Чл. 1. С тази инструкция се уреждат правата, задълженията и дейността на делегираните вътрешни одитори, както и тяхното взаимодействие с Агенцията за държавен вътрешен финансов контрол (агенцията) и с лицата по чл. 4, ал.1, т. 1-5 от ЗДВФК, към които са делегирани.
Чл. 2. (1) Делегираният вътрешен одитор извършва вътрешен одит, съгласно ЗДВФК, ППЗДВФК и Инструкцията за реда и начина на провеждане на вътрешен одит от органите на агенцията /ИРНПВООА/ и осъществява функциите на агенцията по отношение на системите за финансово управление и контрол.
(2) С цел спазването на принципите за законност, добро финансово управление и прозрачност в дейността на одитирания обект делегираният вътрешен одитор:
1. наблюдава, оценява и подпомага изграждането и функционирането на системите за финансово управление и контрол;
2. анализира нарушенията на финансовата дисциплина в обекта, причините и условията за извършването им и предлага на агенцията предприемането на мерки за подобряването й;
3. анализира и обобщава резултатите от дейността си;
4. осигурява обратна връзка от агенцията към системите за финансово управление и контрол на одитирания обект за резултатите от контролната дейност на нейните органи.
Чл. 3. (1) Делегираният вътрешен одитор е функционално независим от ръководството на обекта, към който е делегиран.
(2) Делегираният одитор осъществява дейността си въз основа на заповед за делегиране, издадена от директора на АДВФК.
Чл. 4. (1) Наблюдението по чл. 2, ал. 2, т. 1 е дейност по опознаване същността и особеностите на системите за финансово управление и контрол на обекта, към който е делегиран вътрешният одитор.
(2) Наблюдението се осъществява от делегирания вътрешен одитор в сътрудничество с административните структури на съответния обект върху системите за финансово управление и контрол и включва:
1. запознаване на делегирания вътрешен одитор с нормативните и вътрешни актове относно изграждането и функционирането на системите за финансово управление и контрол на обекта;
2. събиране на информация относно системите за финансово управление и контрол от източници, които нямат характер на нормативни или вътрешни за организацията актове като:
а) доклади от работата на други одитори;
б) доклади от контролната дейност върху работата на одиторите;
в) счетоводни отчети;
г) писмени заключения на вещи лица;
д) анкетни карти и др.
3. преки впечатления на делегирания вътрешен одитор за функционирането на системите за финансово управление и контрол в съответния обект;
4. запознаване с опита при изграждането и функционирането на системите за финансово управление и контрол в други обекти.
(3) Наблюдението се осъществява през цялото време, през което вътрешният одитор е делегиран към съответния обект.
Чл. 5. Оценката по чл. 2, ал. 2, т. 1 е дейност на делегирания вътрешен одитор по анализиране, съпоставяне и обобщаване на събраната информация относно системите за финансово управление и контрол, с цел да се установи:
1. доколко действащите процедури от системите за финансово управление и контрол в обектите са изградени в съответствие с определеното в нормативни и вътрешни актове;
2. доколко съвкупността от политиките и процедурите от системите за финансово управление и контрол в обекта осигуряват постигане на основните цели, съгласно дадените указания от Агенцията за държавен вътрешен финансов контрол;
3. в какво се състоят слабостите /грешки и недостатъци/ в системите за финансово управление и контрол и кои са причините и условията, които допринасят за тяхното съществуване;
4. в какво се състоят нарушенията на финансовата дисциплина и кои са причините и условията, които допринасят за тяхното извършване.
Чл. 6. (1) Подпомагането по чл. 2, ал. 2, т. 1 е дейност по даване на съвети от делегирания вътрешен одитор на ръководителя и главния счетоводител, както и всяка друга форма на съдействие в рамките на компетентността на делегирания одитор, с цел да се усъвършенстват системите за финансово управление и контрол.
(2) Усъвършенстването на системите за финансово управление и контрол се изразява в предотвратяването, откриването и отстраняването на грешки и недостатъци.
