НАП: Издаване на служебни бележки по чл. 45 ЗДДФЛ и прилагане на новите образци за 2014 г.

Във връзка с писмено запитване относно прилагането на чл. 45 от Закона за данъците върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ) се излага следното становище.

На основание чл. 45, ал. 1 от ЗДДФЛ, при поискване от лицето, работодателят по основното трудово правоотношение издава не по-късно от 31 януари на следващата година служебна бележка по образец за придобития през годината облагаем доход и за удържания през годината данък. Ако служебната бележка не е поискана от работника/служителя до 31 януари на следващата година, такава се издава при поискване и след този срок, съгласно чл. 45, ал. 5 от ЗДДФЛ.

Извод: Работодателят по основното трудово правоотношение е длъжен да издаде служебна бележка по чл. 45, ал. 1 от ЗДДФЛ при поискване от лицето до 31 януари на следващата година, а при непоискване в този срок - при последващо поискване, без ограничение във времето.

Служебна бележка по образец за доходи от трудови правоотношения се издава по инициатива на работодателя в случаите по чл. 45, ал. 2 от ЗДДФЛ, а именно когато:

• трудовото правоотношение е прекратено през течение на годината;
• доходът е от правоотношение по § 1, т. 26, буква "и" от допълнителните разпоредби на закона;
• платецът не е работодател по основното трудово правоотношение към 31 декември на данъчната година - това обстоятелство се установява с писмена декларация, предоставена от работника/служителя;
• удържането/възстановяването на данъка по чл. 49, ал. 5 и 6 от ЗДДФЛ не е извършено до 31 януари на следващата година.

В тези случаи, на основание чл. 45, ал. 6 от ЗДДФЛ, служебните бележки се издават в следните срокове:

• до един месец от датата на последното плащане по прекратеното трудово правоотношение, но не по-късно от 31 декември на данъчната година;
• до 10 януари на следващата година - за доходите от правоотношение по § 1, т. 26, буква "и" от допълнителните разпоредби на ЗДДФЛ, както и когато платецът не е работодател по основното трудово правоотношение на съответния работник или служител;
• до 5 февруари на следващата година - когато удържането/възстановяването на данъка по чл. 49, ал. 5 и 6 от ЗДДФЛ не е извършено до 31 януари на следващата година.

Извод: В изброените в чл. 45, ал. 2 от ЗДДФЛ хипотези работодателят издава служебната бележка по своя инициатива в сроковете по чл. 45, ал. 6 от ЗДДФЛ, без да е необходимо искане от работника/служителя.

На основание чл. 45, ал. 4 от ЗДДФЛ предприятието - платец на доходи по извънтрудови правоотношения или на доходи от наем и друго възмездно предоставяне за ползване на права или имущество - издава за изплатените доходи и удържания данък по реда на чл. 43 и чл. 44 от ЗДДФЛ сметка за изплатени суми и служебна бележка по утвърдени образци, които предоставя на лицето, придобило дохода. Служебната бележка по чл. 45, ал. 4 от ЗДДФЛ се издава при поискване от лицето, придобило дохода, а когато лицето не е поискало издаването й - в срок до 15 април на следващата година.

Извод: Платците на доходи по извънтрудови правоотношения и наеми са длъжни да издават сметка за изплатени суми и служебна бележка по чл. 45, ал. 4 от ЗДДФЛ при поискване от лицето, а при липса на такова искане - най-късно до 15 април на следващата година.

Съгласно чл. 64, ал. 3 и 4 от ЗДДФЛ, образците на сметка за изплатени суми и на служебна бележка по този закон се утвърждават със заповед на министъра на финансите и се обнародват в "Държавен вестник". В тази връзка, със Заповед № ЗМФ-1420/04.12.2014 г. на министъра на финансите са утвърдени образци на служебни бележки за доходите от трудови правоотношения (образец 1 и 2), а със Заповед № ЗМФ-1423/04.12.2014 г. - сметка за изплатени суми и служебна бележка по чл. 45, ал. 4 от ЗДДФЛ (образец № 3 и 3а). Образците и заповедите, с които са утвърдени формулярите, са обнародвани в "Държавен вестник" бр. 105/19.12.2014 г.

Извод: От 19.12.2014 г. са в сила нови утвърдени и обнародвани образци на служебни бележки и сметки за изплатени суми по ЗДДФЛ, съгласно заповеди на министъра на финансите, издадени на основание чл. 64, ал. 3 и 4 от ЗДДФЛ.

Счита се, че служебните бележки, издадени в съответствие с правилата на чл. 45 от ЗДДФЛ до 19 декември 2014 г. (датата на обнародване на новите образци), не е необходимо да бъдат преиздавани и могат да бъдат прилагани към годишните данъчни декларации по чл. 50 от ЗДДФЛ за 2014 г. Служебните бележки, издадени след тази дата, трябва да са в съответствие с новоутвърдените образци.

Извод: Старите образци на служебни бележки, издадени до 19.12.2014 г., са валидни за прилагане към годишните данъчни декларации за 2014 г. и не подлежат на преиздаване, докато след тази дата следва да се използват единствено новите образци.

В новите образци на служебните бележки по чл. 45, ал. 1 и 2 от ЗДДФЛ за доходите от трудови правоотношения (образец 1 и 2) се попълва допълнителна информация от работодателя (при поискване от работника/служителя), необходима за целите на данъчното облекчение по чл. 22б от ЗДДФЛ. Това са редове 1, 2.1 и 19 от образец 1 и редове 1 и 2.1 от образец 2. Тази информация не фигурира в старите формуляри, но е крайно необходима за лицата, които ще ползват данъчно облекчение за доходи, непревишаващи минималната работна заплата.

В тези случаи, с цел коректно попълване на данните в годишната данъчна декларация, при поискване от страна на работника/служителя се приема, че работодателят трябва да издаде новия образец на служебна бележка по чл. 45, ал. 1 и 2 от ЗДДФЛ (образец 1 или 2).

Извод: Когато работник/служител ще ползва данъчно облекчение по чл. 22б от ЗДДФЛ и поиска това, работодателят следва да издаде служебна бележка по новия образец 1 или 2, тъй като само те съдържат необходимата допълнителна информация за целите на облекчението.