Чл. 1. (1) Настоящата инструкция урежда реда и начина за упражняване на превантивен контрол по чл. 27 от Закона за държавния вътрешен финансов контрол /ЗДВФК/.
(2) Превантивният контрол е дейност, осъществявана от специално овластени органи на Агенцията за държавен вътрешен финансов контрол /АДВФК/ и се състои в осъществяване на предварителен контрол върху поемането на определени задължения и/или извършването на разходи от разпоредителя, по отношение на който е въведен.
(3) При упражняване на превантивен контрол се проверява само законосъобразността на задълженията и/или разходите, за които е въведен този режим, преди тяхното поемане и/или извършване.
Чл. 2. (1) Упражняването на превантивен контрол има за непосредствена цел да осигури правилно функциониране на системите за финансово управление и контрол по отношение на вида задължения и/или разходи, за които е въведен.
(2) Крайната цел на превантивния контрол е да гарантира спазването на принципите за добро финансово управление и прозрачност от разпоредителя, по отношение, на който е въведена системата за превантивен контрол.
Чл. 3. Превантивният контрол е система, която не освобождава разпоредителя от отговорност спрямо трети лица при поемането на задължения и/или извършването на разходи.
Чл. 4. Превантивният контрол е дейност, която се осъществява непрекъснато и не може да бъде спирана или прекъсвана.
Чл. 5. Превантивен контрол може да се въвежда само в обектите по чл. 4, ал. 1, т. 1-5 от ЗДВФК.
Чл. 6. Задълженията и/или разходите, върху които е бил упражнен превантивен контрол не могат да бъдат подлагани на друг вид контрол за законосъобразност от страна на органи на агенцията, освен в случая на чл. 45, ал. 2.
Чл. 7. (1) В обекти, в които не е делегиран вътрешен одитор предложение за въвеждане на превантивен контрол може се прави само след извършен вътрешен одит, при който е констатирано наличие на основанията по чл. 53, ал. 1 от ППЗДВФК.
(2) Предложението по ал. 1 се прави от ръководителя на одиторския екип с докладната записка по чл. 34, ал. 1 от ППЗДВФК.
(3) В предложението се посочват мотиви, вида на задълженията и/или разходите, върху които следва да бъде установена система за превантивен контрол и срокът, за който да се въведе. Предложението трябва да бъде подкрепено с доказателства.
Чл. 8. (1) Когато одитът е извършен от вътрешни одитори на териториална дирекция на агенцията, предложението по чл. 7 се отправя до директора на агенцията чрез директора на съответната териториална дирекция.
(2) При условията на ал. 1, директорът на териториална дирекция изготвя становище по предложението.
(3) Директорът на териториална дирекция задължително изпраща постъпилото предложение и становището си по ал. 2 на директора на агенцията.
Чл. 9. (1) Когато в даден обект има делегиран вътрешен одитор и е въведен режим на задължително консултиране, той прави предложение за въвеждане на превантивен контрол, при наличие на някое от основанията по чл. 53, ал. 2 от ППЗДВФК.
(2) Основанието за въвеждане на превантивен контрол по чл. 53, ал. 2, т. 4 от ППЗДВФК възниква след изтичане на дадения от делегирания вътрешен одитор срок за отстраняване на грешките и недостатъците в системите за финансово управление и контрол.
(3) Основанието по чл. 53, ал. 2, т. 5 от ППЗДВФК възниква при неспазване на дадените от агенцията указания за изграждане и функциониране на системите за финансово управление и контрол, което е довело до установяване на режим на задължително консултиране.
Чл. 10. (1) Делегираният вътрешен одитор не може да предлага въвеждане на превантивен контрол по отношение на задължения и/или разходи, за които не е прилаган режим на задължително консултиране.
(2) Делегираният вътрешен одитор може да предлага въвеждане на превантивен контрол за всички или за някои от задълженията и/или разходите, върху които е прилагал режима на задължително консултиране.
Чл. 11. (1) Предложението по чл. 9, ал. 1 се прави до директора на агенцията с доклад от делегирания вътрешен одитор.
(2) В предложението се посочват мотивите, вида на задълженията и/или разходите, върху които да бъде установена система за превантивен контрол и срокът, за който да се въведе. Предложението трябва да бъде подкрепено с доказателства.
(3) Когото делегираният вътрешен одитор е служител на териториална дирекция на агенцията, предложението за въвеждане на превантивен контрол се отправя до директора на агенцията чрез директора на съответната териториална дирекция, като се спазва реда по чл. 8.
