НАП: Използване и регистрация на софтуер за управление на продажбите и електронен магазин по Наредба № Н-18/2006 г.

Изх. № М-94-М-208

Дата: 09.04.2020 год.

ЗДДС, чл. 118, ал. 14;

ЗДДС, чл. 118, ал. 18;

ДР на ЗДДС, § 1, т. 84;

ДР на ЗДДС, § 1, т. 87;

Наредба №Н-18/2006 г., чл. 25, ал. 2;

ДР на Наредба №Н-18/2006 г., § 1, т. 19;

Наредба №Н-18/2006 г., Приложение №29;

Наредба №Н-18/2006 г.1 Приложение №32.

ОТНОСНО: прилагане на Наредба №Н-18/2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин(Наредба №Н-18/2006 г.)

Предоставям Ви отговори на въпроси, поставени във Ваше писмо, заведено в общия деловоден регистър на ЦУ на НАП с №М-94-М-208/01.03.2019 г., във връзка с прилагане разпоредбите на Наредба №Н-18/2006 г.

Въпрос №1:

Разработена е ERP система за дружеството с модул за управление на продажбите, като са правени многократно опити да се въведе в експлоатация, но без успех, поради ред причини.

Дружеството не работи и не е работило с нея, но я притежава /инсталирана е на сървър/- необходимо ли е да е регистрирана в НАП?

Отговор:

Наредба №Н-18/2006 г. урежда използването на софтуер /изискванията към софтуера за управление на продажбите в търговските обекти и към производителите, разпространителите и ползвателите на такъв софтуер/, а не неговото притежание.

Лице, което използва софтуер за управление на продажби в търговски обект, е длъжно да използва само софтуер, който е включен в списъка на софтуерите за управление на продажби в търговските обекти, за които са декларирани данни и обстоятелства по чл. 118, ал. 14 от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), достъпен на интернет страницата на Националната агенция за приходите.

Лицата по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС в срок до 7 дни от инсталирането на софтуер за управление на продажбите в търговския обект подават информация по електронен път с квалифициран електронен подпис по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс чрез електронна услуга в Портала за е-услуги на НАП, достъпен на интернет страницата на НАП, съгласно приложение № 32 от Наредба № Н-18/2006 г.

От съдържащата се във въпроса Ви информация не става ясно, дали ЕРП-системата или модулът за управление на продажбите в нея е включен/а в публичния електронен списък на софтуерите за управление на продажбите в търговски обекти (СУПТО). Ако това не е така, следва да имате предвид, от работните места в обект, в който се извършват продажби, плащането по които изисква издаване на фискален бон (ФБ), не трябва да има достъп до ЕРП-системата/модула за управление на продажби. Противното би било нарушение на Наредба №Н-18/2006 г. (чл. 52з, ал. 3), тъй като ще означава, че лице по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС използва софтуер, невключен в публичния електронен списък на СУПТО.

Въпрос №2:

Дружеството използва СУПТО, с което се извършват продажбите в търговските обекти, фирмата използва и друга програма за фактуриране в офиса на фирмата, чрез която издава фактури за продажбите на услуги, заплащани само по банков път- необходимо ли е да е регистрирана в НАП ?

Отговор:

Съгласно §1, т. 84 от Допълнителните разпоредби (ДР) на ЗДДС "софтуер за управление на продажби в търговски обект" е всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологиите за реализацията му, използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обект, за които е налице задължение за издаване на фискален бон.

Съгласно §1, т. 19 от ДР на Наредба №Н-18/2006 г., "управление на продажбите" чрез използване на софтуер за управление на продажбите в търговски обект е процес по автоматизирана обработка на информация за извършване на продажби на стоки или услуги, включващ проследяване на движението на стоките или изпълнението на услугите от заявяването им до тяхното предоставяне и/или извършване на плащане.

Задължително изискване, заложено в определението, е обработката на информацията да бъде автоматизирана. Това означава, че софтуерът автоматизирано обработва и съхранява в база данни въвеждана информация за количество, вид и продажна цена на заявени от клиент стоки и/или услуги и отразява тяхното предоставяне/заплащане.

Предвид изложеното в запитването, ако за всички или за част от продажбите в търговски обект - офис,се приемат плащания, за които съгласно чл. 118, ал. 3 от ЗДДС се изисква издаване на фискален бон, то използваният в офиса Ви софтуер попада в обхвата на определението за СУПТО, той следва да отговаря на всички изисквания съгласно Приложение №29 и за него да бъде подадена информация съгласно Приложение №32 от Наредба №Н-18/2006 г.

В случай че в търговски обект - офис се приемат само плащания, за които съгласно чл. 3, ал. 1 от Наредба №Н-18/2006 не се изисква издаване на фискален бон, то използваният в обекта софтуер не представлява СУПТО по смисъла на ДР на ЗДДС и ДР на Наредба №Н-18/2006 г. Обръщам внимание, че този софтуер не може да бъде същият софтуер като използваният в търговските Ви обекти СУПТО..

