НАП: Прилагане на Наредба № Н-18 и изискванията за СУПТО и УНП при продажби в различни търговски обекти

Становището е изготвено във връзка с поставени въпроси относно прилагането на Наредба № Н-18/2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин, с позоваване на разпоредбите на § 1, т. 84 от ДР на ЗДДС, чл. 26, ал. 1, т. 17 от Наредба № Н-18 и § 1, т. 19 от ДР на Наредба № Н-18.

Въпрос № 1

Въпрос: В случай че в един от обектите на дадено юридическо лице се извършват продажби в брой, следва ли Наредба № Н-18/2006 г. да се прилага за всички обекти на юридическото лице, или в нейния обхват попада само въпросният обект?

В търговски обект, в който се извършват продажби, за които е налице задължение за издаване на фискален бон, използваният софтуер за управление на продажбите (СУПТО) трябва да отговаря на всички изисквания на Наредба № Н-18/2006 г. Софтуерите, използвани в търговски обекти, в които не се извършват плащания, изискващи издаване на фискален бон, са извън регулацията на наредбата.

В случай че в търговските обекти на задълженото лице се използват модули от ERP-система, които автоматизирано обменят информация за извършваните в обектите продажби, и продажба, започнала в един от обектите, може да бъде завършена в друг обект, тогава във всички обекти на лицето следва да функционира софтуер, отговарящ на изискванията на наредбата.

Извод: Ако няма автоматизиран обмен на информация за продажбите между обектите и не се извършват плащания, изискващи фискален бон, Наредба № Н-18/2006 г. се прилага само за обектите, в които се извършват плащания, за които е задължително издаване на фискален бон; ако има ERP-модули с автоматизиран обмен и възможност продажба да започне в един обект и да завърши в друг, всички обекти трябва да работят със софтуер, отговарящ на изискванията на наредбата.

Въпрос № 2

Въпрос: Във връзка с въпрос 1: В счетоводството на юридическото лице е генерирана фактура за продажба по банков път. Във въпросния обект (офис) не се извършват продажби в брой и не е регистрирано фискално устройство, което според нашето тълкувание означава, че този офис не попада в обхвата на Наредба № Н-18/2006 г. На следващия ден клиентът отива в друг обект на юридическото лице, в който се осъществяват продажби в брой и има регистрирано фУ, като желае да заплати фактурата в брой. Какъв УНП трябва да се подаде към фискалното устройство при закриване на продажбата?

В случай че в двата обекта на задължено лице се използват два софтуера, първият от които е СУПТО, а вторият не притежава характеристиките на СУПТО, е възможно данни за продажби, отразени във втория софтуер, да бъдат импортирани в първия софтуер при спазване на изискванията в т. II от документа "Разяснения относно импорт в СУПТО от външни източници за продажби", публикуван на интернет страницата на НАП на адрес: https://nap.bg/page?id=744.

В случай че между използваните в обектите на задълженото лице софтуери не се обменя информация за извършваните в тях продажби, продажба, започнала в обект без СУПТО (в случая - открита, но неплатена), може да бъде завършена (закрита) в обект, в който се използва СУПТО (в случая - да бъде платена в брой), като тази продажба следва да бъде открита/отразена наново като такава, т.е. да се отрази и да се присвои уникален номер на продажбата (УНП).

В обекта без СУПТО, за фактурата с отразено плащане "по банка", по която не е извършено такова поради плащането ѝ в брой в другия обект, следва да се извършат необходимите счетоводни действия.

Посочено е, че повече информация може да бъде намерена на интернет страницата на НАП - раздел "За бизнеса", рубрика "Полезно" - "Ново! Касови апарати, електронни търговци, СУПТО", файл "Схеми СУПТО".

Извод: Когато няма обмен на информация между софтуерите в двата обекта, при плащане в брой във втория обект продажбата се отразява наново в СУПТО в този обект и се генерира нов УНП, а в обекта без СУПТО се правят съответните счетоводни корекции по фактурата с първоначално посочено плащане по банка.

