Относно графика аз процедирам по следния начин и досега никога съм нямал проблеми. Ще пиша конкретно за „Заетост за теб“, но повечето от нещата са съотносими и за другите програми.
Според мен идеята на графика е „Бюрото по труда“ и другите компетентни органи да бъдат предварително уведомени за работното време на лицето/а, тъй като се планират предварително проверки дали се спазва договора. Освен „Бюрото по труда“, които са в съшия град проверки се правят и от други органи като „Регионална служба по заетостта“ (РСЗ), които не са във всеки град. Примерно РСЗ – Пловдив отговаря за Асеновград, Пазарджик, Смолян и т.н. ако не са уведомявани навреме за отпуск или болничен на лице/а могат да бият 100км в едната посока напразно, които разходи се плащат от нашите данъци. Отделно докато пътуват и се върнат от проверка се губи време, което може да се отдели за по-бързото обработване на документите.
Относно графика:
1. Графикът носи санкции ако не бъде представян навреме и ако не се спазва, тъй като има проверки и ако лицето/а не бъде намерено има санкция. Именно за това е едно от най-важните приложения и ви съветвам да внимавате с него.
2. Лично аз съм нямал проблеми, но все пак ви съветвам да го изпращате по електронен път, първо защото не се разкарвате и второ, че има следа, че сте го представили навреме и може лесно да го докажете при казус.
Относно попълването и представянето му:
1. Графикът се представя предварително за всеки месец и предварително при всяка промяна като за нов трудов договор срокът е 5 работни дни от датата на сключване, а НЕ от първия работен ден (считаното). Като срокът започва да тече от следващия работен ден т.е ако договорът е сключен на 15-ти, срокът започва от 16-ти, стига 15-ти да не е петък.
2. Лично аз препоръчвам още с представянето на трудовия/те договор/и (в срок от 5 работни дни) да се представят и графици за целия субсидиран период (6-те месеца), така поне забравяте за него докато не стане промяна. Ако работата не позволява да го планирате за по-дълъг период от време, имайте предвид освен при промяна графикът се дава и предварително за всеки месец, т.е до края на септември, трябва да предоставите за октомври, до края на октомври за ноември и т.н.
3. Под промяна в графика разбирайте също адрес на работното място и работно време не само като дни, но и като часове.
4. По договор в „Бюрото по труда“ трябва да бъде представен график поне 1 ден предварително преди настъпването на промяната, айде за отпуски е ок, но как да процедираме при болнични, самоотлъчка и други непредвидени ситуации?
Аз правя следното и досега съм нямал проблеми. Сутринта констатирам, че лицето не се e явило на работа (неговорим за 5 минути), въпреки че е важно да се спазва графика до минута, тъй като проверка може да дойде и в 8:01 минута ако почва от 8:00. Обаждам се на лицето ако той/тя вече не се е свързал с мен за да разбера какво става. Съответно лицето ми отговаря не се чувствам добре ще ходя или ходих на лекар. Веднага пиша едно писмо до бюрото, че „във връзка със сключен договор № …… Ви уведомявам, че наетото по проекта лице ………. (името) днес не се яви на работа поради здравословни причини и след представяне на болничен лист ще изпратя актуализиран график“. Идеята на това писмо е следната първо ги уведомявам навреме (служителите не са толкова прости и разбират, че няма как да ги уведомя ден предварително, че някой ще се разболее) и другото е, че до издаване на болничния лист не знам как точно да оформя графика. Съответно когато представи болничния лист изпращам актуализирания график. Ако пък още когато се обадя и вече има издаден болничен лист не пиша писмо, а директно изготвям графика. В случай, че лицето не ми вдигне и не знам каква е причина за отсъствието просто го описвам това в писмото. Пример: „във връзка със сключен договор № …… Ви уведомявам, че наетото по проекта лице ………. (името) днес не се яви на работа. Лицето не отговаря на обаждането ми, след изясняване на ситуацията ще бъдете уведомени.“ Съответно като той се свърже с мен или аз с него и разбера какъв е случая действам по горе описания начин, ако е болен, но не е издаден още болничния лист ново писмо, ако има болничен вече директно изпращам график. Ако за отсъствието няма оправдателен документ го водите самоотлъчка въпросния ден/дни.
Защо не е описано по-добре това в договора не мога да кажа.
5. Относно адреса на работното място – в графа обект срещу името на лицето се пише адресът на работното място. Трябва да бъде описано максимално точно местоположението, така че при евентуална проверка обекта да бъде лесно открит, тъй като пак ще кажа проверки се извършват и от хора от други градове. Например ако обекта е мол е хубаво освен адреса да има етаж и име на магазина, тъй като в него може да има 50 магазина. Колкото по-добре го опишете след това си спестявате главоболия.
6. Относно работното време правете го така, че да има време за обедна почивка, която също е упоменете от кога до кога е. Пример ако сложите работно време 8-16ч. (8 часа) може да ви режат от парите, тъй като по закон се полага почивка. Също така напишете от кога до кога е почивката, иначе може да дойде проверка в обедната почивка на лицето. Пример пишете във „времеви диапазон“ 08:00-12:00 и 13:00 до 17:00 или 08:00-17:00 и в празното поле напишете обедна почивка от до. Като тази обедна почивка не е задължително да е точно определено време може да напишете 1 час в диапазона 12:00-14:00. Така знаете, че в това време няма да дойде проверка.
Друго много важно за работното време е ако длъжността и/или самата работа изисква наетото лице по проекта да не работи само на адреса в графика. Напишете диапазон от време, в който лицето ще се намира на обекта. Например: „Лицето (ако са няколко напишете името ако не се отнася за всички) ще бъде на обекта от-до, а след това поради служебни ангажименти може да бъде извън обекта. Това го напишете в графика и в длъжностната характеристика, така си гарантирате, че проверка няма да бъде извършена извън този диапазон, който сте посочили.
Ако лицето работи на сумирано изчисляване на работното време гледайте за периода на отчитане да спазвате работните дни по календар. Пример ако периода на отчитане е един месец то е хубаво да го направите, така че часовете накрая да ви съвпадат примерно по календар месец юни 2022 има 22 работни дни, т.е 176 часа ако е на пълен работен ден. Ако сте посочили повече от 176 часа няма да ви бъдат платени, ако са по-малко няма да получите цялата сума, която евентуално би ви се полагала. Всичко това го опишете в трудовия договор, че лицето работи по график при сумирано изчисляване на работното време със срок на отчитане 1 месец или там колкото е.
7. Работните дни се попълват с 1, 2, 3 отговарящи на съответната смяна, а не с отработените часове както е във форма 76 (отчетна форма по проекта). Накрая работните дни се попълват във „всичко човекодни“, и спрямо „човекочаса“ се попълва „всичко човекочаса“ Ако има болничен и отпуск те не се пишат във „всичко човекодни и човекочаса“. При СИРВ след отпуската или болничния си преизчислете работното време ако желаете да получите пълната сума, която ви се полага. Пример за 10 и 11 лицето пуска отпуска вие сте му планирали въпросните дни да работи по 12 часа. За да не ги губите тези 8 часа може да ги разпределите в следващите дни докрая на месеца, иначе казано двата дни отпуска ще се вържат по 8 часа, а не по 12. Задължително изпратете новия график предварително на бюрото иначе ще имате санкция.