Чл. 7. Грешка е отклонение от действащите писмени правила относно изграждането и функционирането на системите за финансово управление и контрол, което се дължи на неправилно възприемане, тълкуване или прилагане на тези правила.
Чл. 8. Недостатък е отклонение, което се изразява в незавършеност, непълнота или несъвършенство на системите за финансово управление и контрол и затруднява постигането на която и да е от целите на системите, посочени в указанията.
Чл. 9. Съветът е обосновано, писмено предложение за решаването на въпрос от компетентността на делегирания вътрешен одитор, което е дадено по предвидения в ЗДВФК и ППЗДВФК ред.
Чл. 10. Делегираният вътрешен одитор е орган на АДВФК, който има всички права на вътрешния одитор, регламентирани в чл. 11 от ЗДВФК и в чл. 6 и чл. 7 от ППЗДВФК.
Чл. 11. (1) Специфичните права на делегираният вътрешен одитор във връзка с извършването на вътрешен одит се уреждат в ИРНПВООА.
(2) Освен посочените в чл. 10 права, делегираният вътрешен одитор при осъществяване на функцията по съветване има право:
1. да се запознава с всички одитни доклади, свързани с обекта, към който е делегиран;
2. да получава съдействие и методическа помощ от агенцията, както и всички указания; инструкции; наредби; стандарти; наръчници, издавани от агенцията и отнасящи се до дейността му;
3. да получава становища от дирекция "Правно осигуряване на контролната дейност и нормативни актове" при Централно управление на агенцията или от юрисконсултите при съответните териториални дирекции;
4. на достъп до информационната база данни на агенцията;
5. да получи архива на делегирания вътрешен одитор, извършвал дейност в същия обект;
6. на повишаване на професионалната си квалификация.
Чл. 12. Делегираният вътрешен одитор има всички задължения на орган на АДВФК по чл. 12 от ЗДВФК и по чл. 8 и чл. 9 от ППЗДВФК.
Чл. 13. (1) Специфичните задължения на делегираният вътрешен одитор във връзка с извършването на вътрешен одит се уреждат в ИРНПВООА.
(2) Освен посочените в чл. 12 задължения, делегираният вътрешен одитор при осъществяване на функцията по съветване е длъжен:
1. да подпомага ръководството на одитирания обект във връзка с вземането на правилни финансови решения за поемането на задължения и извършването на разходи;
2. да съветва ръководителя и главния счетоводител на обекта, към който е делегиран;
3. да съхранява поверената му документация и имущество;
4. след изтичане на срока, посочен в заповедта по чл. 21, ал. 2 от ППЗДВФК да предаде архива си на следващия делегиран вътрешен одитор или в деловодството на агенцията;
5. да спазва установените етични норми на поведение във взаимоотношенията си с лицата от обектите, към които е делегиран.
Чл. 14. (1) Делегираният вътрешен одитор осъществява дейността си въз основа на тригодишен стратегически план и годишни планове, като годишните планове се разработват въз основа на стратегическия план.
(2) Плановете се одобряват от директора на агенцията или от директора на съответната териториална дирекция, когато му е възложено да осъществява контрол по изпълнение на заповедта за делегиране.
(3) Стратегическият план съдържа: въведение; стратегическите цели; специфични цели; обхват на дейността; правна рамка; организационна структура на обекта; основни дейности за всяка година и др.
(4) Годишният план съдържа: основание за осъществяване на дейността; правна рамка и разбиране за дейността на одитирания обект; разбиране и оценка на счетоводната и контролната среда на одитирания обект; оценка на риска; целите, които си поставя делегирания вътрешен одитор; брой и видовете одити, които ще извърши през годината; одитни доказателства и методите за тяхното получаване; ресурсното осигуряване на одитите; предварителен график за осъществяване на дейността.
Чл. 15. (1) За изпълнение на всеки одит делегираният вътрешен одитор съставя работна програма, която се изготвя, съгласно разпоредбите на ЗДВФК, ППЗДВФК и ИРНПВООА.
(2) Всяка работна програма се съставя от одиторския екип и се представя от неговия ръководител на директора на агенцията или директора на съответната териториална дирекция за одобрение.
