НАП: Данъчно третиране по ЗКПО и ЗДДС на разходите за гориво и ползването на лични МПС на куриери

Изх. №53-00-326

13.01.2025 г.

чл. 6, ал. 3, т. 1 от ЗДДС;

чл. 6, ал. 4 от ЗДДС;

чл. 69, ал. 1 от ЗДДС;

чл. 70, ал. 1 от ЗДДС;

чл. 73б, т. 1 от ЗДДС;

чл. 10, ал. 1 от ЗКПО;

чл. 26, т. 2 от ЗКПО;

чл. 204, ал. 1, т. 4 от ЗКПО;

чл. 215а, ал. 2, т. 2 от ЗКПО;

В запитването е изложена следната фактическа обстановка:

Дружеството e учредено в България на .....2018 г. Едноличен собственик е "Х" ЕАД, което от своя страна е 100% собственост на холандското дружество E B.V., а "У" ЕООД е част от групата на ............com. Друго дружество, което е част от групата на ...................com в България е "Б" ЕООД (също 100% собственост на "Х" ЕАД.

Групата на .....com поддържа и предоставя на международно ниво платформа за онлайн поръчване на хранителни продукти. Чрез тази платформа заведения за хранене (ресторанти) могат да предлагат своите продукти, а потребителите могат да ги поръчват. Също така групата предоставя допълнителни куриерски услуги на ресторантите, специализирана в доставката на храни и напитки от съответното заведение за хранене до домовете/офисите на крайните клиенти (потребителите).

За извършване на своята специализирана дейност по транспортиране на хранителни продукти и напитки, дружеството е наело физически лица по трудов договор (накратко куриери), като към месец ноември 2024 г. наетите лица са над 500.

Част от тези куриери извършват доставките чрез използване на велосипед, а друга част използват моторни превозни средства (МПС). Куриерите, които извършват доставките с МПС, използват личните си МПС за служебни цели.

Задълженото лице планира да имплементира новости в своята дейност, които са свързани с онези куриери, които извършват доставки с личните си МПС. Същите се изразяват в следното:

- дружеството планира да сключи договор за наем със съответния куриер за съответното МПС, което е лична собственост на куриера. На база на тези договори ще се изплаща месечно възнаграждение на куриера за времето, през което той използва личното си МПС за търговската дейност на лицето. Изразено е мнение, че този счетоводен разход на предприятието следва да бъде признат за целите на корпоративния данък. При куриерите доходът от наем на МПС следва да се облага единствено с данък (т.е. без осигуровки) като доход от наем на движимо имущество. Този данък следва да се удържа и изплаща от предприятието, платец на дохода;

- да се предоставя карта за гориво на съответния куриер, която ще дава право за зареждане на гориво на съответното МПС, което се използва за търговската дейност на предприятието. Горивото ще се зарежда в определена верига бензиностанции без куриерът да извършва плащане. Бензиностанцията ще издава месечна фактура на дружеството за общо количество гориво заредено от всички куриери на предприятието с подобни карти (т.е. горивото ще се фактурира на дружеството).

Зареденото по този начин гориво в МПС на съответния куриер ще се използва за търговската дейност на предприятието. Дружеството съхранява подробна информация (чрез GPS система и чрез система за следене на направените от куриера поръчки) относно това, колко време куриерът е използвал съответното МПС за служебни цели и какви разстояния като километри са изминати в рамките на определения работен ден (това се извлича от следене на поръчките, която дава информация кои адреси е посещавал куриерът за получаване и доставяне на хранителните продукти и напитки, които пренася от ресторантите до потребителите).

За да обезпечи правилното служебно използване на горивото и за да минимизира възможностите за използване на горивото за неслужебни цели, дружеството планира да прилага набор от мерки, които са посочени в запитването.