Чл. 12. (1) След получаване на предложение по чл. 7, ал. 1, респ. чл. 8, ал. 1 или по чл. 9, ал. 1, респ. чл. 11, ал. 3 за въвеждане на превантивен контрол, директорът на агенцията уведомява едновременно ръководителя и главния счетоводител на съответния обект, като им изпраща копие от предложението с доказателствата към него.
(2) Директорът на агенцията определя на лицата по ал. 1 срок, в който те могат да представят своите становища по основателността на предложението и да приложат доказателства.
(3) Срокът по ал. 2 не може да бъде по-кратък от 10 работни дни.
Чл. 13. Директорът на агенцията взема решение за въвеждане на превантивен контрол след преценка на направеното предложение по чл. 7, ал. 1, респ. чл. 8, ал. 1 или по чл. 9, ал. 1, респ. чл. 11, ал. 3 и на становищата по чл. 8, ал. 2 и чл. 12 ал. 2.
Чл. 14. (1) Системата за превантивен контрол се въвежда с мотивирана заповед, издадена от директора на агенцията. Заповедта не подлежи на обжалване.
(2) Заповедта по ал. 1 задължително съдържа всички реквизити по чл. 55 от ППЗДВФК, както и:
1. мотивите, обосноваващи въвеждането на превантивен контрол;
2. непосредствените цели, които се преследват с въвеждането му;
3. изчерпателен списък на документите за поемане на задължение и/или извършване на разход, които ще бъдат подписвани от вътрешния одитор, упражняващ превантивен контрол;
4. имената и длъжността на вътрешния одитор, който ще упражнява превантивния контрол при отсъствие на титуляра поради ползване на отпуск, командироване или болест.
(3) Директорът на АДВФК не може да упълномощава директорите на териториални дирекции да упражняват правомощието му по ал. 1.
Чл. 15. (1) След издаване на заповедта за въвеждане на превантивен контрол, директорът на агенцията уведомява с писмо ръководителя и главния счетоводител за установяване на система за превантивен контрол.
(2) В писмото по ал. 1 се съдържа информацията по чл. 56, ал. 2 от ППЗДВФК.
(3) При уведомяването на ръководителя не се прилагат сроковете по чл. 20, ал. 1 от ППЗДВФК.
Чл. 16. (1) Превантивен контрол може да се упражнява само от специално овластен вътрешен одитор от АДВФК.
(2) Превантивният контрол може да се упражнява и от екип от вътрешни одитори.
(3) Вътрешен одитор може да бъде натоварен да осъществява превантивен контрол по отношение на няколко вида задължения и/или разходи в рамките на един разпоредител или едновременно да упражнява превантивен контрол при повече от един разпоредител.
Чл. 17. (1) По време на упражняването на превантивен контрол вътрешният одитор не може да бъде делегиран в същия или в друг обект и не може да извършва вътрешен одит.
(2) На вътрешен одитор, който е бил делегиран в един обект не може да бъде възлагано осъществяването на превантивен контрол по отношение на същия разпоредител за срок от 3 години след прекратяване на делегацията.
(3) Вътрешен одитор, който е упражнявал превантивен контрол по отношение на един разпоредител, не може в последствие да бъде делегиран към него за срок от 3 години след прекратяване на превантивния контрол.
(4) Вътрешен одитор, който е упражнявал превантивен контрол по отношение на един разпоредител, не може да извършва вътрешен одит в същия обект за срок от 3 години след прекратяването на превантивния контрол.
(5) Вътрешен одитор, който е упражнявал превантивен контрол не може в срок от 3 години от прекратяване на превантивния контрол да участва в управленската, счетоводната и контролната дейност на същия обект.
Чл. 18. (1) Вътрешният одитор, на който е възложено извършването на превантивен контрол, упражнява правата си по чл. 11 от ЗДВФК и чл. 6 от ППЗДВФК, съобразно спецификата на осъществяваната дейност.
(2) Вътрешният одитор, на който е възложено извършването на превантивен контрол има право да получи цялата документация, свързана с процедурата по въвеждане на превантивен контрол.
Чл. 19. (1) Когато при упражняване на превантивен контрол вътрешният одитор констатира административни нарушения, той съставя акт за административно нарушение по реда на глава пета от ЗДВФК.
(2) Когато при упражняване на превантивен контрол вътрешният одитор констатира наличие на данни за престъпление той може да поиска от директора на агенцията или от директора на съответната териториална дирекция да препрати материалите на прокуратурата на основание чл. 40, ал. 1 от ЗДВФК.
