№ 3-2252 от 13.07.2012 г.
НАЦИОНАЛНА АГЕНЦИЯ ЗА ПРИХОДИТЕ
ОТНОСНО: Документална обоснованост за осчетоводяване на разходите за гориво
Постъпило е писмено запитване, касаещо приложението на разпоредбите на данъчното законодателство. Според изложеното в него основната дейност на дружество е търговия на едро с алкохолни и безалкохолни напитки. За осъществяването на тази дейност дружеството разполага със собствени и наети автомобили за транспортиране на стоки до обектите на клиентите за собствена сметка. В запитването се посочва, че на основание чл. 18, т. 4 от Наредба № Н-8 от 27 юни 2008 г. за условията и реда за извършване на превоз на пътници и товари за собствена сметка ръководителят на дружеството издава заповед, от която е видно за чия сметка се извършва превозът, датата и периодът на извършване на превоза, часовете на тръгване и маршрутът на движение, както и видът на товара.
Във връзка с горното се поставя въпросът ще бъде ли призната заповедта като първичен счетоводен документ за изчисляване и осчетоводяване разхода на гориво, ако водачите на МПС не издават пътен лист?При така изложената фактическа обстановка с оглед разпоредбите на Закона за корпоративното подоходно облагане (ЗКПО, обн., ДВ, бр. 105 от 22.12.2006 г., посл. изм., ДВ, бр. 40 от 29 май 2012 г.) изразяваме следното становище:
Съгласно чл. 4, ал. 3 от Закона за счетоводството (ЗСч) предприятията осъществяват счетоводството си на основата на документалната обоснованост на стопанските операции и факти, като спазват изискванията за съставянето на документите съгласно действащото законодателство.
Принципът за документална обоснованост е основен принцип при отчитане на приходи, на разходи, на придобиване и изразходване на материални запаси, включително на горива.
Съгласно чл. 10 от ЗКПО „документална обоснованост” е налице, когато стопанската операция е документално обоснована чрез първичен счетоводен документ по смисъла на ЗСч, отразяващ вярно стопанската операция. На основание чл. 10, ал. 2 от ЗКПО документална обоснованост на стопанската операция е налице и при условие, че липсващата информация по ЗСч може да се подкрепи с други документи, които я удостоверяват.
Наличието на първичен счетоводен документ е задължително условие за доказване на покупката на горивата. При липсата на документ за придобиване на практика е невъзможно последващо доказване на изразходването, респективно - на отчитането и признаването на разход за гориво.
При закупуването на горивото, съответно при счетоводното отразяване на първичния документ за доставка горивото все още има характер на материален запас. Отчитането му в момента на покупката следва да се отрази по счетоводните сметки за материали. С други думи, в момента на покупката на горивото в разходните сметки не се правят записи, респективно - самото придобиване на материалния запас не се отразява във финансовия резултат на предприятието.
За да бъде изписвано горивото като разход, документът за доставка не е достатъчно основание, тъй като в момента на покупката не се правят записи по разходните сметки, а по материалните сметки на предприятието.
Разходът на гориво, отразен в счетоводството на предприятието, също следва да е документално обоснован.
Като първичен документ служи пътният лист или пътната книжка за извършените превози, които дават информация за фактическия разход на горива и смазочни материали съгласно нормения разход на гориво на 100 км пробег и пропътуваните километри.
Счетоводното и данъчното законодателство изискват като разход да се отчита само стойността на фактически изразходваните горива, тъй като разходът за материални запаси е пряко свързан с правилното установяване на данъчния финансов резултат по реда на ЗКПО.
В тази връзка пътният лист или пътната книжка трябва да съдържат не само пропътуваните километри, но и описание на маршрута.Реалният разход на гориво следва да бъде съобразен и с различните експлоатационни условия, с вида на маршрута и атмосферните условия, при които се използват транспортните средства на предприятието.
Наличието на пътен лист без документ за покупка, както и наличието на документ за покупка без пътен лист не са основание за признаване на разхода на гориво.
Аргумент в подкрепа на горното е и характеристиката на счетоводна сметка 601 Разходи за материали, която изисква стойностно отчитане на изразходваните материали (горива). Изписването на материалите като стойност съобразно избрания от предприятието метод изисква да е налице конкретна цена на придобиване на всяко количество, собственост на предприятието, за да бъде документално обосновано последващото формиране на счетоводен разход.
Издадената заповед на основание чл. 18, т. 4 от Наредба № Н-8 от 27 юни 2008 г. за условията и реда за извършване на превоз на пътници и товари за собствена сметка не води до отпадане на необходимостта от издаването на пътен лист от водачите на МПС. Същата не доказва реалността на извършената стопанска операция, тъй като е намерение за извършване на определени действия. Действителното извършените превози могат да бъдат доказани единствено с пътния лист или пътната книжка.
При последващ данъчен контрол от страна на органите на НАП счетоводният разход за изписано гориво се изследва при съблюдаване на неговата обвързаност и наличието и на други първични документи като заповеди за командировки, такси за паркинги, разменена кореспонденция между страните по доставката на стоки и др.
В заключение следва да се посочи, че липсата на документална обоснованост за придобиване на горивата, както и за тяхното изразходване е нарушение на счетоводното и данъчното законодателство, което дава основание при последващ данъчен контрол от страна на органите на приходите на Националната агенция за приходите да бъде извършено увеличение на счетоводния финансов резултат по реда на чл. 26, т. 2 от ЗКПО.
Директор на Дирекция „ОУИ” – Велико Търново: (п)
(не се чете)