НАП: Определяне и изисквания към софтуер за управление на продажбите в търговски обект по Наредба № Н-18/2006 г.

ОТНОСНО: Въпроси във връзка с измененията в Наредба № Н-18/2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин.

Въпрос № 1

Налице е складово-производствен софтуер, който не управлява фискални устройства и не разполага с вградена възможност да го прави. Част от възможните операции в софтуера са: следене на стоковите наличности, заявки към доставчици, доставки на стоки и материали, производствени операции, трансферни операции между обекти на фирмата, оферти, гаранционни карти, въвеждане на информация за извършени продажби към клиентите и издаване на свързаните с това фактури, известия и стокови разписки. Поддържа се номенклатура на стоките и контрагентите.

Въпрос: Следва ли да се разбира в контекста на Наредба № Н-18, че софтуерът, описан по-горе, се квалифицира като система за управление на продажбите (СУПТО) и попада ли той в обсега на изискванията й, според които е налице задължение той да управлява всички фискални устройства в обекта и да е одобрен от НАП?

Отговор: На база описаната функционалност посоченият софтуер отговаря на определението за софтуер за управление на продажбите в търговски обект, съдържащо се в Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС). За да може да бъде използван след 30.09.2019 г., следва да бъде надграден така, че да отговори на всички изисквания съгласно Приложение № 29 от Наредба № Н-18/2006 г.

Извод: Описаният складово-производствен софтуер се квалифицира като СУПТО и след 30.09.2019 г. може да се използва само ако е приведен в съответствие с всички изисквания на Приложение № 29 към Наредба № Н-18/2006 г.

Въпрос № 2

Въпрос: Необходимо ли е складовият софтуер (описан във въпрос № 1) да е свързан към фискално устройство и да е одобрен от НАП при издаване на стокови разписки и фактури, по които е избрано банково плащане?

Отговор: Софтуер, притежаващ характеристиките и деклариран като софтуер за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО), трябва да отговаря на всички изисквания съгласно Приложение № 29 от Наредба № Н-18/2006 г., включително да е свързан и да управлява всички фискални устройства в търговския обект, както и да генерира уникален номер на всяка продажба (УНП), независимо че плащането на някои от продажбите изисква издаване на фискален бон (например в брой, с банкова дебитна или кредитна карта, с ваучер и др.), а плащането на други не изисква издаване на фискален бон (например продажбите, които ще бъдат платени по банков път).

Извод: Ако софтуерът е СУПТО, той задължително трябва да управлява всички фискални устройства и да отговаря на Приложение № 29, включително при издаване на документи за продажби с банково плащане.

Въпрос № 3

Въпрос: Възможно ли е версии на същия складово-производствен софтуерен продукт, които не са сред одобрените от НАП, но според Наредба № Н-18 се квалифицират като СУПТО, да се разпространяват и след 31.03.2019 г. към клиенти, които оперират единствено с банкови плащания, при положение, че продуктът бъде модифициран така, че да не позволява откриване и отпечатване на документи за продажба, за която е налице задължение за издаване на фискален бон (т.е. ще са възможни само продажби по банков път)?

Отговор: В случай че даден софтуер, деклариран като СУПТО, бъде модифициран с оглед да бъде използван само от търговци, приемащи плащания единствено по банков път, той може да бъде разпространяван под друго наименование и друга версия. Този софтуер би бил извън обхвата на регулацията, въвеждана със ЗДДС и Наредба № Н-18/2006 г.

Извод: Модифициран софтуер, който позволява само продажби с банково плащане и се разпространява като отделен продукт (с друго име и версия), е извън обхвата на ЗДДС и Наредба № Н-18/2006 г. и може да се разпространява и след 31.03.2019 г.

Въпрос № 4

Квалифицира ли се като система за управление на продажбите самостоятелен софтуерен продукт за фактуриране, който отговаря едновременно на всяко от следните условия:

• не е свързан по никакъв начин с регистрирането на плащанията и не може да управлява фискални устройства;
• служи единствено за издаване на фактури и известия;
• генерира/отпечатва опис на издадените фактури, без да включва в него информация за артикулите;
• поддържа списък със стоки и услуги (респективно техните цени), но не управлява тяхната наличност;
• поддържа списък с клиенти, на които се издават фактури;
• не е модул на друг софтуер, който се квалифицира като софтуер за управление на продажбите, нито обменя информация с такива софтуери.

