Изх. №20-00-151
12.05.2017 г.
чл. 13, ал.1 и ал. 4 от ЗЕДЕП
чл. 38, ал.1 от ДОПК
чл. 38, ал. 3 от ДОПК
чл. 39 от ДОПК
В дирекция ,,Обжалване и данъчно-осигурителна практика" е постъпило Ваше писмено запитване, прието с вх. №20-00-151/05.04.2017 г., относно прилагането на разпоредбите на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК).
Фактическата обстановка, изложена в запитването, е следната:
Дружеството е в процес на изграждане на система за поставяне на електронни подписи на граждански договори, като документите ще бъдат изпращани сканирани по електронната поща и подписвани от двете страни с електронен код, представляващ двете имена на лицето.
След подписване на договора, системата ще издава индивидуален идентификатор, валиден за всеки отделен документ. В случай, че дружеството сключва повече от един граждански договор с едно и също лице, всеки договор ще бъде регистриран в системата с отделен електронен код.
Като доказателство за подписване на договора от лицето е налице комуникацията по електронната поща с него. В договора с всяко лице има клауза, която изрично регулира електронния подпис и гласи следното:
"т. 1. Участникът и А. се съгласяват настоящия договор за бъде подписан с обикновен електронен подпис чрез DocuSign - интернет базирана платформа за обмен и подписване на документи по електронен път. Участникът и А. се съгласяват, че в отношенията между тях във връзка със сключването и изпълнението на настоящия договор, както и на всички допълнителни споразумения към него, електронните подписи поставени чрез DocuSign ще имат силата на саморъчни подписи, съгласно чл. 13, ал. 4 от Закона за електронния документ и електронния подпис (ЗЕДЕП).
т. 2. Адресът на електронната поща на участника, свързан с електронния му профил в DocuSign, от който ще поставя електронни подписи по реда на т.1, е (...) Или друг адрес, посочен в съответното допълнително споразумение.
А. ще поставя електронни подписи по реда на т.1 от електронен профил в DocuSign, свързан с адрес на електронна поща (...)."
Документът няма да бъде подписван с квалифициран електронен подпис по смисъла на ЗЕДЕП. Договорите ще бъдат подписвани с помощта на системата DocuSign, която организира изпращането на документите по електронната поща.
Във връзка с изложената фактическа обстановка поставяте следния въпрос:
Подписаните чрез систематаDocuSignграждански договори ще бъдат ли признати за валидни, при извършване на данъчни проверки и ревизии от органите на НАП, при наличие на клауза в договорите, че електронните подписи поставени чрезDocuSignще имат силата на саморъчни подписи, съгласно чл. 13, ал. 4 от ЗЕДЕП?
Предвид изложената фактическа обстановка, въпросът и относимата към тях нормативна уредба, изразявам следното становище:
Съгласно разпоредбата на чл. 13, ал. 1 от ЗЕДЕП, електронен подпис е всяка информация в електронна форма, добавена или логически свързана с електронното изявление, за установяване на неговото авторство.
В случая, съгласно предвидения в гражданските договори клауза (че електронните подписи поставени чрез системата DocuSign ще имат силата на саморъчни подписи, съгласно чл. 13, ал. 4 от ЗЕДЕП), приложима е хипотезата на ал. 4, изр. 2 от ЗЕДЕП, допускаща възможността страните да могат да уговорят, че ще признават стойността на електронния подпис по ал. 1 (обикновен) и ал. 2 (усъвършенстван) на саморъчен в отношенията помежду си.
При сключването на договорите обаче, следва да съобразите, че в чл. 1, ал. 2 от ЗЕДЕП се съдържат и ограничения в приложното поле на закона по отношение на някои видове документи. Подобно ограничение се съдържа в т. 1 на същия член, която предвижда, че законът не се прилага относно сделки, за които законът изисква квалифицирана писмена форма.
Съгласно чл. 3, ал. 1 от ЗЕДЕП, електронен документе електронно изявление, записано върху магнитен, оптичен или друг носител, който дава възможност да бъде възпроизвеждано. Алинея 2 на същия член, указва, че писмената форма се смята за спазена, ако е съставен електронен документ.