Чл. 16. (1) Делегираният вътрешен одитор съставя докладна записка в случай, че в процеса на осъществяване на дейността настъпят обстоятелства, които налагат съществено изменение на първоначално изготвения годишен или стратегически план.
(2) Срокът за изготвянето на докладната записка зависи от характера на промените, които се налага да бъдат извършени, но не може да бъде по-дълъг от седем дни от установяване настъпването на обстоятелствата. Изготвянето на докладната записка по тази алинея предхожда осъществяването на дейността на делегирания одитор, съобразно извършените промени в плана.
Чл. 17. Дейността на делегираните вътрешни одитори се осъществява в съответствие с изискванията на ЗДВФК, ППЗДВФК и всички вътрешни актове на агенцията.
Чл. 18. Дейността на делегираните вътрешни одитори по извършване на вътрешен одит се регламентира с ИРНПВООА.
Чл. 19. Основна цел на дейността по съветване е:
1. да подпомага изграждането и усъвършенстването на системите за финансово управление и контрол;
2. да съдейства за ефективно функциониране на системите за финансово управление и контрол.
Чл. 20. (1) Решенията, които предлага делегираният вътрешен одитор в съветите си, следва да са кратко формулирани, целенасочени и изпълними.
(2) Допустимо е в един съвет да се дават предложения за решаването на няколко въпроса.
Чл. 21. (1) При съветване по своя инициатива описанието на възникналия проблем може да включва:
1. установените грешки и недостатъци при функционирането на системите за финансово управление и контрол;
2. причини и предпоставки за възникналия проблем;
3. възможни и сигурни отрицателни последици при неотстраняване на проблема.
(2) Делегираният вътрешен одитор съветва по своя инициатива разпоредителя и главния счетоводител и когато от съществуващите обстоятелства не може да се направи заключение за наличието на проблем, но неговото възникване е възможно и предстоящо.
Чл. 22. При съветване по реда на чл. 24 от ЗДВФК, когато искането на съвет е отправено от едно от оправомощените лица, делегираният вътрешен одитор може да се запознае и със становището на другото лице.
Чл. 23. При съветване по реда на чл. 24 от ЗДВФК, ако ръководителят и главният счетоводител поемат задължението или извършат разхода преди произнасянето на делегирания вътрешен одитор, той дава своя съвет като отбелязва в него, че задължението е поето или че разходът е осъществен и с докладна записка уведомява директора на агенцията или директора на съответната териториална дирекция, когато му е възложено да осъществява контрол по изпълнение на заповедта за делегиране.
Чл. 24. Констатирането на грешки и недостатъци в системите за финансово управление и контрол се извършва с всички подходящи доказателствени средства.
Чл. 25. (1) Когато грешките и недостатъците в системите за финансово управление и контрол застрашават или нарушават принципите за добро финансово управление и прозрачност, делегираният вътрешен одитор въвежда режима на задължително консултиране преди одобряването на финансово решение за поемане на задължение или извършване на разход по реда на чл. 48 от ППЗДВФК.
(2) Режимът на задължително консултиране може да се въведе за определен вид задължения или разходи и/или за задължения и разходи над определен размер.
(3) Режимът на задължително консултиране се въвежда само за групи задължения и/или разходи. Този режим не може да се установява за конкретни задължения и/или разходи.
(4) Делегираният вътрешен одитор посочва началната дата на режима на задължително консултиране.
Чл. 26. (1) Грешките и недостатъците в системите за финансово управление и контрол следва да бъдат отстранени в определен срок, докато трае режимът на задължително консултиране.
(2) Срокът по ал. 1 може да бъде определен по взаимно съгласие между разпоредителя и делегирания вътрешен одитор.
(3) В случаите, когато не е постигнато съгласие, делегираният вътрешен одитор определя еднолично срока за отстраняване на грешките и недостатъците в системите за финансово управление и контрол. Делегираният вътрешен одитор е длъжен да посочи писмено този срок.
