Помощи и дарения за бежанци Украйна

Имам малък хотел, в който приех бежанци от Украйна. Физически лица /граждани/ минат и оставят за тези хора храна, дрехи, дребна техника. Въпросът ми е тези дарения / помощи  трябва ли да се отразят в счетоводството на хотела при условие, че те са предназначени и ще се ползват само от тях. С какъв документ да оформя това за да нямам проблем с проверяващите органи. Предварително благодаря!