НАП: Използване на СУПТО и задължения за деклариране и свързване с фискални устройства по Наредба № Н-18/2006 г.

Представена е следната фактическа обстановка:

Фирмата произвежда авточасти и други метални резервни части и детайли, предназначени за различни области на промишлеността, както и извършва металообработващи услуги. Основният материален ресурс за дейността е стомана. В обекта се извършва както производствената дейност, така и продажби на клиенти, като плащанията са както в брой, така и по банков път.

Продажбите се фактурират на хартиен носител - фактури от кочан, по които плащанията са както в брой, така и по банков път. За продажбите, по които плащанията са в брой, се издава фискален бон от касов апарат, с който се работи в ръчен режим.

Използват се три отделни софтуерни модула - "Счетоводство", "Фактури" и "Заплати и персонал". В софтуера за фактуриране "Фактури" се въвеждат продажби, за които плащанията са единствено по банков път. Фактурите за извършени продажби (само по банков път), издавани от този модул, са малко на брой - от 2 до 5 месечно. Използването на този модул се е наложило основно заради фактурирането на продажба по вътреобщностна доставка (ВОД), чрез който се създава и INVOICE, изискван от клиента.

Подготвя се модул "Фактури", който да отговаря на изискванията за софтуер за управление на продажби в търговски обект (СУПТО). Тоест, ще има СУПТО и в същото време 99% от продажбите ще се фактурират от кочан на хартия, като за тези в брой ще се издава фискален бон от ЕКАФП, който трябва да бъде сменен с нов модел, отговарящ на изискванията на Наредба № Н-18/2006 г.

Поставени са следните въпроси:

Въпрос №1: След инсталацията в търговския обект на СУПТО, задължено ли е дружеството да го декларира пред НАП, след като той ще се ползва, както и досега, за издаване на фактури за извършени продажби, плащанията по които са само и единствено по банков път?

Отговор:

Съгласно §1, т. 84 от ДР на ЗДДС "софтуер за управление на продажби в търговски обект" е всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологиите за реализацията му, използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обект, за които е налице задължение за издаване на фискален бон.

Съгласно §1, т. 19 от ДР на Наредба № Н-18/2006 г. "управление на продажбите" чрез използване на софтуер за управление на продажбите в търговски обект е процес по автоматизирана обработка на информация за извършване на продажби на стоки или услуги, включващ проследяване на движението на стоките или изпълнението на услугите от заявяването им до тяхното предоставяне и/или извършване на плащане.

Задължително изискване, заложено в определението, е обработката на информацията да бъде автоматизирана. Това означава, че софтуерът автоматизирано обработва и съхранява в база данни въвеждана информация за количество, вид и продажна цена на заявени от клиент стоки и/или услуги и отразява тяхното предоставяне/заплащане.

Предвид изложеното в запитването, при въвеждане на СУПТО по смисъла на ДР на ЗДДС и ДР на Наредба № Н-18/2006 г., този софтуер следва да отговаря на всички изисквания съгласно Приложение № 29 на наредбата, включително да бъде свързан и да управлява фискалното/ите устройство/а в обекта и да генерира уникален номер за всяка продажба (УНП), независимо от начина, по който тя ще бъде заплатена.

Съгласно чл. 52з от Наредба № Н-18/2006 г. за дружеството възниква задължение в срок до 7 дни от инсталирането на СУПТО да подаде по електронен път с квалифициран електронен подпис по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс чрез електронна услуга в Портала за е-услуги на НАП информация съгласно Приложение № 32 от наредбата.

С последното изменение на Наредба № Н-18/2006 г. (изм. и доп., ДВ, бр. 9 от 31.01.2020 г.) срокът за лицата по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС за привеждане в съответствие с изискванията на наредбата е 31.07.2020 г., а срокът за подаване на информация съгласно Приложение № 32 - 30.09.2020 г.

