В ГФО са отразени като Други задължения

известно ми е нарушението за ограниченото плащане в брой, но моя въпрос е за неосчетоводените договори за заем, задължително ли е да са осчетоводени и какво следва?

Във връзка с данъчна проверка, подготвяме документи, свързани и връченото искане.
Моля, помогнете за разрешаване на следния казус:
През 2012 г фирма Х ООД има вземания от клиенти на стойност от 400 000 лв, които не се издължават през годината.Фирмата няма средства,с който да  оперира, което налага съдружника /фирмата няма назначен управител/ да сключва договори за заем с физически лица и фирми за по 30000-40000 лв /обща стойност на заемите е 300000 хл.лева /,сумите връща /с разписка/ до края на календарната година, договорите не са осчетоводени във фирма Х в с/ка 151.
С парите от заемите е закупувана стока за което има издадени фактури в брой,осчетоводени 
304/501, вследствие на което касата остава на червено с 250000 лева /не са използвани всички средства от взетите заеми/ и счетоводителя взема операция
501/499 – 250000 лева, сметката няма аналитично записване, само синтетично.
През 2013 година, когато има постъпления в банката от клиенти счетоводно се отписва задължението от с/ка 499, със следните операции:
501/503  - 250000 лв
499/501 -  250000 лв
Моля за Вашето мнение – Нарушение ли е неосчетоводените договори за заем, с които средства е оперирал сътружника?! Ако е нарушение на каква  санкция подлежи съдружника и
фирмата?