НАП: Срок за съхранение на декларации образци № 1 и № 6 по чл. 38 от ДОПК

Във връзка със запитване относно съхраняването на хартиен носител на подадените към НАП декларации образци № 1 и № 6 се излагат следните съображения.

Съгласно чл. 38, ал. 1 от ДОПК счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от задълженото лице по реда на Закона за Националния архивен фонд при следните срокове:

• 1. ведомости за заплати - 50 години;
• 2. счетоводни регистри и финансови отчети - 10 години;
• 3. документи за данъчно-осигурителен контрол - 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
• 4. всички останали носители - 5 години.

Съгласно чл. 38, ал. 2 от ДОПК след изтичане на срока за съхранение носителите на информация по ал. 1 (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават.

В конкретния случай декларациите образци № 1 и № 6 са документи, необходими за извършване на данъчно-осигурителен контрол, тъй като без тях не би било възможно извършването на ревизия или проверка от органите на НАП и съответно правилното определяне на дължимостта на задължителните осигурителни вноски. Поради това тези документи попадат в обхвата на чл. 38, ал. 1, т. 3 от ДОПК и срокът за съхранението им е 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение за внасяне на задължителни осигурителни вноски.

Извод: Декларациите образци № 1 и № 6 се третират като документи за данъчно-осигурителен контрол по чл. 38, ал. 1, т. 3 от ДОПК и подлежат на съхранение 5 години след изтичане на давностния срок за съответното публично задължение.

В тази връзка следва да се отчита и разпоредбата на чл. 171 от ДОПК. Съгласно чл. 171, ал. 1 от ДОПК публичните вземания се погасяват с изтичането на 5-годишен давностен срок, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение, освен ако в закон е предвиден по-кратък срок.

Съгласно чл. 171, ал. 2 от ДОПК с изтичането на 10-годишен давностен срок, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение, се погасяват всички публични вземания независимо от спирането или прекъсването на давността, освен в случаите, когато задължението е отсрочено или разсрочено, или изпълнението е спряно по искане на длъжника.

Предвид цитираните разпоредби, при положение че не е имало спиране или прекъсване на давността, задълженията се погасяват по давност с изтичане на срока по чл. 171, ал. 1 от ДОПК, което по силата на чл. 38, ал. 1, т. 3 от ДОПК означава, че документите трябва да се съхраняват 10 години, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение.

Регламентацията на основанията за спиране и прекъсване на давността е установена в чл. 172 от ДОПК, а в чл. 171, ал. 2 от ДОПК е определен максималният срок на давността на публичните вземания, който е приложим, освен ако не е налице някое от предвидените в т. 1 - 5 от същата норма изключения.

Извод: При липса на спиране или прекъсване на давността декларациите образци № 1 и № 6 следва да се съхраняват общо 10 години, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение, като максималният 10-годишен давностен срок по чл. 171, ал. 2 от ДОПК се прилага с оглед предвидените в т. 1 - 5 на същата алинея изключения.