(4) Срокът за отстраняване на грешките и недостатъците в системите за финансово управление и контрол може да бъде удължаван чрез способите по ал. 2 и ал. 3.
Чл. 27. (1) След отстраняване на установените грешки и недостатъци в системите за финансово управление и контрол делегираният вътрешен одитор прекратява режима на задължително консултиране.
(2) Делегираният вътрешен одитор уведомява чрез деловодството на одитирания обект ръководителя, главния счетоводител и агенцията за прекратяване режима на задължително консултиране.
(3) Режимът на задължително консултиране се прекратява от момента на уведомяване на ръководителя и главния счетоводител на одитирания обект.
Чл. 28. (1) При режим на задължително консултиране по чл. 25 от ЗДВФК в десетдневен срок от установяването, че неговият съвет е пренебрегнат, делегираният вътрешен одитор изпраща доклад до директора на агенцията.
(2) В случаите, когато делегираният вътрешен одитор осъществява дейността си към разпоредител от района на териториална дирекция на АДВФК, копие от доклада по ал. 1 се предоставя и на директора на съответната териториалната дирекция.
(3) Докладът по ал. 1 съдържа кратко описание на случая и становище на делегирания вътрешен одитор.
(4) Към доклада се прилагат мотивите за пренебрегване на съвета, дадени от главния счетоводител и ръководителя.
Чл. 29. (1) При установени случаи на пренебрегване по чл. 25 от ЗДВФК и при събрани достатъчно доказателства за настъпили неблагоприятни последици, делегираният вътрешен одитор проверява и анализира тези последици, като отразява резултатите в доклад до директора на агенцията.
(2) Ако до изтичането на срока за делегиране не са установени неблагоприятни последици от пренебрегване на неговия съвет, делегираният вътрешен одитор отразява това в доклада за резултатите от цялостната си дейност.
(3) Ако делегираният вътрешен одитор установи неблагоприятни последици от пренебрегване на съвети на предходни делегирани вътрешни одитори, съставя доклад по реда на ал. 1.
(4) Копие от доклада по ал. 1 се предоставя и на директора на териториалната дирекция на АДВФК в случаите, когато делегираният одитор осъществява дейността си към разпоредител от района на съответната дирекция.
Чл. 30. (1) Делегираният вътрешен одитор получава от агенцията всички методически указания, които се отнасят до одитната дейност и обекта, към който е делегиран, с цел да осигури прилагането им в съответствие с чл. 23 т. 1 от ЗДВФК.
(2) Делегираният вътрешен одитор следва да бъде уведомен от агенцията за всяка одитна дейност, извършвана от нейните органи в обекта, към който е делегиран.
(3) Взаимодействието по ал. 1 и 2 се осъществя по ред и начин, определени в Инструкцията за документооборота в агенцията.
(4) Делегираният вътрешен одитор може да предлага с доклад до директора на агенцията извършването на вътрешен одит по конкретни финансово-контролни задачи от други органи на агенцията, като посочва мотивите си. Към доклада могат да се приложат и съответните доказателствени средства /писма, жалби, сигнали и др./.
Чл. 31. В тридневен срок от въвеждане на режима на задължително консултиране делегираният вътрешен одитор уведомява директора на агенцията или директора на съответната териториална дирекция, когато му е възложено да осъществява контрол по заповедта за делегиране с копие от писмото по чл. 48, ал. 3 от ППЗДВФК.
Чл. 32. (1) Делегираният вътрешен одитор с доклад до директора на агенцията предлага установяване на система за превантивен контрол.
(2) Докладът по ал. 1 се изготвя в десетдневен срок от установяване на обстоятелствата по чл. 53, ал. 2 от ППЗДВФК и депозира в деловодството на агенцията.
(3) Копие от доклада по ал. 1 се предоставя и на директора на териториалната дирекция на АДВФК в случаите, когато делегираният одитор осъществява дейността си към разпоредител от района на съответната дирекция.
Чл. 33. (1) При осъществяване на дейността си делегираният вътрешен одитор може да иска становища по правни проблеми от дирекция "Правно осигуряване на контролната дейност и нормативни актове" при Централно управление на агенцията.