Въпрос №3:

Дружеството има интернет сайт, в който клиенти физически лица се регистрират и правят заявки, ако има от заявените стоки, те се изписват от СУПТО, което автоматично генерира касов бон и заедно със стоката се изпраща с куриер и наложен платеж по .......... Въпросът е дали трябва да се свърже сайта със СУПТО и касов апарат, което ще коства много средства и време?

Отговор:

На първо място е необходимо да се прецени, дали Вашият интернет-сайт представлява електронен магазин съгласно определението, съдържащо се в §1, т. 87 от Допълнителните разпоредби (ДР) на ЗДДС, а именно: "Електронен магазин" е софтуер, достъпът до който се осъществява през интернет при използване на уеб-браузер или мобилно приложение, и чрез който се извършва продажба на стоки/услуги посредством сключване на договор от разстояние по чл. 45 от Закона за защита на потребителите, като се предоставя възможност за избор от клиента на стоки/услуги чрез потребителска кошница или по друг начин, както и за предоставяне на информация за контакт с купувача, адреса на доставка и метода за плащане.

В случай че интернет-сайтът Ви представлява електронен магазин и ако неговият софтуер, както преобладаващата част от софтуерите на електронните магазини, притежава характеристиките на СУПТО, то с оглед разпоредбите в Наредба №18/2006 г. е необходимо следното: 1) или софтуерът на електронния магазин да се надгради, така че да отговаря на изискванията съгласно Приложение №29 от наредбата, вкл. да бъде свързан с фискално устройство; 2) или всички заявки за продажби, направени през електронния магазин, да се зареждат автоматизирано в СУПТО.

Когато търговец използва за електронния си магазин софтуер (собствен/нает домейн или онлайн платформа), притежаващ характеристики на СУПТО, но управлява продажбите си чрез друг СУПТО, за който е декларирано съответствие с изискванията на Наредба №Н-18/2006 г., допустимо е всички поръчки, направени чрез електронния магазин, да се импортират в СУПТО чрез автоматизиран интерфейс и да се управляват в последния. На интернет-сайта на НАП - www.nap.bg " рубрика "Полезно" " тема "Ново! Касови апарати, електронни търговци, СУПТО" " във файл с наименование "Импорт в СУПТО от външни източници на данни за продажби" се съдържат разяснения относно изискванията към СУПТО в този случай. Те са следните:

1. Данните за заявки/поръчки се импортират в СУПТО чрез автоматизиран интерфейс. Функционалността на СУПТО осигурява зареждане в базата данни на импортираната информация в пълен обем и с непроменено съдържание.
2. В СУПТО се генерират УНП в момента на импорта на заявките/поръчките.
3. За всички импортирани данни за продажби (заявки/поръчки) се съхранява следната структурирана информация:
   • Дата и време на импорт в СУПТО;
   • Източник на импорта (напр. наименование на е-магазина, домейн, др.);
   • Уникален номер на заявката, присвоен от софтуера на електронния магазин;
   • Пълни данни за всяка импортирана заявка (съгласно т. 1);
4. За всички импортирани заявки/поръчки софтуерът прави обвръзка между номерата им, присвоени в софтуера на електронния магазин/онлайн платформата, и генерираните за тях УНП.

Въпрос №4:

Кой е моментът, в който трябва да се издаде касов бон - при получаване на заявката в сайта, при положение, че е напълно възможно заявените стоки да не са налични и съответно пуснатите заявки никога да не станат фактически продажби, или за момент на продажбата може да счита окомплектоването на стоките и тогава да се издаде касов бон /едновременно с изписването им от СУПТО/?

Отговор:

Съгласно т. 9 от Приложение №29 на Наредба №18/2006 г. уникален номер на продажба (УНО) се генерира при въвеждане в софтуера на информация за продажба, във Вашия случай - при получаване на заявката в електронния магазин или при автоматизирания й импорт в СУПТО, в случай че сте избрали втората от описаните по-горе две възможности. Съгласно чл. 25, ал. 2 от наредбата при разносна търговия, каквато се явяват продажбите чрез електронния Ви магазин, фискалната касова бележка се издава от Вас и се предоставя на разносвача заедно с окомплектованата стока за предаване на клиента. Посочената разпоредба допуска и издаване на фискален бон на място при клиента.

Необходимо е да имате предвид, че съгласно чл. 85 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК) лицата следва да посочват идентификацията и адреса си за кореспонденция в кореспонденцията си с Националната агенция за приходите. Съгласно чл. 84, ал. 1 идентификацията включва името/наименованието, адреса по чл. 8 от ДОПК и ЕИК/ЕГН. Идентификацията на вписаните в регистър БУЛСТАТ лица се извършва чрез единен идентификационен код (ЕИК) БУЛСТАТ, а на лицата, регистрирани по реда на Закона за търговския регистър - чрез единен идентификационен код (ЕИК), определен от Агенцията по вписванията. Едноличните търговци се идентифицират чрез единен граждански номер (ЕГН), съответно личен номер на чужденец (ЛНЧ), и чрез единен идентификационен код (ЕИК), определен по реда на Закона за търговския регистър.

ЗАМ. ИЗПЪЛНИТЕЛЕН ДИРЕКТОР НА НАП:

/ПЛАМЕН ДИМИТРОВ/