НАП: Прилагане на изискванията на Наредба № Н-18/2006 г. при използване на СУПТО и мобилни фискални устройства

Изложена е следната фактическа обстановка:

Фирма "........" извършва продажба и търговия с книги на един адрес. В този офис се обработват заявки от търговци и заявки от електронен магазин. Плащанията за двете дейности се извършват в брой, с наложен платеж, с карта и чрез PayPal.

Фирмата използва един и същ СУПТО през няколко работни места (акаунти), който е регистриран и одобрен от НАП. Заявките от електронния магазин постъпват през модул за интеграция директно в СУПТО с непроменено съдържание по цени и количества на продукти и цена за доставка. Всяка заявка има УНП (уникален номер на продажбата), начин на плащане и куриер за доставка.

Заявките за търговци постъпват или през електронния магазин, или по имейл/телефон. Всички заявки по имейл/телефон се въвеждат ръчно и за тях се издават съответните документи - фактура или отчет за продажба (за физическите лица), а при плащане, различно от банков път, се издава и касова бележка към съответния документ.

Въпрос №1: Необходимо ли е фирмата да свърже 2 отделни касови апарата за двете различни дейности - електронен магазин и заявки за партньори?

Отговорът се основава на разясненията относно прилагането на Наредба №Н-18/2006 г. и по-конкретно на изискванията към СУПТО при импорт на данни за продажби от външни източници.

Допустимо е, когато търговец използва за електронния си магазин софтуер, притежаващ характеристики на СУПТО, но управлява продажбите си чрез друг СУПТО, за който е декларирано съответствие с изискванията на Наредба №Н-18/2006 г., всички поръчки, направени чрез електронния магазин, да се импортират в СУПТО чрез автоматизиран интерфейс и да се управляват в този СУПТО.

На интернет сайта на НАП - www.nap.bg, в рубрика "Полезно", тема "Ново! Касови апарати, електронни търговци, СУПТО", във файл с наименование "Импорт в СУПТО от външни източници на данни за продажби", са посочени изискванията към СУПТО в този случай. Те са следните:

• Данните за заявки/поръчки се импортират в СУПТО чрез автоматизиран интерфейс.
• Функционалността на СУПТО осигурява зареждане в базата данни на импортираната информация в пълен обем и с непроменено съдържание.
• В СУПТО се генерират УНП в момента на импорта на заявките/поръчките.
• За всички импортирани данни за продажби (заявки/поръчки) се съхранява следната структурирана информация:
  • дата и време на импорт в СУПТО;
  • източник на импорта (например наименование на електронния магазин, домейн и др.);
  • уникален номер на заявката, присвоен от софтуера на електронния магазин;
  • пълни данни за всяка импортирана заявка (съгласно първоначално импортираната информация).
• За всички импортирани заявки/поръчки софтуерът прави обвързка между номерата им, присвоени в софтуера на електронния магазин/онлайн платформата, и генерираните за тях УНП.

При изпълнение на тези изисквания не е необходимо да се използва отделно фискално устройство, на което да се регистрират продажбите, направени през електронния магазин.

Наредба №Н-18/2006 г. не въвежда изискване за броя фискални устройства, които да бъдат свързани към един СУПТО. Фискалното устройство може да бъде и само едно.

Извод: Не е необходимо фирмата да свързва две отделни фискални устройства за електронния магазин и за заявките за партньори; допустимо е използването на едно фискално устройство, свързано със СУПТО, при спазване на изискванията за импорт и обработка на данните от електронния магазин.

Въпрос №2: Фирма "......." извършва продажби 5-6 пъти в годината по няколко дни на организирани събития - Алея на книгата в различни градове. За тях фирмата използва отделен касов апарат без стационарен обект и извършва продажби при плащане в брой и с кредитна/дебитна карта. Издава на място за всяка продажба касова бележка със съответното плащане в момента. До сега на мястото на извършване на продажбата не е имало СУПТО. Въпросът е: Какви са най-добрите варианти за отчитане на тези събития съгласно Наредба №Н-18/2006 г. - със СУПТО на място? Могат ли продажбите да бъдат въведени в СУПТО след приключване на събитието и по какъв начин, без това да е в нарушение на наредбата и без да бъдат повторно преиздадени касовите бележки от свързания със СУПТО касов апарат?

Отговорът посочва два възможни начина на работа в тези случаи:

1. Ако реализацията на СУПТО позволява свързаност с отдалечено фискално устройство, мобилните фискални устройства, използвани за отчитане на продажбите по време на организираните събития, могат да се управляват от софтуера по начин, аналогичен на този, по който се управляват фискалните устройства в стационарния/ите обект/и.
2. Ако мобилните фискални устройства не се управляват от СУПТО, е възможно след приключване на съответното организирано събитие направените продажби да се отразят в софтуера:
   • всяка продажба индивидуално, или
   • като една обща продажба, съдържаща всички продадени артикули със съответните брой и цена.

При това отразяване в СУПТО трябва да се генерира УНП (за общата или за отделните продажби) съгласно изискванията, като въведените продажби следва да се приключат в софтуера без издаване на фискален бон.

За целта СУПТО трябва да предоставя възможност служителят да приключи продажбите, за които вече е издаден фискален бон от мобилното фискално устройство, чрез вид плащане, рефериращо към индивидуалния номер на фискалното устройство, на което са издадени фискалните бонове.

Извод: Продажбите на организираните събития могат да се отчитат или чрез директно управление на мобилните фискални устройства от СУПТО, или след събитието чрез въвеждане на продажбите в СУПТО (индивидуално или обобщено) с генериране на УНП и приключване без издаване на нов фискален бон, като плащането се отбелязва по начин, свързващ го с индивидуалния номер на мобилното фискално устройство.