Предвид гореизложеното, тъй като с използваният от дружеството Ви метод за електронно подписване на договорите и документите чрез системата DocuSign, както и обвързването им с електронната кореспонденция с контрагента се осигурява цялост и четливост на електронните документи, то не би следвало да съществува пречка той да бъде използван.
Във връзка със съхраняване на документите, подписвани чрез системата DocuSign, следва да имате предвид, че съгласно чл. 38, ал. 1 от ДОПК, счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от задълженото лице по реда, установен в Закона за Националния архивен фонд(ЗНАФ), в следните срокове:
1. ведомости за заплати - 50 години;
2. счетоводни регистри и финансови отчети - 10 години;
3. документи за данъчно-осигурителен контрол - 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
4. всички останали носители - 5 години.
След изтичането на срока за съхранението им носителите на информация по ал. 1 (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават.
Когато при създаването и обработката на цялата или на част от информацията по чл. 38, ал. 1 се използват информационни системи, продукти или архиви, задължените лица съхраняват създадените данни в електронен вид за периода по ал. 1, независимо дали тази информация се съхранява на друг носител (чл. 38, ал. 3 от ДОПК).
При изискване на данни и информация от органите на НАП, съгласно разпоредбата на чл. 39 от ДОПК, ревизираните или проверяваните лица са длъжни да осигурят на органите по приходите достъп до автоматизираните си информационни системи, продукти или архиви, когато събирането, съхраняването и обработката на информацията по чл. 38 се извършва по този начин.
Съгласно чл. 37, ал. 1 от ДОПК, всички събрани доказателства, касаещи конкретна сделка подлежат на обективна преценка и анализ от страна на органите по приходите с оглед установяване на нейната действителност, с последващите от това действия на признаване или непризнаване на права, произтичащи от тази сделка.
Настоящото становище е принципно и е въз основа на изложената в запитването фактическа обстановка. В случаите, когато в производство, възложено по реда на ДОПК, се установи фактическа обстановка, различна от посочената, Вие не може да се позовавате на разпоредбата на чл. 17, ал. 3 от ДОПК.
В дирекция "Обжалване и данъчно-осигурителна практика" е постъпило писмено запитване относно прилагането на разпоредбите на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК).
Фактическата обстановка е следната:
Дружеството изгражда система за подписване на граждански договори с електронни подписи. Документите ще се изпращат сканирани по електронна поща и ще се подписват от двете страни с електронен код, представляващ двете имена на лицето. След подписване на договора системата ще издава индивидуален идентификатор, валиден за всеки отделен документ. При сключване на повече от един граждански договор с едно и също лице, всеки договор ще се регистрира в системата с отделен електронен код. Като доказателство за подписване на договора от лицето ще служи електронната кореспонденция по електронната поща с него.
В договора с всяко лице има клауза, която урежда електронния подпис и гласи:
- "т. 1. Участникът и А. се съгласяват настоящия договор за бъде подписан с обикновен електронен подпис чрез DocuSign - интернет базирана платформа за обмен и подписване на документи по електронен път. Участникът и А. се съгласяват, че в отношенията между тях във връзка със сключването и изпълнението на настоящия договор, както и на всички допълнителни споразумения към него, електронните подписи поставени чрез DocuSign ще имат силата на саморъчни подписи, съгласно чл. 13, ал. 4 от Закона за електронния документ и електронния подпис (ЗЕДЕП).
- т. 2. Адресът на електронната поща на участника, свързан с електронния му профил в DocuSign, от който ще поставя електронни подписи по реда на т.1, е (...) Или друг адрес, посочен в съответното допълнително споразумение. А. ще поставя електронни подписи по реда на т.1 от електронен профил в DocuSign, свързан с адрес на електронна поща (...)."
Документът няма да бъде подписван с квалифициран електронен подпис по смисъла на ЗЕДЕП. Договорите ще се подписват чрез системата DocuSign, която организира изпращането на документите по електронната поща.