Чл. 20. (1) Превантивният контрол се състои в произнасяне на вътрешния одитор, който го упражнява, по отношение на задълженията и/или разходите, които са посочени в заповедта за въвеждането му.
(2) Превантивен контрол не може да се въвежда за конкретни задължения и/или разходи, а само за определени видове или групи задължения и/или разходи.
Чл. 21. (1) Вътрешният одитор, упражняващ превантивен контрол извършва дейността си чрез проверка за законосъобразност на предоставените му проекти на документи за поемане на задължение и/или извършване на разход и доказателствата към тях.
(2) Главният счетоводител предоставя на вътрешния одитор, упражняващ превантивен контрол, проектите на документи за поемане на задължение и/или извършване на разход и доказателствата към тях.
(3) Когато задължението или разхода, върху които ще бъде осъществен превантивен контрол са на стойност над 10 000 лв., главният счетоводител предоставя на вътрешния одитор, упражняващ превантивен контрол досието за задължение или за разход.
(4) Предоставянето на документацията или досието се отбелязва в регистъра по чл. 33.
(5) Вътрешният одитор, упражняващ превантивен контрол се произнася в срок до 10 работни дни.
(6) Срокът за произнасяне на вътрешния одитор по ал. 5 тече от деня, следващ предаването на документацията по ал. 2 или на досието по ал. 3.
Чл. 22. На превантивен контрол подлежат проектите на документи за поемане на задължение и/или извършване на разход, по отношение на които вече е била изпълнена процедура по предварителен контрол.
Чл. 23. (1) Когато предоставените доказателства не са достатъчни за произнасяне на вътрешния одитор, упражняващ превантивен контрол или досието по чл. 21, ал. 3 е непълно, той може да поиска с писмо от разпоредителя да му бъдат предоставени допълнителни доказателства.
(2) В писмото по ал. 1 задължително се посочва разумен срок.
(3) Писмото се съставя в 2 екземпляра - за регистъра по чл. 33 и за обекта.
(4) В регистъра се отбелязва датата, на която са поискани допълнителни доказателства и датата, на която те са предоставени.
Чл. 24. (1) При условията на чл. 23, ал. 1 срокът за произнасяне на вътрешния одитор, осъществяващ превантивен контрол спира да тече.
(2) След предоставяне на допълнително поисканите документи срокът по чл. 21, ал. 5 продължава да тече.
Чл. 25. При упражняване на превантивен контрол вътрешният одитор, извършва следните проверки:
1. когато проверява поемане на задължение:
а) съответствието на задължението с бюджетните параграфи;
б) наличието на бюджетен кредит;
в) компетентността на лицето, което поема задължението;
г) правилното изчисление на количествата и сумите;
д) спазването на тръжни процедури и други нормативни изисквания, свързани с поемане на задължението.
2. когато проверява извършването на разход:
а) съответствието на разхода с поетото задължение;
б) компетентността на лицето, разпоредило извършването на разхода;
в) верността на първичните счетоводни документи, включително правилното изчисление на количествата и сумите по тях.
Чл. 26. (1) Вътрешният одитор, упражняващ превантивен контрол удостоверява съгласието си за поемане на задължение или извършване на разход като полага подпис върху проекта на документ за поемане на задължение и/или извършване на разход.
(2) Вътрешният одитор, упражняващ превантивен контрол може да даде съгласието си за поемане на задължение или извършване на разход и със забележка.
(3) Забележката по ал. 2 се прави, когато вътрешният одитор, упражняващ превантивен контрол констатира нередности във връзка с поемането на задължение или извършването на разход, които не влияят върху тяхната законосъобразност.
(4) Забележката задължително трябва да бъде придружена от препоръка на вътрешния одитор, упражняващ превантивен контрол към разпоредителя и главния счетоводител за недопускане на подобни нередности в бъдеще.
(5) Направената забележка и препоръката към нея се отразяват в регистъра по чл. 33.
Чл. 27. (1) Подписът на вътрешния одитор, упражняващ превантивен контрол, с който той удостоверява съгласието си за поемане на задължението или извършване на разхода, се полага след подписа на главния счетоводител и преди подписа на разпоредителя.
(2) Когато превантивният контрол се упражнява при условията на чл. 16, ал. 2, подпис полага само ръководителят на екипа.
(3) Актът, който е подложен на превантивен контрол, поражда правните си последици по отношение на трети лица само след полагане подписа на разпоредителя.