В обобщение е посочено, че дейността на задълженото лице е подобна на дейността на обикновените куриерски фирми, които купуват гориво за предоставяне на куриерски услуги. Единствената разлика, според запитването е че същото е специализирана куриерска фирма за пренасяне на хранителни продукти и напитки, които се продават чрез платформата www............com/bg. Друга особеност е, че част от куриерите ще използват лични МПС за извършване на търговска дейност на лицето, които ще бъдат наети от последното.

Във връзка с изложеното са поставени следните въпроси:

1. Данъчно признати ли са разходите свързани с покупката на гориво чрез предоставените карти на куриерите?

2. В случай че се установи използване на част от зареденото по гореописания начин гориво за лични цели, то може ли да се облага този разход с данък върху разходите предоставени в натура по реда на чл. 204, ал. 1, т. 4 от ЗКПО?

3. Дружеството има ли право на данъчен кредит по реда на ЗДДС за покупката на горивото чрез предоставените карти за гориво на куриерите?

4. Ако се установят случаи, при които съответният куриер е използвал част от зареденото по горепосочения начин гориво за лични цели, дружеството следва ли да упражни право на частичен данъчен кредит по реда на чл. 73б, т. 1 от ЗДДС или да си самоначисли ДДС по реда на чл. 6, ал. 3, т. 1 от ЗДДС? В този случай горепосочените данни, които се съхраняват от дружеството (относно изминатите километри за служебни цели), ще се считат ли за достатъчни за определяне на "разумен метод" по смисъла на чл.73б от ЗДДС? В тази връзка, за да прилага разпоредбите на чл. 73б от ЗДДС или чл. 6, ал. 3, т. 1 от ЗДДС, дружеството длъжно ли е да събира от куриерите подписани пътни листи на дневна база, или е достатъчно да извлече съответната информация от своите информационни системи за следене на поръчките, които показват изминатите километри за служебни цели? Ако тези данни се считат за недостатъчни, дружеството може ли да използва частичен данъчен кредит с коефициент 50 на сто (т.е. да прилага метод, който е аналогичен на метода за разпределение 50 на сто, съгласно чл. 215а, ал. 2, т. 2 от ЗКПО)?

Предвид изложеното в запитването, въпросите и относимата към тях нормативна уредба, изразявам следното становище:

По първи въпрос:

За да бъде признат даден разход за данъчни цели, той следва да е свързан с дейността, да е документално обоснован и да не попада в изрично изброените от ЗКПО хипотези, при които възниква данъчна постоянна или данъчна времена разлика.

Съгласно разпоредбите на ЗКПО, данъчната основа за определяне на корпоративния данък е данъчната печалба. Данъчният финансов резултат (данъчна печалба/данъчната загуба) е счетоводният финансов резултат, преобразуван по реда на ЗКПО с данъчни постоянни разлики, данъчни временни разлики и с други суми в случаите предвидени в закона, по аргумент на чл. 18 и чл. 22 от закона. Съгласно чл. 21 от ЗКПО, данъчният период за определяне на корпоративния данък е календарната година. Данъчната ставка на корпоративния данък е 10 на сто.

Следователно, за да се определи данъчният финансов резултат, следва да е определен счетоводният финансов резултат, който се преобразува за данъчни цели по реда на ЗКПО. По смисъла на §1, т. 16 от ДР на ЗКПО счетоводен финансов резултат е печалбата (загубата) по отчета за приходите и разходите (отчета за доходите) за определен период преди начисляване на разходите за данъци от печалбата.

За да бъдат признати за данъчни цели счетоводните разходи, следва да бъдат отчетени съобразно счетоводното законодателство, по аргумент на чл. 77 и чл. 78 от ЗКПО.

