Отчитане на гориво - преразход

Ако преразходът е обективно обусловен, т.е. не е преразход, а действителен разход, трябва да се коригира разходната норма.
Но може шефът да има съмнения относно действителния разход?
Вие най-добре си знаете.

Аз ползвам следните екселски таблици при отчитане на горивото:

Разходната норма вече не се определя по наредба, а от всяка фирма като се взима за база информацията на поизводителя и се нанасят корекции съобразно режима и терена на експлоатация. При избор на транспортна техника всеки гледа разхода така че би следвало да имате някъде техническото описание на всеки камион от производителя му и там трябва да има данни за разход комбиниран; градско/извънградско или при 70,90 и 110 км/ч. Правите комисия, анализирате и определяте норми както ви е удобно за отчет по видове работа. При фрапиращи разходи комисията анализира и протоколира причините и при необходимост се коригира нормата или се оправдава преразхода в отчета на автомобила. Счетоводно всичко мисля че си го отнасяте към разход без да се съобразявате с нормите. Прикачам и моят файл и там в м. януари има протокол за преразход при работа на място при задръстване.

Извинение очакваме само от Дянков. Тук смисъла е точно да се питаме и търсим правилните решения за да не се налага да се извиняваме в последствия като на него - UPзнайкото. ;-)

Не съм чул наредбата да е отменена, друг е въпроса ако си пускате протоколи на всеки 6 месеца

Точно така е. С отмяна на един закон автоматично се отменят и действащите по него наредби. В случая става дума не за промяна в ЗДвП, а за въвеждане на нов и отпадане на старият. В техническата документация на автомобилите се дава разхода в няколко режима и по различен начин. С вътрешна заповед си определяте нормата в зависимост от режима, терена и състоянието на автомобила /години експлоатация, извършени основни или други ремонти и т.н./. Никой не може да оспори, ако ползвате коефициентите от старата наредба, но без да я цитирате - все пак са разработвани от инситут.

Няма защо, аз съм благодарна на всички, които ми писаха и ми помогнаха.

Зависи от това на какво сте базирали сега утвърдената норма. Ако сте използвали (не като основание а като формули) старата наредба би следвало да добавите към основната норма коефициент, който да е свързан с броя на населението където обслужва, коефициент за работа с чести спирания, коефициент за силна денивелация, ако терена е насечен, коефициент ако е след основен ремонт или в разработка, коефициент за зимен период и то всичките на куп. Няма начин да не му стигне. Ако карате по новите правила - всеки реален разход е признат. Базата за вътрешен контрол е техническата документация на машината + състоянието й + режима на работа, което можете да определите и с комисия и контролни замервания при запечатан резервоар и мотор.
Що касае работата на място има няколко формули и мисля, че в горе прикаченият от мен файл в един от месеците има макет за протокол с автоматично изчисляване на разход на място за бензинов автомобил, като се използва това че за изгаряне на 1 л. бензин са необходими 14 куб.м. въздух (а практически хората казват че автомобила би изгорил същото количество гориво, което би изгорил за пътя , който би пропътувал за същото време - но подходът не е научен). При дизелите се смята че горят 150 млл на kW/ч. и вече според мощността на мотора (последното са ми го посочили корабни инженери т.к. при плаващите транспортни средства разходите се изчисляват само по този начин)

Мисля, че при приключването на пътният лист според спирките на маршрута обслужван за деня можете да регламентирате сборно времето за престой и да го има там (в първичният документ) заверено като за месецът да го признавате по служебен ред според сбора от записите в пътните листи.
По принцип вашата дейност се извършва по утвърдени маршрути за деня. Можете да нормирате разхода и според контролно засичане за всеки маршрут като признавате само зимно завишение.
Ако не само отчитането на разхода ви интересува, а и оптимизирането му напомням, че висшата математика разглежда двете най популярни транспортни задачи като едната е за подреждането на различни товари спрямо обема, теглото и поредността при доставките и тя не ви касае, но втората е за оптимизиране на маршрутите за доставка - от нея също можете да постигнете ефективност. Проверете дали не е разработен и програмен продукт върху нея - така ще намерите най евтиният маршрут и като заложите строг контрол - всеки преразход ще трябва да ви го доказват със конкретна и реална ситуация или авария... 

Аз бих направил точно което ви писах  - бих ги вписвал в пътните листи и при месечното отчитане сбора от времето бих го признавал за разход според утвърдената разходна норма за работа на място. Само измислете кой освен шофьора може да завери пътният лист и ще имате вече първичен документ за разхода. Трябва ви само протокол и заповед за определяне на разходната норма еднократно както и месечна отчетна бланка (по подобие на приложените по горе свободни форми), която да осчетоводите и архивирате заедно с пътните листи. На това "ТРЯБВА" което включвате във въпросът си - мисля че никъде не е указано че ТРЯБВА да има такива  и те да са на определени срокове. Следвайте правилата за счетоводна отчетност и като имате първичен д-т утвърден със заповед (говоря и за пътен лист с вписани престои; и за разходна норма - пълен, празен, на място, с корекции за градско/извънградско и зима/лято) - друго не ви трябва после.