НАП: Регистрация и изисквания към софтуер за управление на продажбите по Наредба № Н-18/2006 г. при използване на ERP система

Относно: прилагане на Наредба № Н-18/2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин

Изложена е следната фактическа обстановка:

"....." ООД е пощенски оператор по смисъла на Закона за пощенските услуги, извършващ универсални пощенски услуги, пощенски парични преводи, куриерски услуги и приемане на съобщения, подадени във физическа или електронна форма от подателя, предаването им чрез електронни съобщителни средства и доставяне на тези съобщения на получателя като пощенски пратки.

"......." ООД осъществява куриерската си дейност чрез над 700 търговски обекта на територията на страната. Дейността на всички търговски обекти се осъществява чрез ERP-система за управление на продажбите, отчитаща всички постъпления в брой. Системата е разработена от Партньор единствено за дейността на ".......".

Дружеството продава куриерски услуги, като документирането им се извършва чрез ERP-система - собственост на ".......". Отделните търговски обекти се управляват от различни юридически лица (търговски представители), които използват ERP системата на ".........." ООД. В ERP системата Партньорите (търговските представители) отчитат продажби, обработвайки пратки от името и за сметка на "...........".

Въпрос 1:

Какъв е срокът, в който дружеството трябва да регистрира използваната ERP система като софтуер за управление на продажбите в търговски обект - до 31.03.2019 г. или до 31.12.2019 г., предвид обстоятелството, че разполага с повече от 500 търговски обекта?

Отговор:

Срокът за привеждане в съответствие с изискванията на Наредба № Н-18/2006 г. е 31.01.2020 г. Изключение правят лицата, които отговарят на условията, подробно разписани в чл. 52а1 на наредбата - за тях срокът е 31.03.2020 г.

Посочва се, че срокът за привеждане на дейността в съответствие с изискванията на наредбата за лицата, използващи интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност, е 31.01.2020 г.

Извод: За използваната ERP система срокът за привеждане в съответствие с Наредба № Н-18/2006 г. е 31.01.2020 г., а за лицата по чл. 52а1 от наредбата - 31.03.2020 г.

Въпрос 2:

Посочената информация в системата за услуги, предлагани от ".........." ООД, а именно: подател, получател, вид услуга по пратката (наложен платеж, пощенски запис, обратна разписка, куриерска или пощенска услуга и др.), количество, единична цена, облагаема стойност, ДДС, обща сума с ДДС, начин на плащане, дата на сделката, дата на плащане, изпълнява ли изискванията на § 1, т. 19 от ДР на Наредбата да предостави информация за извършване на продажби на стоки или услуги, включваща проследяване на движението на стоките или изпълнението на услугите от заявяването им до тяхното предоставяне или извършване на плащане?

Отговор:

Използваната от дружеството система попада в обхвата на определението за "софтуер за управление на продажбите" съгласно § 1, т. 84 от допълнителните разпоредби на Закона за данък върху добавената стойност.

Посочената информация, която се въвежда, обработва и съхранява в системата, е достатъчна за проследяване изпълнението на предоставяните от дружеството услуги съгласно § 1, т. 19 от допълнителните разпоредби на Наредба № Н-18/2006 г.

Извод: Системата представлява софтуер за управление на продажбите по § 1, т. 84 от ДР на ЗДДС, а наличната в нея информация изпълнява изискванията на § 1, т. 19 от ДР на Наредба № Н-18/2006 г. за проследяване изпълнението на услугите.

Въпрос 3:

Необходимо ли е ".........." ООД да се регистрира като разпространител на софтуер за управление на продажби в търговски обект по глава седма "б" от Наредбата, предвид факта, че предоставя ERP системата за използване на различните юридически лица, които управляват търговските обекти, осъществяват дейността на ".........." ООД и в нея отчитат само приходи за дружеството, а самото изработване на софтуера се извършва от друга фирма, която го изработва за нашите нужди?

Отговор:

Счита се, че ".........." ООД следва да подаде декларация и информация за софтуера като негов производител, доколкото софтуерът е произведен специално за дружеството и, притежавайки авторските права върху софтуера, дружеството може да прави промени в него, както и да го разпространява, респективно да го предоставя за ползване на своите партньори - самостоятелни юридически лица.

Извод: ".........." ООД трябва да подаде декларация и информация за ERP системата като производител на софтуер за управление на продажбите, тъй като софтуерът е създаден специално за него, дружеството притежава авторските права и го предоставя за ползване на своите партньори.