НАП: Документиране на префактурирани консумативни разходи за ползван имот по реда на Закона за счетоводството

3_2241/30.09.2015 г.

ЗКПО, чл. 10;

ЗСч, чл. 7, ал. 1;

ЗСч, чл. 4, ал. 3

Относно: Префактуриране на консумативни разходи за електроенергия, вода и други

Според изложеното в запитването Фондация "Х" има сключени договори с Община "У" за възлагане на социални услуги. Социалните услуги по договорите са финансирани от бюджетна субсидия, определена с Решение на МС и изчислена по стандарти за издръжка на делегирани от държавата дейности. Средствата от субсидията по договорите се изразходват за предварително точно определени разходи, като фондацията не реализира печалба от изпълнението си по тези договори, т.е. извършва само нестопанска дейност. За целите на изпълнение на договорите общината предоставя за безвъзмездно ползване помещения, които са нейна собственост. Общината е абонат на дружествата - доставчици на елекроенергия и вода за ползваните имоти, като на нейно име се водят и съответните партиди. След отчитане на сметките за ел. енергия и вода за дадения период, общината издава на фондацията документ, наречен "уведомително писмо", на основание на който на общината се възстановяват консумативните разходи във връзка с ползването на имота.

Предвид горното се поставя въпросът как следва да се документира заплащането на консумативните разходи във връзка с ползването на имота - със съставяне на "уведомително писмо", префактуриране или друг документ?

При така изложената фактическа обстановка и с оглед разпоредбите на ЗКПО (ДВ бр.105/2006 г., посл. изм. ДВ бр. 35/2015г.) изразяваме следното становище:

По силата на чл.4, ал.3 от Закона за счетоводство /ЗСч/ предприятията осъществяват счетоводството на основата на документалната обоснованост на стопанските операции и факти, като спазват изискванията за съставянето на документите съгласно действащото законодателство.Принципът на документална обоснованост е развит и с разпоредбите на чл.10 от ЗКПО, изискващ първичен счетоводен документ по смисъла на ЗСч, отразяващ вярно стопанската операция.

От изложената фактическа обстановка в запитването и приложеното копие на "уведомително писмо" става ясно, че между Фондация "Х" и Община "У" е договорено сумите за потребените консумативни разходи, извършени от ползвателя на безвъзмездно предоставения имот, в случая фондацията, да се заплащат от нея на общината.

Следва да се има предвид, че такова заплащане на консумативни разходи е допустимо, както в случай, че измервателните уреди позволяват безспорно отнасяне на извършените разходи към определения ползвател на имота, така и когато общи измервателни уреди отчитат потребление за няколко ползвателя. В тези случаи за целите на контрола следва да може да се установи относимостта на прехвърления разход към съответния използван обект по обективно избрани критерии.

Документирането на възникналите отношения по заплащане на консумативи между Община "У" и Фондация "Х", следва да се извърши с първичен счетоводен документ (без значение наименованието му), издаден от общината по реда на чл. 7, ал. 1 от ЗСч. Съгласно ал. 1 на чл. 7 от цитирания закон - първичният счетоводен документ, съдържа най-малко следната информация:

1. наименование и номер, съдържащ само арабски цифри;

2. дата на издаване;

3. наименование, адрес и номер за идентификация по чл. 84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс на издателя и получателя;

4. предмет и стойностно изражение на стопанската операция

Видно от изложеното, приложеното копие на "уведомително писмо" към писменото запитване не може да се приеме за първичен счетоводен документ по смисъла на чл. 7 от ЗСч, поради липсата на някои от реквизитите, посочени в ал. 1 на цитираната правна норма.