Книга за дневни фискални отчети, Касова книга (501)

Това аналитично отчитане по касови апарати вероятно е възможно, въпросът е дали е нужно - въпрос на вътрешна организация. Би могло просто ежедневно да Дт501 с дневния оборот.
Освен това, ако сутрин почвате с някаква наличност при КА трябва да правите операция Дт501/1 / Кт 501/3, вечерта обратно Дт 501/3 / Кт501/1, което ми се вижда излишно усложнение. И ще трябва да осчетоводявате приходите през аналитичните сметки на КА... ако правилно съобразявам в момента.

Ще се копирам:

Нека приемем, че имате офис, в който стои желязна каса с пари (понякога това е джобът на шефа) и имате магазин с касов апарат.

Желязната каса е материалният израз на сметка 501. Всичко, което (документално) влиза и излиза от желязната каса отразявате и по 501 - разходи за покупки, аванси, приходи от продажби, теглене от банката и т.н. и го вписвате в касовата книга (не знам има ли задължение за наличието и воденето на такава книга).

Ако от желязната каса извадим 100 лв и ги пренесем в магазина за начална сума и ресто в началото на работния ден, въпрос на вътрешен документооборот е дали ще ги отразите по Кт501. Аз не го правя.

Но наличието им на тези 100 лв в магазина, където е КА, и където правите продажби трябва да бъде отразено със служебно въвеждане в КА. КА има такава функция. Дори и да нямате никакви продажби през деня, като извадите дневен отчет ще фигурира сума в наличност 100 лв - тази въведената, а оборотът ще е 0. Ако през деня дойде шефът и вземе 20 лв, тези 20 лв трябва да ги изведете служебно от КА - и за това има функция. Ако някой дойде и върне стока и му върнете пари - пак вадите служебно от КА.

Идеята на всичките тези въртележки е, че като дойдат НАП на проверка трябва наличността (100 + продажбите - 20 - сторното) да е същата, каквато ще пише на контролния отчет. Иначе лошо. Всеки КА си има негова си книга за фискалните отчети, която пак наричаме касова книга, но е различна от онази, в която правим записите по 501. В тази книга за фискалните отчети пишем само оборота за деня и лепим лентите.

Вечерта, като отчетете оборотите и ги пренесете в желязната каса в офиса, пишете ги в касовата книга и в Дт501. Нещо такова.

В касовата книга за финансовите отчети се натрупват оборотите за годината, ден по ден, според дневния отчет от КА (или ръчните касови бележки). Там няма салдо от предния ден, което да се увеличава/намалява с приходи/разходи от текущия ден и т.н. за всеки ден. Просто се описват дневните обороти.

В касовата книга на желязната каса се описва движението - в началото е нула, после почва (+) и (-). Например:

Начално салдо при започване на дейността, ако приемем, че още от тогава водим книгата: 0.00
Изтеглени от разпл. сметка: 100.00 лв
------------------------------------------------
Салдо за деня: 100.00 лв

Следващият ден

Купени химикалки за счетоводителя: 15.00 лв
------------------------------------------------
Салдо за деня: 85.00

Следващият ден

Купени кламери за секретарката: 5.00 лв
Приход по дневен отчет за продажби: 56.00 лв
------------------------------------------------
Салдо за деня: 136.00

и т.н. до края на книгата

И аз благодаря за подробният отговор. Правилно ли и аз съм разбрала, че ако дойде доставчик на стока в офиса и трябва да му платим 200 лв, то тези пари ги извеждаме служебно от касовият апарат, а ако наш служител отчете приход от наложените платежи от Еконт - трябва да ги въведем служебно в КА или пък отчитането на суми по авансови отчети на служители също със служебно въвеждане и извеждане? Накрая касиерката така ще се оплете в края на деня, че започне да се шашка защо не може да си засече касата!

"Трябва" е силно казано. Въвеждате и извеждате служебно суми само ако реално сте взели пари от касата на касовия апарат за различни плащания или сте ги възстановили след това.  Плащанията могат да стават и от друга каса - например сейфа в офиса. Идеята на служебно въведени и изведени суми е когато дойдат проверяващите и извадите междинен отчет, сумата да се засече и да не можете да се оправдавате с различни плащания или сложени дребни пари примерно, за да върнете на клиент. Така касиерката няма как да се обърка.

Последен въпрос от мен, защото нашите плащания са изключително рядко в брой. Пускаме касови бележки заради ПОС терминал и затова ми е неясно.
Когато обаче дойде клиент и плати в брой 50лв, на края на деня при приключване трябва ли да я извадя от касовия апарат, за да почна с 0 на следващия ден?
Гледах си отчетите и наличността в брой на следващия ден по касовия апарат след плащане в брой е 0,00лв., тоест той не натрупва, а никога не съм вадила по този начин от касовия апарат ..?

       Точно така. Не се натрупват за следващия ден, поради което не е необходимо въведените служебни суми през деня да се извеждат в края на деня.

За по-лесна ориентация разглеждай като комплект:
- касов апарат;
- чекмедже на касовия апарат с някаква сума в него (дори и да няма чекмедже, а да държите парите в кутия от сладолед);
- касова книга за фискалните отчети;

Всяка промяна на сумата в чекмеджето трябва да се отрази в касовия апарат - с касов бон (при продажба), със служебно въведена сума (при слагане на пари в чекмеджето - сутрин преди работа или по някое време през деня) или със служебно изведена сума (ако се вземат пари или има върнати пари на клиент, за което има и сторно бележка). Вечерта, при пускане на отчета всичко се нулира. В книгата се записма само оборота за деня - по отчет, и намален със сторното, ако има такова.