От представената в писмото информация не става ясно при условията и по реда на кои счетоводни стандарти се съставят и представят годишните отчети на дружеството, поради което се допуска, че предприятието прилага националните счетоводни стандарти. Приложение намират разпоредбите на Закона за счетоводството(ЗСч), СС 17 - "Лизинг", който определя начина за отчитане и оповестяване на лизинговите договори, в т.ч. експлоатационен (оперативен) лизинг; СС 2 - "Отчитане на стоково-материалните запаси" относно определяне на историческата цена на текущите материални активи, последващо признаване на историческата цена на разход за стоково материалните запаси (гориво, смазочни материали, резервни части и др.); СС 16 "Дълготрайни материални активи" и др. При прилагане на международните счетоводни стандарти като база за отчитане, следва да се съобразите с МСФО 16 "Лизинг", респективно разпоредбата на чл. 11а от ЗКПО, регламентираща данъчното третиране на договори за оперативен лизинг, съгласно МСС, при лизингополучатели.

За да бъдат данъчно признати счетоводните разходи, то същите следва да са документално обосновани (чл. 10 от ЗКПО), да са свързани с дейността и да не попадат в изрично изброените от ЗКПО хипотези, при които възниква данъчна постоянна или данъчна времена разлика.

По отношение на документалната обоснованост за целите на признаването на даден счетоводен разход за данъчни цели в чл. 10 от ЗКПО се съдържат изрични разпоредби, които се базират на изискванията на ЗСч. По силата на чл. 10, ал. 1 от ЗКПО счетоводен разход се признава за данъчни цели, когато е документално обоснован чрез първичен счетоводен документ по смисъла на ЗСч, отразяващ вярно стопанската операция. В ал. 2 от същата разпоредба се доуточнява, че счетоводен разход се признава за данъчни цели и когато в първичния счетоводен документ липсва част от изискуемата информация по ЗСч, при условие че за липсващата информация са налице документи, които я удостоверяват.

Следва да се има предвид, че разходът за гориво във връзка с експлоатацията на МПС следва да се разглежда в съвкупност с други разходи свързани с експлоатацията на МПС, а именно с разходи за горивни и смазочни материали и други консумативи, резервни части и др. Разходите за експлоатация на МПС следва да бъдат съобразени и с различни експлоатационни условия, атмосферни условия и др. В тази връзка първичният счетоводен документ и/или пътният лист, пътната книжка трябва да съдържа информация не само за пропътуваните километри, но и описание на маршрута, които дават информация за фактическия разход на гориво, смазочни материали и други разходи, свързани с експлоатацията на МПС, съгласно нормите за разход на гориво на 100 км пробег на конкретното МПС и пропътувани километри.

Счетоводният разход за гориво и други разходи свързани с експлоатацията на МПС се обвързва и с наличието на други документи, като такси за паркинг, разменена кореспонденция между страните по доставка на стоки и услуги, а в конкретния случай с договора за предоставяне на МПС. Съставянето на тези или други документи, се определя от наличието на информация за стопански факти и стопански операции, която се удостоверява с документа. Същото е и във връзка с изискванията на закона, а именно счетоводството на предприятията да осигури всеобхватно хронологично регистриране на счетоводните операции (чл. 11, ал. 1 от ЗСч.).

Следователно счетоводните разходи свързани с експлоатацията на наето МПС, е необходимо да са документално обосновани, да са свързани с дейността на дружеството, за да не подлежат на данъчна регулация.

В тази връзка, липсата на документална обоснованост за извършените счетоводни разходи на дружеството свързани със заплащане на горива, смазочни материали, резервни части, авторемонтни услуги и др. за ползване на наето МПС, е нарушение на счетоводното и данъчно законодателство, тези счетоводни разходи не се признават за данъчни цели, по реда на чл. 26, т. 2 от ЗКПО. Отразените счетоводни разходи въз основа на първичните счетоводни документи следва да са свързани с дейността на дружеството, недоказването на което води до непризнаване на разходите несвързани с дейността за данъчни цели по реда на чл. 26, т. 1 от ЗКПО.

Непризнатите разходи на основание чл. 26, т. 1 и т. 2 от закона, представляват данъчни постоянни разлики и с тях се извършва увеличение на счетоводния финансов резултат при определяне на данъчният финансов резултат (данъчна печалба/загуба).