Въпрос № 3

Въпрос: На 01.04.2019 г. юридическото лице започва да работи със софтуер за управление на продажбите, отговарящ на изискванията на Наредба № Н-18. На същата дата клиенти извършват плащания по фактури, издадени преди 31.03.2019 г., за които в софтуера не са генерирани УНП. Какъв уникален номер на продажбата трябва да се подаде към фискалното устройство при плащане на тези фактури, за да се отговори на изискването на чл. 26, ал. 1, т. 17 от Наредба № Н-18?

За продажби, които са открити преди въвеждането в експлоатация на СУПТО, няма задължение за генериране на УНП съгласно изискванията на Наредба № Н-18/2006 г.

При извършване на плащане по такива продажби, тъй като фискалното устройство работи под управление на СУПТО и съгласно чл. 26, ал. 1, т. 17 от наредбата фискалната касова бележка следва задължително да съдържа реквизита "УНП", се приема, че полето във втората и третата част от реквизита УНП може да бъде запълнено с "0", предвид че няма генериран такъв номер на документа.

Основанието във фискалния бон да е отразен УНП със стойности "0", т.е. полето да бъде без данни, е обстоятелството, че продажбата е открита с дата преди въвеждане в експлоатация на СУПТО.

Извод: При плащане по продажби, открити преди въвеждане на СУПТО и без генериран УНП, във фискалния бон, издаван от фискално устройство под управление на СУПТО, реквизитът "УНП" може да бъде попълнен с "0" във втората и третата част, като основание за това е датата на откриване на продажбата преди въвеждане на СУПТО.

Въпрос № 4 (ERP и отдалечен офис)

Въпрос: Юридическо лице има отдалечен офис в друг град, в който има регистриран СУПТО с име "С1" и работи локално без връзка към централния офис (Администрация). В централния офис има регистриран СУПТО, който е от тип ERP с име "ERP2". Всеки ден фактурите, издадени в "С1", трябва да се въвеждат ръчно (или трансферират) в софтуера "ERP2" за целите на отчетността и следене на продажбите. Какъв УНП (Уникален Номер на Продажба) трябва да получат тези фактури - УНП от "С1", нов УНП, генериран от "ERP2" или трябва да са без УНП?

Наредба № Н-18/2006 г. не поставя изискване фактурите да съдържат УНП, с изключение на случаите, когато фискалните касови бележки са и фактури по смисъла на ЗДДС и при условие, че отговарят на изискванията на ЗДДС.

Посочва се, че вероятно въпросът се отнася до въвеждане/импорт в "ERP2" на информация за продажби с УНП, генерирани в "С1". Допускат се и двете възможности при спазване на изискванията в т. I от документа "Разяснения относно импорт в СУПТО от външни източници за продажби", публикуван на интернет страницата на НАП на адрес: https://nap.bg/page?id=744.

Извод: Наредба № Н-18/2006 г. не изисква фактурите да съдържат УНП (освен когато фискалният бон е и фактура по ЗДДС), а при импорт на продажби от "С1" в "ERP2" са допустими и двата подхода относно УНП, при условие че се спазват изискванията на т. I от посочения документ на НАП.

Въпрос № 4 (авансово плащане в брой)

Въпрос: Как следва да се отрази предварителното заплащане на стоката в брой - внесен аванс в брой? Трябва ли да се генерира УНП и как се обработва впоследствие реалното вземане на стоката и издаването на фискален бон? Пример: в деня "Х" е внесен аванс в брой 100 лв., в деня "У" е взета стока за 80 лв.

При въвеждане на информация за продажба СУПТО генерира УНП. За авансово внесената сума от 100 лв. в деня "Х" се издава фискален бон, съдържащ генерирания УНП.

Предоставянето на стока за 80 лв. в деня "У" се отразява в софтуера без да се издава фискален бон, тъй като плащане в този ден няма.

Когато се прави доплащане за цялата поръчка, се издава фискален бон, съдържащ същия УНП, в случай че видът плащане изисква издаване на фискален бон.

Извод: При авансово плащане в брой се генерира УНП и се издава фискален бон с този УНП за аванса; при последващо предоставяне на стоката без плащане не се издава фискален бон, а при доплащане за поръчката се издава фискален бон със същия УНП, ако видът плащане налага издаване на фискален бон.