Чл. 28. Разпоредителят носи отговорност за законосъобразността на задължението или разхода, независимо от начина на произнасяне на вътрешния одитор, упражняващ превантивен контрол и независимо от факта дали той е положил подпис върху проекта на документ за поемане на задължението или извършване на разхода.
Чл. 29. (1) Когато вътрешният одитор, упражняващ превантивен контрол отказва да одобри поемането на конкретно задължение или извършването на разход, той изготвя мотивирано писмено становище.
(2) Становището по ал. 1 съдържа изложение на мотивите за отказа и посочване на правното основание за това.
(3) Отказът се съставя в 4 екземпляра - за регистъра по чл. 33, за ръководителя на одитирания обект, за главния счетоводител и за агенцията.
(4) Отказът на вътрешния одитор, упражняващ превантивен контрол не подлежи на обжалване пред агенцията.
Чл. 30. (1) Отказът на вътрешния одитор, упражняващ превантивен контрол не препятства поемането на съответното задължение или извършването на съответния разход от разпоредителя.
(2) В хипотезата на ал. 1 разпоредителят поема цялата отговорност за причинените вреди, в резултат на поето задължение или извършен разход, които не са били одобрени от вътрешния одитор, упражняващ превантивен контрол.
Чл. 31. (1) Когато вътрешният одитор, упражняващ превантивен контрол не се е произнесъл в срока по чл. 21, ал. 5 се приема, че той е дал съгласие за поемане на съответното задължение и/или за извършване на разхода.
(2) Непроизнасянето в срок на вътрешния одитор, упражняващ превантивен контрол, се удостоверява от разпоредителя с писмо, адресирано до вътрешният одитор, упражняващ превантивен контрол и до главния счетоводител.
(3) Писмото по ал. 2 се прилага към регистъра по чл. 33 и към документа, с който се поема задължение или се извършва разход.
Чл. 32. (1) След произнасянето си или след изтичането на срока по чл. 21, ал. 5 вътрешният одитор, упражняващ превантивен контрол е длъжен незабавно да предаде всички получени документи на разпоредителя.
(2) Когато вътрешният одитор не изпълни задължението си по ал. 1, разпоредителят може да поиска с писмо предаването на документите.
Чл. 33. (1) Вътрешния одитор, упражняващ превантивен контрол води регистър по образец /приложение № 1/ за всички съгласия и откази и за направените от негова страна искания за предоставяне на допълнителни доказателства по чл. 23, ал. 1.
(2) Към регистъра задължително се прилагат и писмата по чл. 23, ал. 1 и чл. 31, ал. 2.
Чл. 34. (1) Вътрешният одитор, упражняващ превантивен контрол вписва обстоятелствата в регистъра при тяхното настъпване. Той е длъжен да води регистъра точно и добросъвестно.
(2) Разпоредителят има право да прави справка в регистъра по всяко време, като вътрешният одитор, упражняващ превантивен контрол е длъжен да му осигури достъп.
Чл. 35. (1) Регистър се създава за всеки обект, в който е въведен превантивен контрол. Той се съставя задължително на хартиен носител, а по възможност и в електронен вид.
(2) През времето, в което се упражнява превантивен контрол регистърът се попълва и съхранява от вътрешният одитор, който осъществява контрола.
(3) След прекратяване на превантивния контрол регистърът на хартиен и магнитен носител се предава в деловодството на агенцията и се съхранява за срок от 10 години.
Чл. 36. (1) Всеки месец до 10 число вътрешният одитор, упражняващ превантивен контрол представя до директора на агенцията доклад за дейността си.
(2) Докладът задължително съдържа информацията по чл. 61 от ППЗДВФК и оценка за функционирането на системите за финансово управление и контрол във връзка със задълженията и/или разходите, върху които се упражнява превантивен контрол.
Чл. 37. (1) Към доклада се прилага извадка от регистъра по чл. 33, в която са отразени всички отбелязвания, направени през изтеклия месец.
(2) Извадката по ал. 1 следва да е придружена с копия от писмата по чл. 23, ал. 1 и чл. 31, ал. 2.
Чл. 38. С ежемесечния си доклад вътрешният одитор, упражняващ превантивен контрол може да прави предложения до директора на агенцията за:
1. удължаване срока на превантивния контрол, преди той да е изтекъл;
2. включване на нови задължения и/или разходи в системата на превантивния контрол;
3. изключване на част от задълженията и/или разходите, по отношение на които се прилага превантивен контрол;
4. коригиране на поставените пред превантивния контрол цели;
5. предсрочно прекратяване на превантивния контрол;
6. режима, който да се прилага по отношение обекта след прекратяване на превантивния контрол.