По втори въпрос:

При хипотезата, че наетото МПС се използва както за дейността на дружеството, така и за лично ползване, то следва да се има предвид, че с данък върху разходите се облагат документално обосновани разходи в натура, свързани със собствени, наети и/или предоставени за ползване активи, предоставени за лично ползване и/или свързани с използване на персонал, от работници, служители и лица, наети по договори за управление и контрол. Понятието "разходи в натура" е дефинирано за целите на ЗКПО в § 1, т. 83 от ДР на ЗКПО.

В случай че работодателят избере (по аргумент на чл. 24, ал. 3 от ЗДДФЛ) разходите в натура, свързани с предоставените за лично ползване на превозни средства, да се обложат с данък върху разходите, данъчната основа, върху която се определя данъкът по чл. 204, ал. 1, т. 4 от ЗКПО, следва да се формира по реда на чл. 215а от ЗКПО. Данъчната ставка на данъка върху разходите е 3 на сто (изм. ДВ бр. 17/2022 г., в сила от 01.01.2022 г.). Правото на избор се упражнява по реда на чл. 217, ал. 3 от ЗКПО и не може да се прилага за отделни физически лица.

Следва да имате предвид, че за съдружник или собственик, който не се явява лице, наето по трудово правоотношение по смисъла на §1, т. 26 от ДР на ЗДДФЛ (в т.ч. по договор за управление и контрол или по правоотношение за полагане на личен труд по смисъла на §1, т. 26, б. "и" от ДР на ЗДДФЛ), правото на избор за облагане на доходите в натура, представляващи разходи в натура по смисъла на §1, т. 83 от ДР на ЗКПО, не е приложимо.

При констатиране на лично ползване на активи в тези случаи ще се приложи изцяло механизмът за данъчно третиране на скрито разпределение на печалбата по смисъла на т. 5 , б. "а" на §1 от ДР на ЗКПО, като последиците от това са следните:

- отчетеният счетоводен разход няма да бъде признат за данъчни цели и с него ще се увели счетоводният финансов резултат по реда на чл. 26, т. 11 от ЗКПО;

- ще бъде наложена санкция по реда на чл. 267 от ЗКПО в размер на 20 на сто от отчетения разход (тази санкция няма да се приложи само ако сумата е декларирана по съответния ред в годишната данъчна декларация по чл. 92 от ЗКПО за съответната година);

- ще бъде начислен 5 на сто данък върху дивидентите по реда на чл. 38, ал. 3 от ЗДДФЛ във връзка с § 1, т. 5, б. "в" от ДР на ЗДДФЛ.

Считам, че за прецизност следва да се отбележи, че по аргумент на чл. 107и от Кодекса на труда (КТ) (отнасящо се за допълнителни условия за извършване на работа от разстояние) работодателят осигурява за своя сметка необходимото за извършване на работата от разстояние оборудване, както и консумативи за функционирането му. Съгласно чл. 107и, ал. 5 от КТ в индивидуалния трудов договор може да се уговори използването на собствено оборудване на работника и служителя, както и всички права и задължения, произтичащи от това.

По трети въпрос:

Условията и редът за упражняване правото на приспадане на данъчен кредит са регламентирани в разпоредбите на Глава седма от ЗДДС, като ограниченията на това право са регламентирани в нормата на чл. 70 от същия закон. По силата на чл. 69, ал. 1 от същия закон когато стоките и услугите се използват за целите на извършваните от регистрираното лице облагаеми доставки, лицето има право да приспадне данъка за стоките и услугите, които доставчикът - регистрирано по този закон лице, му е доставил или предстои да му достави, начисления данък при внос на стоки и изискуемия от него данък като платец по глава осма.

Ограниченията на правото на приспадане на данъчен кредит са регламентирани с текстовете на чл. 70, ал. 1 от ЗДДС, като в ал. 3 от цитираната правна норма са предвидени изключения от тези правила.

