Втори трудов договор-отсъствие от работа при основния работодател

Здравейте,

Научно-изследователски институт сме. При нас на основен трудов договор (8 часа) работи лице, което е назначено на втори трудов договор в Пернишкия университет. Поради естеството на работата му там (лектор)  на лицето се налага да отсъства от Института ни по един цял ден всяка седмица до края на годината. Как следва да бъде оформено отсъствието му при нас?
Моля за отговор.