Чл. 39. (1) Когато вътрешният одитор, упражняващ превантивен контрол предлага неговото прекратяване, той следва да предложи и режима, който да се прилага занапред по отношение на задълженията и/или разходите, които са били обект на превантивен контрол.
(2) В случаите на ал. 1 може да се предлага да бъде делегиран вътрешен одитор в обекта, да бъде продължен или отменен режима на задължително консултиране, ако такъв е бил прилаган преди въвеждане на превантивния контрол.
Чл. 40. Вътрешният одитор, упражняващ превантивен контрол е длъжен да предава на делегирания в същия обект вътрешен одитор копие от месечния си доклад до директора на агенцията.
Чл. 41. (1) В 3-месечен срок от установяването на превантивен контрол в определен обект директорът на агенцията докладва пред Министерски съвет.
(2) В доклада до Министерски съвет директорът на агенцията обяснява мотивите си за въвеждане на система за превантивен контрол в съответния обект.
(3) Когато агенцията упражнява превантивен контрол в повече от един обект, докладът по чл. 62 от ППЗДВФК съдържа обобщена информация за резултатите.
Чл. 42. Директорът на агенцията може да нареди извършването на проверка на дейността на вътрешният одитор, упражняващ превантивен контрол.
Чл. 43. Когато превантивният контрол е въведен по предложение на делегиран вътрешен одитор, той продължава да осъществява дейността си в обекта.
Чл. 44. Дейността на делегирания вътрешен одитор при въведен превантивен контрол не може да обхваща задълженията и/или разходите, върху които се упражнява превантивен контрол.
Чл. 45. (1) Вътрешният одит в обект, по отношение на който е въвеждана система за превантивен контрол не може да обхваща законосъобразността на задължения и/или разходи, по отношение на които е упражнен превантивен контрол и за които има отбелязвания в регистъра по чл. 33.
(2) При вътрешен одит могат да бъдат проверени само задължения и/или разходи, по отношение на които е бил въведен превантивен контрол, но досиетата или проектите на документи за поемането или извършването им не са били предоставени за произнасяне на вътрешния одитор, упражнявал превантивния контрол.
Чл. 46. (1) По своя преценка след предложение на вътрешния одитор, упражняващ превантивен контрол, съдържащо се в доклада по чл. 61 от ППЗДВФК, директорът на агенцията с мотивирана заповед може да разшири или стесни обхвата на превантивния контрол.
(2) В хипотезата на ал. 1 се прилага процедурата по чл. 12.
(3) Когато вътрешният одитор упражняващ превантивен контрол е служител на териториална дирекция на агенцията, при условията на ал. 1 се прилага и разпоредбата на чл. 8.
Чл. 47. (1) Срокът за упражняване на превантивен контрол може да бъде удължаван до постигане целите на чл. 2 ал. 1, както са заложени в заповедта за въвеждане на превантивен контрол.
(2) Директорът на агенцията с мотивирана заповед може да удължава срока на превантивния контрол, въз основа на доклад по чл. 61 от ППЗДВФК, от вътрешния одитор, който упражнява превантивен контрол.
(3) В хипотезата на ал. 2 се прилага процедурата по чл. 12, а когато вътрешният одитор, упражняващ превантивен контрол е служител на териториална дирекция на агенцията се прилага и разпоредбата на чл. 8.
Чл. 48. (1) Превантивният контрол се прекратява с изтичане на посочения в заповедта за въвеждането му срок.
(2) В хипотезата на ал. 1 се издава отделна заповед на директора на агенцията за прекратяване на превантивния контрол. В нея се посочва датата, до която на вътрешния одитор, упражняващ превантивен контрол следва да се предоставят документи за произнасяне по тях.
Чл. 49. (1) Когато вътрешният одитор, упражняващ превантивен контрол е получил задоволителни гаранции, че системите за финансово управление и контрол по отношение на задълженията и/или разходите, върху които е упражнявал превантивен контрол, функционират правилно, в доклада си по чл. 61 от ППЗДВФК той прави предложение до директора на агенцията за предсрочно прекратяване на превантивния контрол.
(2) Директорът издава мотивирана писмена заповед за предсрочно прекратяване на превантивния контрол.
(3) В хипотезата на ал. 1 се прилага процедурата по чл. 12, а когато вътрешният одитор, упражнявал превантивен контрол е служител на териториална дирекция на агенцията се прилага и разпоредбата на чл. 8.