Въпрос: По смисъла на Наредба № Н-18 издаването на фактура от фактуриращ софтуер (независимо от начина на плащане по фактурата) счита ли се за "управление на продажби"? Необходимо ли е такъв софтуер (за фактуриране) да е свързан с фискално устройство, респективно и да е одобрен от НАП?

Отговор: Характеристиките на СУПТО, изведени на база на определението за софтуер за управление на продажбите в търговски обект, съдържащо се в § 1, т. 84 от Допълнителните разпоредби (ДР) на ЗДДС, и определението за управление на продажбите, съдържащо се в § 1, т. 19 от ДР на Наредба № Н-18/2006 г., са подробно обяснени в публикувания на сайта на НАП материал "Какво е софтуер за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО)".

Когато т.нар. "фактуриращ софтуер" предоставя възможност за въвеждане на извършваните от даден търговец продажби на стоки/услуги по вид и продажна цена, осигурява автоматизирана обработка на информацията и я съхранява в база данни, той притежава характеристиките на СУПТО и следва да отговори на всички изисквания съгласно Приложение № 29 от Наредба № Н-18/2006 г.

Извод: Фактуриращ софтуер, който въвежда продажби по вид и цена, обработва ги автоматизирано и ги съхранява в база данни, се счита за СУПТО и трябва да отговаря на всички изисквания на Приложение № 29 към Наредба № Н-18/2006 г.

Въпрос № 5

Въпрос: Ако дадена фирма приема само плащания по банков път, не разполага с фискално устройство и издава единствено фактури от софтуер за фактуриране, задължително ли е софтуерът за фактуриране, с който работи, да отговаря на изискванията на Наредба № Н-18 и да е одобрен от НАП?

Отговор: Софтуерът, използван от дружество, което не приема плащания, изискващи издаване на фискален бон, е извън обхвата на определението за софтуер за управление на продажбите в търговски обект, съдържащо се в § 1, т. 84 от ДР на ЗДДС.

Извод: При фирма, която приема само банкови плащания и не използва фискално устройство, софтуерът за фактуриране не попада в обхвата на СУПТО и не е задължен да отговаря на изискванията на Наредба № Н-18 и да бъде одобрен от НАП.

Въпрос № 6

Ако в бъдеще бъде разработен нов продукт (или бъде модифициран съществуващ), който попада в хипотезата за "софтуер за управление на продажбите" и е съобразен с изискванията на Наредба № Н-18, възникват следните въпроси:

Въпрос 6.А

Въпрос: В Приложение № 29 към Наредба № Н-18 е записано, че "При въвеждане в софтуера на информация за продажба софтуерът генерира уникален номер на продажбата (УНП)". Пояснено е, че част от този номер е индивидуалният номер на фискално устройство. Как следва да се реализира това в случаите, при които се издава фактура или стокова разписка за продажба, за която плащането ще бъде извършено по банков път, а фирмата не приема плащания в брой и не разполага с фискално устройство, чийто индивидуален номер да се запише в УНП?

Отговор: Моля вижте отговора на Въпрос № 2 по-горе.

Извод: За реализиране на УНП следва да се прилагат принципите, изложени в отговора на Въпрос № 2, включително изискването СУПТО да управлява всички фискални устройства в обекта.

Въпрос 6.Б

Въпрос: Допустимо ли е вместо наименование на артикул във фискален бон да се запишат номерът и датата на фактурата (или на стоковата разписка), по която е издаден той (с количество = 1 бр. и цена, отговаряща на крайната сума по фактурата)?

Отговор: Съгласно разпоредбата на чл. 26, ал. 7 от Наредба № Н-18/2006 г. (в сила от 29.03.2019 г.), при продажба, за която е издадена фактура или дебитно известие, в която/което са посочени количеството и видът на стоките или услугите, във фискалния бон се допуска да се отпечата сумарният оборот по съответните данъчни групи и код на данъчната група, като задължително се посочи номерът и датата на фактурата или дебитното известие, по която/което се извършва плащането.

Задължителните реквизити на фактурите са определени в чл. 114, ал. 1 от ЗДДС.

Извод: Допустимо е във фискалния бон да се отпечата сумарен оборот по данъчни групи с посочване на номер и дата на фактурата или дебитното известие, при спазване на чл. 26, ал. 7 от Наредба № Н-18/2006 г. и изискванията на чл. 114, ал. 1 от ЗДДС относно реквизитите на фактурата.