По смисъла на чл. 70, ал. 1, т. 1 - 3 от ЗДДС, правото на приспадане на данъчен кредит не е налице, независимо че са изпълнени условията на чл. 69 или 74, когато:

1. стоките или услугите са предназначени за извършване на освободени доставки по глава четвърта;

2. стоките или услугите са предназначени за безвъзмездни доставки или за дейности, различни от икономическата дейност на лицето;

3. стоките или услугите са предназначени за представителни или развлекателни цели.

С оглед на гореизложеното, правото на приспадане на данъчен кредит е в пряка зависимост от доставките, които лицето извършва или предстои (има намерение) да извършва и за да е налице правото на приспадане на данъчен кредит е необходимо получените стоки и услуги да се използват за извършване на последващи облагаеми доставки. Също така, тъй като предназначението на една стока или услуга за целите на извършваните от лицето облагаеми доставки обуславя наличието правото на приспадане на данъчен кредит за същите, то това право е налице относно стоки и услуги, чието осигуряване е за нуждите на независимата му икономическа дейност. Правото на данъчен кредит не е обвързано с обстоятелството, закупените стоки или услуги да са закупени през данъчния период, когато са документирани облагаемите доставки от страна на лицата, но в ЗДДС и Правилника за прилагане на закона за данък върху добавената стойност(ППЗДДС), са разписани правила, при определени условия, ако задълженото лице е ползвало правото на данъчен кредит (изцяло, частично или пропорционално на степента на използване за независима икономическа дейност) при покупката на дадена стока или услуга, в случай че настъпят упоменатите в закона и правилника обстоятелства, да се извърши задължителна корекция на ползвания данъчен кредит или да се начисли ДДС.

Същевременно нормата на чл. 70, ал. 1, т. 2 от ЗДДС транспонира разпоредбата на чл. 168 от Директива 2006/112/ЕО на Съвета от 28 ноември 2006 година относно общата система на данъка върху добавената стойност(Директива 112/2006/ЕО). В чл. 168 от директивата се съдържа формулировката, че данъчно задълженото лице има право да приспадане по отношение на доставката за него на стоки или услуги "доколкото стоките и услугите се използват за целите на облагаемите му сделки". В Директивата за ДДС не се говори за това предприятието да е обусловило придобиването на получените доставки в рамките на причинно-следствена връзка с неговата икономическа дейност. Напротив, изисква се да е налице определено използване от страна на предприятието. Правото в областта на ДДС има за цел правилното облагане на потребителя. Поради това понятието за използване, е по-тясно от понятието за обусловеност.

По смисъла на чл. 12 от ЗДДС облагаема доставка е всяка доставка на стока или услуга по смисъла на чл. 6 и 9, когато е извършена от данъчно задължено лице по този закон и е с място на изпълнение на територията на страната, както и доставката, облагаема с нулева ставка, извършена от данъчно задължено лице, освен в случаите, в които този закон предвижда друго.

От друга страна чл. 6, ал. 3 и чл. 9, ал. 3 от ЗДДС посочват за възмездна доставка на стока и услуга за целите на закона:

- отделянето или предоставянето на стоката за лично ползване или употреба на данъчно задълженото лице, на собственика, на неговите работници и служители или по-общо за цели, различни от независимата икономическа дейност на данъчно задълженото лице, при условие че при производството, вноса или придобиването и е приспаднат данъчен кредит изцяло, частично или пропорционално на степента на използване за независима икономическа дейност (чл. 6, ал. 3, т. 1 от ЗДДС);

- предоставянето на услуга за личните нужди на данъчно задълженото лице, на собственика, на работниците и служителите или по-общо за цели, различни от независимата икономическа дейност на данъчно задълженото лице, при извършването на която се използва стока, при производството, вноса или придобиването на която е приспаднат изцяло или частично данъчен кредит (чл. 9, ал. 3, т. 1 от ЗДДС). Алинея 3, т.1 не се прилага за използвани стоки, за които е упражнено право на данъчен кредит по чл. 71а, 71б и 73б по смисъла на ал. 5;

- безвъзмездното предоставяне на услуга за лични нужди на данъчно задълженото физическо лице, на собственика, на работниците и служителите или по-общо за цели, различни от независимата икономическа дейност на данъчно задълженото лице (чл. 9, ал. 3, т. 2 от ЗДДС);

