Разяснение Изх. № 2-1894 от 18.11.2010 г. Относно: Осчетоводяване на разходи за гориво
Във Ваше писмено запитване, заведено по регистъра на Дирекция "ОУИ" гр. ………… с вх. № от 18.11.2010 г., сте изложили следната фактическа обстановка:
Основната дейност на ЕТ "………" е товарен транспорт в страната и в чужбина. Предприятието фактурира транспортни услуги на клиентите на база изминати километри, отчетени по пътни листи. Разходът на гориво формирате също на база на изминатите километри по пътни листи и съгласно законоустановена разходна норма. Установили сте, че така отчетения разход на гориво надхвърля количеството гориво, отразено в документите за придобиване. Разлика между закупено и изразходвано гориво отчитате обичайно при международните превози. Допълнили сте в запитването, че не винаги се представят документи за закупеното гориво в чужбина.
Във връзка с изложената информация сте поставили следните въпроси:
Как следва да осчетоводявате разхода на гориво:
- на база на изминати километри, които са основа и за фактуриране на приходи от клиентите или
- на база на представени документи за закупено гориво?С оглед изложената фактическа обстановка в запитването и съобразно действащата нормативна уредба, изразя-ваме следното принципно становище:
Съгласно чл. 4, ал. 3 от ЗСч предприятията осъществяват счетоводството си на основата на документалната обоснованост на стопанските операции и факти, като спазват изискванията за съставянето на документите съгласно действащото законодателство.
Принципът за документална обоснованост е основен принцип при отчитане на приходи, на разходи, на придоби-ване на материални запаси, включително на горива и т.н.
Съгласно чл. 10 от ЗКПО "документална обоснованост" е налице, когато стопанската операция е документално обоснована чрез първичен счетоводен документ по смисъла на ЗСч, отразяващ вярно стопанската операция.
В сила от 01.01.2007 г., съгласно чл. 10, ал. 2 от ЗКПО, документална обоснованост на стопанската операция е налице и при условие, че липсващата информация по ЗСч може да се подкрепи с други документи, които я удостоверяват.
Предвид спецификата на международния транспорт, при придобиването на горивата, принципът за документална обоснованост има по-особено проявление. То се налага от факта, че ЗСч и ЗКПО са нормативни актове, които имат териториален обхват на действие. Техните разпоредби относно минимума реквизити, регламентирани в чл. 7 от ЗСч, които следва да съдържа първичният документ са задължителни в случаите, в които съставител на документите са български предприятия. Това обаче не отменя необходимостта от наличието на първичен документ, доказващ зареждането на горива извън територията на страната, който да съдържа достатъчно информация за наименованието на документа, идентификатори на фирмата, съставител на документа, предмета на покупката, количество, единична цена, обща стойност и др.
За да бъде изписвано горивото като разход, документът за доставка не е достатъчно основание, тъй като в момента на покупката не се правят записи по разходните сметки, а по материалните сметки на предприятието.Изписването на гориво, отразено в счетоводството на предприятието като разход, също следва да е документално обоснован.
Като първичен документ служи пътния лист или пътната книжка за извършените превози, които дават информация за фактическия разход на горива и смазочни материали съгласно нормения разход на гориво на 100 км. пробег и пропътуваните километри.
Счетоводното и данъчното законодателство изискват като разход да се отчита само стойността на фактически изразходваните горива, тъй като разходът за материални запаси е пряко свързан с правилното установяване на данъчния финансов резултат по реда на ЗКПО.
В тази връзка, пътният лист или пътната книжка трябва да съдържат не само пропътуваните километри, но и описание на маршрута.Реалният разход на гориво следва да бъде съобразен и с различните експлоатационни условия, с вида на маршрута и атмосферните условия, при които се използват транспортните средства на предприятието.
Наличието на пътен лист без документ за покупка, както и наличието на документ за покупка без пътен лист, не са основание за признаване на разхода на гориво.
Аргумент в подкрепа на горното е и характеристиката на счетоводна сметка 601-Разходи за материали, която изисква стойностно отчитане на изразходваните материали /горива/. Изписването на материалите като стойност, съобразно избрания от предприятието метод, изисква да е налице конкретна цена на придобиване на всяко количество, собственост на предприятието за да бъде документално обосновано последващото формиране на счетоводен разход.
При последващ данъчен контрол от страна на НАП счетоводният разход за изписано гориво се изследва при съблюдаване на неговата обвързаност и наличието и на други първични документи като заповеди за командировки, заплатени магистрални такси, такси за паркинги, разменена кореспонденция между страните по транспортната услуга и др.
В подкрепа на отразения разход за гориво са и сключените по реда на чл. 367 от Търговския закон договори за превоз на товари между контрагентите и изискуемите по реда на чл. 50 от Закона за автомобилните превози /ЗАП/ то-варителници, които съдържат визираните в чл. 53 от ЗАП данни.
Липсата на документална обоснованост за придобиване на горивата както и за тяхното изразходване е нарушение на счетоводното и данъчно законодателство, което дава основание при последващ данъчен контрол от страна на органите на приходите на Националната агенция за приходите, да бъде извършено увеличение на счетоводния финансов резултат по реда на чл. 26, т. 2 от ЗКПО.