Извод: След инсталиране на СУПТО в търговския обект дружеството е задължено да го декларира пред НАП по реда и в сроковете на чл. 52з от Наредба № Н-18/2006 г., независимо че чрез него ще се издават фактури само за продажби, платими единствено по банков път.

Въпрос №2: Поради факта, че почти всички продажби, с малки изключения, се документират с фактури от кочан, написани ръчно, и ще продължат да се документират по този начин, ще е задължено ли дружеството да въведе нов ЕКАФП, отговарящ на новите изисквания на Наредба № Н-18/2006 г., в срок 31.03.2019 г., с който ще издаваме в ръчен режим фискални бонове за плащанията в брой, или в по-късен срок от 30.09.2019 г.?

Отговор:

Съгласно чл. 52з, ал. 3 от Наредба № Н-18/2006 г. лицата по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС могат да използват в търговски обект, в който се извършват продажби на стоки и услуги, за които е налице задължение за издаване на фискален бон (ФБ), само софтуер/и за управление на продажбите, отговарящ/и на посочените в Приложение № 29 изисквания, като софтуерът/ите задължително следва да управлява/т всички фискални устройства (ФУ) в този обект.

В тази връзка дружеството би нарушило изискванията на Наредба № Н-18/2006 г. в случай, че в един и същи търговски обект използва СУПТО за издаване на фактури по банков път и същевременно използва несвързано със софтуера фискално устройство за издаване на фискални бонове за регистриране на плащания в брой по продажби, за които издава фактури от кочан.

В писмото е посочено, че "в обекта се извършва както производствената дейност, така и продажби на клиенти". Това означава, че след въвеждане в експлоатация на софтуер за управление на продажбите, този софтуер трябва да бъде свързан и да управлява всички фискални устройства в обекта.

В софтуера трябва да се отразяват всички продажби, като за тези от тях, които се заплащат в брой, с банкова дебитна или кредитна карта или по друг начин, изискващ издаване на фискален бон съгласно чл. 118, ал. 3 от ЗДДС, следва да се издава ФБ от управлявано от софтуера фискално устройство. Последното може да бъде или фискален принтер, или ЕКАФП, работещ в режим на фискален принтер.

Чрез СУПТО следва да се издават и всички фактури, независимо от начина на плащане на отделните продажби.

Извод: След въвеждане на СУПТО в обекта дружеството е длъжно да използва фискално устройство, което се управлява от този софтуер и отговаря на изискванията на Наредба № Н-18/2006 г., като всички продажби и всички фискални бонове трябва да минават през СУПТО, без да се използва отделно несвързано ЕКАФП в ръчен режим.

Въпрос №3: След като изискването е СУПТО да е свързан с касовия апарат, ще може ли за плащанията в брой, документирани с фактура от кочан, да се издава фискален бон ръчно от ЕКАФП? Ако отговорът по въпрос т. 3 е отрицателен, трябва ли този софтуер за фактуриране "Фактури" да не се използва в търговския обект, в който се извършват продажбите, за да не се счита за СУПТО, и да може за останалите фактури за продажби, издавани от кочан ръчно на хартия, за тези продажби да се издава фискален бон от ЕКАФП по ръчен начин?

Отговор:

Посочено е, че отговорите на предходните два въпроса в голяма степен отговарят и на настоящия въпрос.

Обръща се внимание, че евентуално обособяване в търговския обект на две отделни помещения, в едното от които да се използва СУПТО, а в другото - да се издават фискални бонове от ЕКАФП и фактури от кочан, не би довело до изпълнение на изискванията на наредбата, доколкото тези две помещения не могат да се третират като самостоятелни търговски обекти.

Извод: Не е допустимо в рамките на един и същи търговски обект част от продажбите да се управляват чрез СУПТО, а за други да се издават фактури от кочан и фискални бонове от ЕКАФП в ръчен режим, включително чрез формално разделяне на обекта на две помещения, тъй като това не изпълнява изискванията на Наредба № Н-18/2006 г.