Процедура за издаване и заверяване на осигурителни книжки
Правно основание на процедурата:
Кодекс за социално осигуряване;
Наредба за обществено осигуряване на самоосигуряващите се лица, българските граждани на работа в чужбина и морските лица.
Цел на процедурата:
С осигурителните си книжки лицата доказват осигурителния си стаж и осигурителния си доход при отпускането на пенсииите им.
Страни по процедурата:
Първа страна: осигурени лица и самоосигуряващи се лица.
Втора страна: Териториалните поделения на Националния осигурителен институт.
I. Издаване на осигурителни книжки
Необходимите задължителни документи за издаване на осигурителни книжки за различните категории осигурени лица са, както следва:
За осигурените по чл. 4, ал. 3, т. 1, 2 и 4 от КСО: самоосигуряващи се лица:
документ за самоличност;
искане за издаване на осигурителна книжка на самоосигуряващо се лице - обр. ОК-1.
За работещи по трудово правоотношение при работодател, който не е ЕТ или юридическо лице:
искане за издаване на осигурителна книжка на лице, наето по трудов договор от осигурител, който не е ЕТ или юридическо лице - обр. ОК-3.
За лицата, изпратени за участие в международни мисии по реда на Закона за Министерството на вътрешните работи; изпратените на работа в чужбина от български посредник, работещите в международни органи или организации със съгласието на компетентните български държавни органи:
искане за издаване на осигурителна книжка на съпруг/съпруга на дългосрочно командирован служител в дипломатическа служба; лице, участващо в международни мисии, работещо в международни органи или организации или изпратено на работа в чужбина от български посредник - обр. ОК-4;
документ, представен от осигурителя за периода, през който лицата имат съответните качества
За съпругите/съпрузите на дългосрочно командированите служители в дипломатическа служба по време на задграничния им мандат:
искане за издаване на осигурителна книжка на съпруг/съпруга на дългосрочно командирован служител в дипломатическа служба; лице, участващо в международни мисии, работещо в международни органи или организации или изпратено на работа в чужбина от български посредник - обр. ОК-4;
документ, представен от изпращащото ведомство на лицето в дипломатическа служба за периода на службата.
Искането за издаване на осигурителна книжка образец ОК-1 задължително се подписва от самоосигуряващия се.
Искането за издаване на осигурителна книжка образец ОК-3 и ОК-4 се подписва от осигурител, посредник или длъжностно лице на организацията, чрез която се провежда осигуряването. В тези случаи не е необходимо при издаването на осигурителните книжки да се изисква пълномощно от лицето, на което се издава книжката.
При издаването на осигурителни книжки на работещите по трудово правоотношение при работодател, който не е ЕТ или юридическо лице, се извършва проверка в регистъра на трудовите договори за подадено уведомление по чл. 62, ал. 5 от КТ.
Издаването на осигурителни книжки на самоосигуряващите се лица задължително се извършва след проверка в регистъра на осигурителите на заявената дата на започване, прекъсване, възобновяване или прекратяване на всяка трудова дейност, както и за избрания вид на осигуряването, декларирани от тях на основание чл. 1, ал. 2 и ал. 3 от Наредба за общественото осигуряване на самоосигуряващите се лица, българските граждани на работа в чужбина и морските лица.
Издаването на втора осигурителна книжка се допуска, само когато страниците на първата са изчерпани или когато самоосигуряващият се загуби издадената му вече осигурителна книжка. Във втория случай се издава дубликат на осигурителната книжка. В тези случаи също трябва да се попълни искане за издаване на осигурителна книжка.