Съгласно чл. 6, ал. 4 и чл. 9, ал. 4 от ЗДДС, ал. 3 на чл. 6 и ал. 3 на чл. 9 от ЗДДС не се прилага при:

- предоставянето на специално, работно, униформено и представително облекло и на лични предпазни средства от работодателя на неговите работници и служители, включително на тези по договори за управление, за целите на икономическата дейност на лицето (чл. 6, ал. 4, т. 1 от ЗДДС);

- отделянето или предоставянето на стока за лично ползване или употреба на данъчно задълженото лице, на собственика, на неговите работници и служители или за цели, различни от независимата икономическа дейност на данъчно задълженото лице, предизвикано от крайна нужда или непреодолима сила (чл. 6, ал. 4, т. 3 от ЗДДС);

- безвъзмездното предоставяне на транспортно обслужване от местоживеенето до местоработата и обратно от работодател на неговите работници и служители, включително на тези по договори за управление, когато е за целите на икономическата дейност на лицето (чл. 9, ал. 4, т. 1 от ЗДДС);

- предоставянето на услуга за лични нужди на данъчно задълженото лице, на собственика, на неговите работници и служители или за цели, различни от независимата икономическа дейност на данъчно задълженото лице, предизвикано от крайна нужда или непреодолима сила (чл. 9, ал. 4, т. 5 от ЗДДС).

Също така, независимо че буквалният прочит на разпоредбата на чл. 69 от ЗДДС води до разбирането, че направените разходи следва да имат пряка и непосредствена връзка с конкретни облагаеми доставки, следва да се има предвид, че упражняването на независима икономическа дейност изисква в определени случаи лицето да извършва разходи, които не могат да бъдат пряко отнесени към нито една доставка с право на приспадане на данъчен кредит.

Съгласно постоянната съдебна практика на Съда на Европейската общност (СЕО), понастоящем СЕС е определил наличието на пряка и непосредствена връзка между определена получена доставка и една или повече извършени доставки, които пораждат право на приспадане на ДДС, е необходимо по принцип, за да се признае на данъчнозадълженото лице право на приспадане на ДДС, начислен върху получената доставка, както и за да се определи обхватът на това право ( Решение от 8 юни 2000 г. по дело C 98/98 Midland Bank, Решение от 22 февруари 1998 г. по дело C 408/98 Abbey National, Решение от 08.02.2007 г. по дело C-435/05 Inverstrand).

В практиката на СЕС е прието, че е налице право на приспадане в полза на данъчно задълженото лице дори при липса на пряка и непосредствена връзка между определена получена доставка и една или повече извършени доставки, пораждащи право на приспадане, когато разходите за въпросните услуги са част от общите разходи на това лице и като такива представляват елементи, формиращи цената на стоките или услугите, които то доставя. Разходи от този вид в действителност имат пряка и непосредствена връзка с цялостната икономическа дейност на данъчно задълженото лице, каквито биха могли да се считат разходите за закупено гориво за наетите транспортни средства за транспортиране на храни и напитки от съответните заведения за хранене до крайните клиенти, извършени възмездно, каквато е и част от дейност на задълженото лице.

С оглед спазването на разпоредбите на ЗДДС, освен всички други изисквания за наличието на право на данъчен кредит, следва да се посочи, че същото е обвързано с определен данъчен период, през който възниква, както и с упражняваното му в определен срок. Периодът за упражняване на правото на приспадане на данъчен кредит е определен в разпоредбата на чл. 72 от ЗДДС. В случай че лицето е пропуснало срока по чл. 72 от ЗДДС за упражняване на правото на приспадане на данъчен кредит, то правото на данъчен кредит се погасява и последното не може да бъде упражнено чрез извършване на корекции на грешки по реда на чл. 126 от ЗДДС.