(2) Становищата се предоставят на делегирания вътрешен одитор в тридневен срок от получаване на запитването в дирекция "Правно осигуряване на контролната дейност и нормативни актове" при Централно управление на агенцията, освен ако:
1. въпросът не подлежи на допълнително изясняване;
2. не са необходими становища на други компетентни органи.
(3) Делегираният вътрешен одитор, който осъществява функциите си към разпоредител от района на териториална дирекция на АДВФК отправя запитванията си по чл. 33, ал. 1 чрез съответния териториален директор до юрисконсулта от тази дирекция.
(4) Срокът по ал. 2 започва да тече от получаване на запитването по ал. 3 от юрисконсулта на съответната териториална дирекция.
Чл. 34. Делегираният вътрешен одитор изготвя отчет за дейността си за всяко тримесечие. Отчетът се изготвя в 7-дневен срок от изтичането на тримесечието.
Чл. 35. (1) Делегираният вътрешен одитор съставя доклад за цялостната си дейност. Докладът съдържа информация за:
1. броя и видовете вътрешни одити, които делегираният одитор е извършил;
2. броят и видовете планирани вътрешни одити, които делегираният одитор не е извършил и причините за непровеждането им;
3. броя на дадените съвети; правните основания по ЗДВФК и ППЗДВФК за осъществяване на съветването; в каква област са дадените съвети;
4. броя и вида на дадените препоръки;
5. дейност на делегирания одитор във връзка с въвеждането на превантивния контрол и основанията за установяването му.
6. окончателните резултати от дейността на делегирания одитор;
7. крайните изводи относно функционирането на системите за финансово управление и контрол в одитирания обект за периода, през който делегираният одитор е осъществявал дейността си;
8. предложения на делегирания вътрешен одитор за предприемането на мерки от агенцията за подобряване на дейността в обекта, към който е бил делегиран;
9. мотиви към направените предложения.
(2) Докладът по ал. 1 се изготвя в 2 екземпляра: за съответния директор и за архива на делегирания вътрешен одитор.
(3) Срокът за изготвяне на доклада по ал. 1 е 14-дневен от изтичането на срока, посочен в заповедта за делегиране.
Чл. 36. Докладът за цялостната дейност на делегирания вътрешен одитор отговаря на следните изисквания:
1. Пълнота - описание на цялата дейност на делегирания вътрешен одитор за периода, през който е бил делегиран;
2. Достоверност - отразяване само на проверени от делегирания одитор обстоятелства;
3. Същественост - акцентиране върху съществената информация.
Чл. 37. Делегираният вътрешен одитор осъществява взаимодействие с обекта, към който е делегиран, като:
1. изисква вътрешните актове за изграждане на системите за финансово управление и контрол с цел проучване и оценка на състояниеито им;
2. анкетира длъжностни лица и изисква документация за проверки с цел установяване ефективността на функционирането на системите за финансово управление и контрол.
Чл. 38. (1) Делегираният вътрешен одитор и ръководителят на одитирания обект определят със споразумение реда и начина за осъществяване на взаимодействието със съответните органи, длъжностните лица и административните структури от обекта.
(2) Споразумението по ал. 1 може да включва:
1. начин и ред за запознаване на длъжностните лица от одитирания обект със задълженията им във връзка с осъществяване функциите на делегирания вътрешен одитор в обекта;
2. определяне на работно място на делегирания вътрешен одитор при администрацията на разпоредителя;
3. определяне периодичността на срещите на делегирания вътрешен одитор с ръководните длъжностни лица от одитирания обект /разпоредител, главен секретар, началник на политическия кабинет, главен счетоводител, директори на дирекции в администрацията към разпоредителя/;
4. общо запознаване на разпоредителя и главния счетоводител със стратегическият план на делегирания вътрешен одитор в определен по взаимно съгласие срок след неговото изготвяне;
5. начин за деловодно обслужване на дейността на делегирания вътрешен одитор в обекта;
6. посочване на лицата, осъществяващи контрол за спазването на споразумението;
7. мерките, които могат да се предприемат при неспазване и др.
