Задавате въпроса, докато не получите отговора, който искате.  

 Явно търсите краткия вариант, ами нека отзад на фактурата да пишат за какво е този разход и да се подпишат. 
А иначе ХХХХХ ви  е дал /а/ най точния отговор- Въпрос на организация на вътрешния документооборот- както сте го написали ,така следва да го спазвате.