От изложеното може да се обобщи, че ако закупеното гориво с предоставените карти на т.н. куриери - физически лица, назначени по трудови договори се използва изцяло във връзка с извършваната от дружеството независима икономическа дейност, т.е. тази покупка е пряко свързани с извършването на облагаеми доставки, то ще е налице право на приспадане на данъчен кредит по ЗДДС, при изпълнение на условията на чл.71, т. 1 от ЗДДС и спазване на срока по чл. 72 от ЗДДС.

Ако покупката не е свързана с извършваната услуга, както и с независимата икономическата дейност на задълженото лице, за лицето няма да е налице право на приспадане на данъчен кредит по ЗДДС. В тази връзка следва да се има предвид, че осигуряването на безплатен транспорт на лица от тяхното местоживеене до местоработата им по принцип задоволява техните лични нужди и следователно се използва за дейности, различни от икономическата дейност на данъчно задължените лица, в какъвто смисъл е и практиката на СЕС (решение от 18.07.2013 г. по дело C-124/12).

По четвърти въпрос:

Предвид обстоятелството, че част от закупеното гориво е възможно да се използва и за лични нужди от физическите лица (куриери), т.е. и за дейности различни от независимата икономическа дейност е необходимо да се запознаете с указание на изпълнителния директор на НАП с изх. № 20-00-15/22.01.2016 г., което е публикувано на интернет страницата на НАП на адрес www.nra.bg., относно данъчно третиране по ЗДДС на използването и отделянето на стоки за лични нужди на данъчно задълженото лице. Същото е валидно и когато от страна на дружеството бъде установено, че дадено лице или лица са използвали част от зареденото гориво за лични цели.

Необходимата за установяване на ползването на стоката документация не е посочена в нормативната уредба. Все пак следва да бъде припомнено, както е посочено и в цитираното по-горе становище, че съгласно чл. 123 от ЗДДС и чл. 242 от Директивата за ДДС, данъчно задължените лица са длъжни да поддържат достатъчно подробна документация, която да позволява установяването на техните задължения. В този смисъл според избрания от лицето метод за проследяване на ползването следва да се поддържа и придружаваща документация, доказваща коректното и последователно прилагане на избрания метод. Същата би следвало да съответства на избраната от предприятието система за вътрешен контрол, удостоверяваща връзката между счетоводните документи и действителното положение. Това може бъде осъществено чрез всякакъв контрол на стопанската дейност, който създава надеждна одитна следа и дава възможност за проследяване на всички елементи на стопанската операция в тяхната взаимовръзка, например поддържане на дневни или седмични отчети за изминато разстояние и маршрути или продължителност на ползването, включително в електронен вид. Ангажимент на задълженото лице е да определи лицата, отговарящи за изготвянето им, и честотата на изготвяне. По отношение ползването на автомобилите за целите на правилното определяне на данъчната основа на безвъзмездна, приравнена на възмездна, доставка лицата могат да ползват и пътни листове, разходо-оправдателни документи за използвано гориво и др. За разграничаването на стопанското и лично ползване по принцип могат да се ползват такива методи и документиране, каквито лицето обичайно използва за документиране и контрол на стопанската си дейност.

В случай че дружеството поддържа и съхранява подробна информация от данни (чрез GPS система и чрез система за следене на направените от куриерите поръчка), както е описано в запитването, която по категоричен начин доказва каква част от зареденото гориво се използва за независимата икономическа дейност на лицето, считам, че необходимостта от съставяне на пътни листове за изминатите километри не е задължителна.

Следва да бъде отбелязано, че ако поддържаната и съхранявана информация с данни не е достатъчна за доказване на използваното гориво за независимата икономическа дейност, дружеството не може да прилага автоматично равното разделяне на направената покупка за стопанското и лично ползване, т.е. ползване на право на данъчен кредит в размер 50 на сто от начисления данък, като не се начислява данък за личното ползване, аналогичен на метода по чл. 215а, ал. 2, т. 2 от ЗКПО. В ЗДДС липсва разпоредба, която да указва такава пропорция, както е в ЗКПО.