(3) Споразумението се изготвя в писмена форма, има сила от момента на подписването му от делегирания одитор и разпоредителя и важи за целия период, през който вътрешният одитор е делегиран. По изключение споразумението може да се подпише от упълномощено от разпоредителя лице.
(4) Споразумението може да бъде променяно по взаимно съгласие, в писмена форма до изтичане на срока, за който е сключено.
Чл. 39. (1) Делегираният вътрешен одитор не може да осъществява превантивен контрол при същия или друг разпоредител за срока, посочен в заповедта за делегиране.
(2) На вътрешен одитор, който е бил делегиран в определен обект не може да бъде възлагано да упражнява превантивен контрол по отношение на същия разпоредител 3 години след изтичането на срока, посочен в заповедта за делегиране.
(3) Вътрешен одитор, който е упражнявал превантивен контрол при определен разпоредител не може да бъде делегиран впоследствие към същия разпоредител. Това ограничение важи 3 години от момента на прекратяване на превантивния контрол.
Чл. 40. (1) Делегираният вътрешен одитор задължително предлага въвеждането на система за превантивен контрол в обекта, към който е делегиран, когато е установил, че е налице някое от основанията по чл. 53, ал. 2 от ППЗДВФК.
(2) Основанието по чл. 53, ал. 2, т. 4 за въвеждане на превантивен контрол възниква след изтичане на срока за отстраняване на грешки и недостатъци в системите за финансово управление и контрол.
(3) Основанието по чл. 53, ал. 2, т. 5 от ППЗДВФК за въвеждане на превантивен контрол възниква при неспазване на дадените от агенцията Указания за изграждане и функциониране на системите за финансово управление и контрол, което е довело до установяването на режим на задължително консултиране. Тази алинея се прилага, когато неспазването на указанията е продължило и след установяването на режима по чл. 25 от ЗДВФК.
Чл. 41. (1) Към доклада, с който предлага установяване на система за превантивен контрол делегираният вътрешен одитор прилага и доказателства, подкрепящи неговото предложение.
(2) Когато предложението се прави от делегиран вътрешен одитор, осъществяващ дейността си към разпоредител от района на териториална дирекция на АДВФК, докладът се изпраща до директора на агенцията чрез съответната териториална дирекция.
Чл. 42. (1) Делегираният вътрешен одитор предлага установяването на система за превантивен контрол, само ако вече е въвел и прилагал режима на задължително консултиране за задълженията и/или разходите, които посочва в доклада си като предмет на предлагания превантивен контрол.
(2) Делегираният вътрешен одитор не може да предлага установяването на система за превантивен контрол по отношение на задължения и/или разходи, върху който не е въвеждан и прилаган режимът по чл. 25 от ЗДВФК.
Чл. 43. (1) При въведен превантивен контрол делегираният вътрешен одитор не може да осъществява консултативна функция и вътрешен одит по отношение на задълженията и/или разходите, които са обхванати от системата за превантивен контрол в обекта, към който е делегиран.
(2) При въведен превантивен контрол делегираният вътрешен одитор продължава да осъществява дейността си по отношение на останалата част от задълженията и/или разходите, върху които не се упражнява превантивния контрол.
(3) В обект, в който е въвеждана система за превантивен контрол не може да се извършва вътрешен одит, при който се прави проверка за законосъобразност на задълженията и/или разходите, по отношение на които е упражнен превантивният контрол.
Чл. 44. Делегираният вътрешен одитор и вътрешният одитор, упражняващ превантивен контрол осъществяват функциите си независимо един от друг.
§ 1. Дейността на делегирания вътрешен одитор по документирането се осъществява в съответствие с изискванията на ЗДВФК, ППЗДВФК и инструкцията за докуметооборота в агенцията.
§ 2. Делегираният одитор изготвя и представя всички отчети и доклади на директора на агенцията или директора на съответната териториална дирекция, когато му е възложено да осъществява контрол по заповедта за делегиране с изключение на случаите по чл. 28; чл. 29; чл. 32, ал. 3 от инструкцията.
