсията за съответния период.
След предварително разрешение от териториалните поделения на Националния осигурителен институт (НОИ) документи за осигурителен стаж и доход издават ведомствата, предприятията и организациите, които съхраняват изплащателните ведомости или други финансово-счетоводни документи, в случаите, когато осигурителят е прекратил дейността си и няма правоприемник.
Този ред не се прилага, когато съхраняването на изплащателните ведомости и издаването на документи за осигурителен стаж и доход е уредено с нормативен акт или с акт на Министерския съвет.
Съгласно чл. 12, ал. 1 от Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж трудовият стаж се установява с трудова, осигурителна и занаятчийско-ученическа книжка или с удостоверение, издадено въз основа на изплащателни ведомости или партидни книги, или други документи, удостоверяващи време, което се признава за трудов стаж.
Според чл. 6, ал. 1 от наредбата при прекратяване на трудовото правоотношение продължителността на трудовия стаж, придобит при работодателя към датата на прекратяване на трудовото правоотношение, се записва с цифри и думи и се подписва от главния счетоводител и от работодателя, като се подпечатва с печата му.
Съгласно чл. 5, ал. 10 от Кодекса за социално осигуряване (КСО) при прекратяване на дейността на осигурителите, които нямат правоприемник, разплащателните ведомости се предават в съответното териториално поделение на НОИ, освен ако в закон не е определен друг ред за съхраняването им.
Към разплащателните ведомости се прилагат и трудови договори (заповеди за назначаване), заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни, заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения.
Когато прекратяването на дейността на осигурителя се извършва със съдебно решение за заличаване, удостоверението за предаване на ведомостите, издадено от НОИ, е задължително условие за постановяване на решението.
Според чл. 349а от КСО юридическо лице, което не предаде в териториалното поделение на НОИ оригиналните документи на прекратени осигурители без правоприемник, въз основа на които се установяват осигурителен стаж и доход, се наказва с имуществена санкция от 500 до 2000 лв. Санкцията за физическо лице за същото нарушение е глоба от 50 до 1000 лв.
Жанет БОГОМИЛОВА