НАП: Определяне и изисквания към софтуер за управление на продажбите в търговски обект по Наредба № Н-18

Относно: прилагане на разпоредбите на Наредба № Н-18/13.12.2006 г. за регистриране и отчитане на продажбите в търговски обекти чрез фискални устройства, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин, изм. и доп. ДВ, бр. 80 от 28.09.2018 г.

Въпрос 1:

Въпрос: "Допустимо ли е използването едновременно в един търговски обект на два софтуера - един за управление на продажбите, за издаване на продажни фактури и касови бележки, отговарящ на изискванията на Наредба Н-18 и един счетоводен софтуер (непокриващ изискванията на Наредба Н-18), в който се завеждат доставките, превъвеждат се продажбите (или се импортират) и има възможност да се следят складови наличности и плащания?"

Характеристиките на софтуер за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО) включват въвеждане, автоматизирана обработка и съхранение в база данни на информация за количество, вид и продажна цена на заявени от клиент стоки и/или услуги и отразяване на тяхното предоставяне/заплащане.

В случай че използваният в търговския обект счетоводен софтуер притежава посочените характеристики, този софтуер представлява СУПТО и за него трябва да бъде декларирано съответствие с изискванията на Наредба № Н-18/2006 г.

Извод: Едновременното използване на два софтуера е допустимо само ако вторият (счетоводен) софтуер не притежава характеристиките на СУПТО; ако ги притежава, той се счита за СУПТО и трябва да отговаря на Наредба № Н-18/2006 г. и да бъде деклариран като такъв.

Въпрос 2:

Въпрос: "Допустимо ли е използването едновременно в един търговски обект на отделен модул от софтуер, който отговаря на изискванията на Наредба Н-18 за управление на продажбите, с който се издават продажни фактури и касови бележки и "интегрирана система" /която не отговаря на изискванията на Наредба Н-18/, включваща модули за осчетоводяване, следене на склад и разплащания?"

Необходимо е да бъде изпълнено изискването в т. 3 от Приложение № 29 на Наредба № Н-18/2006 г., а именно: когато СУПТО е модул от софтуер, останалите модули не могат да имат дублираща функционалност за управление на продажбите или функционалност, целяща заобикаляне на изискванията на наредбата.

Извод: Допустимо е използването на модул СУПТО заедно с интегрирана система само ако останалите модули нямат дублираща функционалност за управление на продажбите и не целят заобикаляне на изискванията на Наредба № Н-18/2006 г., съгласно т. 3 от Приложение № 29.

Въпрос 3:

Въпрос: "Достатъчно условие ли е за използването на един софтуер в търговски обект да не е налице задължение за издаване на фискален касов бон (например поради факта, че касовия апарат се управлява от друг софтуер за управление на продажбите), за да не е необходимо да бъде определян като софтуер за управление на продажбите и да не бъде деклариран като такъв в НАП, независимо от функционалността му /имайки предвид, че всички продажби и касови бонове се издават от друг софтуер отговарящ на изискванията на Наредба Н-18?"

Всеки софтуер, притежаващ характеристиките на софтуер за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО) съгласно определенията в § 1, т. 84 от ДР на ЗДДС и в § 1, т. 19 от ДР на Наредба № Н-18/2006 г., трябва да отговаря на изискванията на наредбата и за него да е подадена декларация по реда на чл. 52б.

За определяне на даден софтуер като СУПТО е без значение дали той е свързан или не с фискалните устройства в обекта.

Извод: Липсата на задължение за издаване на фискален касов бон чрез даден софтуер не е достатъчно условие той да не се определя като СУПТО; ако притежава характеристиките по § 1, т. 84 от ДР на ЗДДС и § 1, т. 19 от ДР на Наредба № Н-18/2006 г., софтуерът е СУПТО и подлежи на деклариране, независимо от връзката му с фискалните устройства.

Въпрос 4:

Въпрос: "Допустимо ли е софтуер да работи в три режима - режим "СУПТО", покриващ изискванията на Наредба Н-18, режим "съвместно с друг СУПТО" непокриващ изискванията на Наредба Н-18, но и непозволяващ да се издават продажни фактури и касови бонове, и режим "Счетоводство", непокриващ изискванията на Наредба Н-18, но позволяващ да се обработват продажни фактури /издадени от друг СУПТО или ръчно написани/? Софтуерът ще работи в един от трите режима в зависимост от това дали се използва в търговски обект имащ задължение за издаване на фискални касови бонове, в търговски обект съвместно с друг СУПТО или в счетоводен офис, където няма задължение за издаване на фискални касови бонове."

Не се допуска софтуер (наименование и версия), за който е декларирано съответствие с изискванията на Наредба № Н-18/2006 г., да работи в режим, различен от декларирания.

Извод: Софтуер с конкретно наименование и версия, за който е декларирано съответствие с Наредба № Н-18/2006 г., не може да работи в друг, недеклариран режим, включително режими "съвместно с друг СУПТО" или "Счетоводство".