Коя фактура е платена? За кой превод липсва документ? Какво трябва да се уточни с клиента?
Ако обработвате банкови извлечения за десетки фирми всеки месец, тези въпроси ви звучат познато. Извлечението показва движенията по сметката, но свързването на всеки превод с правилната фактура изисква търсене из папки, имейли и таблици.
Vixrate автоматизира обработката на банкови извлечения: Разчита извлеченията от оригинален PDF, извлича транзакциите, свързва ги с постъпилите фактури и позволява масово осчетоводяване на еднотипните операции с един клик.
Работа с истински банкови извлечения, а не с експорти
Често обработката на банковото извлечение започва с допълнителни стъпки: клиентът трябва да влезе в онлайн банкирането, да избере правилния формат и да изпрати файла, а понякога и да го коригира ръчно.
Vixrate работи директно с банковото извлечение в PDF. Същия документ, който банката издава и който клиентът вече има. Не са нужни специални експорти или преформатиране.
Платформата обработва извлечения от български и чуждестранни банки, като извлича данните от транзакциите, дати, суми, контрагенти и основания.
Какво отпада от вашата работа:
• вписването на всяка транзакция;
• изискването към клиента за специални файлове и формати;
• сверяването на суми и дати ред по ред.
Автоматично свързване на плащанията с фактурите
Въвеждането на транзакциите е само първата стъпка. Истинското време се губи при съпоставянето на всяко плащане със съответния документ.
Vixrate прави тази връзка автоматично. Когато фактурата вече е в платформата, а плащането се появи в извлечението, двете се обвързват автоматично.
Пример от практиката: Клиентът изпраща фактура от доставчик през мобилното приложение. Пет дни по-късно плаща. При обработката на извлечението Vixrate разпознава връзката между документа и превода, без да търсите в отделни файлове.
Масово осчетоводяване на еднотипни транзакции с един клик
В почти всяко извлечение има операции, които се повтарят: банкови такси, комисионни, лихви, плащания към един и същ доставчик, преводи на заплати. Да ги осчетоводявате една по една е загуба на време.
С Vixrate еднородните транзакции се осчетоводяват масово, с един клик. Избирате категорията транзакции, проверявате приложената сметка, маркирате и готово.
Резултатът:
• десетки еднотипни редове се обработват наведнъж вместо поотделно;
• еднакво третиране на сходните операции и по-малко грешки;
• време, освободено за транзакциите, които наистина изискват преценка.
Частични плащания, общи преводи и липсващи документи
Не всяко движение по сметката има еднозначно съответствие с фактура. Допълнителна проверка е нужна при:
• частично плащане по една фактура;
• общ превод за няколко фактури наведнъж;
• плащане без документ, когато клиентът още не е изпратил фактурата;
• неясно основание на превода.
В тези случаи Vixrate подготвя данните, а счетоводителят проверява връзките, изисква липсващата информация и определя правилното третиране. Автоматизацията не замества преценката, а я ускорява.
По-лесно събиране на документите от клиента
Съпоставянето на плащанията започва още с получаването на фактурите и извлеченията. Колкото по-навреме постъпват документите, толкова по-гладко върви обработката.
Vixrate предлага няколко канала, през които клиентите изпращат документи без усилие:
• клиентски портал и публични линкове за по-големи обеми;
• входящ имейл канал за автоматично постъпване и обработка;
• мобилно приложение за сканиране и изпращане от телефона.
Фактури, банкови извлечения и комуникация с клиента са на едно място. Виждате целия път на документа: от получаването до свързването с плащането и осчетоводяването.
По-малко ръчна работа, повече време за проверка
Обработката на банкови извлечения включва четири повтарящи се стъпки: въвеждане, съпоставяне, осчетоводяване и уточняване на изключенията. Vixrate автоматизира първите три, включително масовото осчетоводяване на еднотипните операции, и ви оставя четвъртата, в която вашият опит има значение.
За да видите как работи обработката на банкови извлечения в Vixrate, можете да заявите демо на платформата.
Партньорска публикация. Съдържанието е предоставено от Vixrate. Виж условията за Реклама в КиК Инфо.