II. Вписвания в осигурителните книжки
За периода след 1 януари 2007 г. в случаите, при които осигурените лица получават парични обезщетения за временна неработоспобност, бременност и раждане или отглеждане на дете от ТП на НОИ, на обратната страна на лист 1 и 2 от осигурителната книжка се попълват периодът на неработоспособността, броят на дните в неработоспособност с изключение на дните, за които е изплатено възнаграждение на основание чл. 40, ал. 5 от КСО (респективно дните по §22о, т. 1 от ПЗР на КСО); броят на дните от периода на отглеждане на малко дете, посочват се поотделно за всеки месец периодите, през които осигурените са получили парични обезщетения за отглеждане на малко дете. На обратната страна на лист 1 и 2 се посочват и периодите, за които осигурителният стаж се зачита на основание чл. 9, ал. 2, т. 1-3 и 5 от КСО. Всички посочени периоди се включват в броя на дните, зачетени за осигурителен стаж, които се вписват на лицевата страна на лист 1 и 2 от осигурителната книжка.
Самоосигуряващите се лица сами попълват страниците на осигурителната си книжка. За една година осигурителен стаж се попълва една страница от книжката, дори и в случаите, в които самоосигуряващият се през годината е прекратил упражняването на един вид дейност и е започнал да упражнява друг вид дейност. За всяка година осигурителен стаж се попълват две идентични страници от книжката – лист 1 и лист 2. На лицевата страна на лист 1 и 2 се попълват данни за осигурителния стаж, осигурителния доход, размера на осигурителните вноски за фондовете на държавното обществено осигуряване и датите, на които самоосигуряващите са внесли осигурителните си вноски. На обратната страна на лист 1 и 2 се попълват данни за времето, през което самоосигуряващите се, осигурени за общо заболяване и майчинство, са били неработоспособни, ползвали са отпуск за бременност и раждане или отглеждане на дете.
III. Заверяване на осигурителни книжки
Осигурителните книжки се заверяват от съответното ТП на НОИ по адрес на регистрация или постоянен адрес, в зависимост от вида на осигуреното лице, към момента на поискването на заверката, независимо от това кое ТП на НОИ е издало книжката.
1. При заверяването на осигурителните книжки на самоосигуряващите се лица задължително се извършва проверка за съответствие между декларираните в регистъра на осигурените лица данни и постъпилите суми по съответните кодове за вид плащане – за авансово внесените през годината вноски и за довнесените вноски при определянето на окончателния размер на осигурителния доход. При установено пълно съответствие в така проверените данни осигурителните книжки се заверяват без да се изисква лицата да представят преводни нареждания или други документи като доказателство за внесените вноски.
Попълнените осигурителни книжки се представят в съответното ТП на НОИ, където се заверяват от финансов ревизор. Заверяването се извършва, когато са изпълнени следните условия:
да са внесени авансовите осигурителни вноски за всеки месец от периода на дейността;
да са подадени данните с декларация-образец № 1 за внесените авансови вноски;
да са внесени окончателните осигурителни вноски, когато такива се дължат.
2. Документи, необходими за заверяването на осигурителните книжки за наетите по трудово правоотношение при осигурители, които не са еднолични търговци или юридически лица:
Заверяването на осигурителните книжки се извършва след като осигурителите представят документи, с които удостоверяват размера на трудовото възнаграждение, върху което се дължат вноските за държавното обществено осигуряване за наетите по трудово правоотношение лица.
Извършва се проверка на данните, подадени за осигурените лица с декларация обр. № 1 “Данни за осигуреното лице” и датите на начало и прекратяване на трудовото правоотношение в регистъра на трудовите договори.
3. Документите, необходими за заверяване на осигурителните книжки за лица, изпратени на работа в чужбина (изпратените за участие в международни мисии по реда на Закона за Министерството на вътрешните работи, изпратени на работа в чужбина от български посредник, работещите в международни органи или организации със съгласието на компетентните български държавни органи и за съпругите/съпрузите на дългосрочно командированите служители в дипломатическа служба по време на задграничния им мандат):
попълнена осигурителна книжка;
доказателство за внесените чрез осигурителите вноски.
На основание чл. 117, ал. 1, т. 1 от КСО осигурените лица могат да подават жалби пред ръководителя на ТП на НОИ срещу отказ за заверяване на осигурителна книжка. Жалбите могат да се подават независимо от това дали има или не писмен отказ за заверяването на осигурителната книжка.