Въпрос: Подписаните чрез системата DocuSign граждански договори ще бъдат ли признати за валидни, при извършване на данъчни проверки и ревизии от органите на НАП, при наличие на клауза в договорите, че електронните подписи, поставени чрез DocuSign, ще имат силата на саморъчни подписи, съгласно чл. 13, ал. 4 от ЗЕДЕП?
Предвид изложената фактическа обстановка, въпроса и относимата нормативна уредба е изразено следното становище:
Съгласно чл. 13, ал. 1 от ЗЕДЕП, електронен подпис е всяка информация в електронна форма, добавена или логически свързана с електронното изявление, за установяване на неговото авторство.
В разглеждания случай, с оглед предвидената в гражданските договори клауза, че електронните подписи, поставени чрез системата DocuSign, ще имат силата на саморъчни подписи, съгласно чл. 13, ал. 4 от ЗЕДЕП, е приложима хипотезата на чл. 13, ал. 4, изр. 2 от ЗЕДЕП. Тази разпоредба допуска страните да уговорят, че ще признават стойността на електронния подпис по ал. 1 (обикновен) и ал. 2 (усъвършенстван) на саморъчен в отношенията помежду си.
При сключването на договорите следва да се съобрази, че в чл. 1, ал. 2 от ЗЕДЕП са предвидени ограничения в приложното поле на закона по отношение на някои видове документи. В т. 1 на същия член е предвидено, че законът не се прилага относно сделки, за които законът изисква квалифицирана писмена форма.
Съгласно чл. 3, ал. 1 от ЗЕДЕП, електронен документ е електронно изявление, записано върху магнитен, оптичен или друг носител, който дава възможност да бъде възпроизвеждано. Съгласно ал. 2 на същия член, писмената форма се смята за спазена, ако е съставен електронен документ.
Предвид гореизложеното, тъй като чрез използвания от дружеството метод за електронно подписване на договорите и документите чрез системата DocuSign, както и чрез обвързването им с електронната кореспонденция с контрагента, се осигурява цялост и четливост на електронните документи, не би следвало да съществува пречка този метод да бъде използван.
Извод: При описаната организация на подписване чрез DocuSign и уговорката по чл. 13, ал. 4 от ЗЕДЕП, по принцип не съществува пречка тези електронно подписани договори да се използват, при спазване на ограниченията на чл. 1, ал. 2, т. 1 от ЗЕДЕП относно сделки, за които се изисква квалифицирана писмена форма.
Относно съхраняването и предоставянето на документите
Относно съхраняването на документите, подписвани чрез системата DocuSign, следва да се има предвид чл. 38, ал. 1 от ДОПК. Съгласно тази разпоредба, счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от задълженото лице по реда, установен в Закона за Националния архивен фонд (ЗНАФ), в следните срокове:
- 1. ведомости за заплати - 50 години;
- 2. счетоводни регистри и финансови отчети - 10 години;
- 3. документи за данъчно-осигурителен контрол - 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
- 4. всички останали носители - 5 години.
След изтичането на срока за съхранението им носителите на информация по ал. 1 (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават.
Съгласно чл. 38, ал. 3 от ДОПК, когато при създаването и обработката на цялата или на част от информацията по чл. 38, ал. 1 се използват информационни системи, продукти или архиви, задължените лица съхраняват създадените данни в електронен вид за периода по ал. 1, независимо дали тази информация се съхранява на друг носител.
При изискване на данни и информация от органите на НАП, съгласно чл. 39 от ДОПК, ревизираните или проверяваните лица са длъжни да осигурят на органите по приходите достъп до автоматизираните си информационни системи, продукти или архиви, когато събирането, съхраняването и обработката на информацията по чл. 38 се извършва по този начин.
Съгласно чл. 37, ал. 1 от ДОПК, всички събрани доказателства, касаещи конкретна сделка, подлежат на обективна преценка и анализ от страна на органите по приходите с оглед установяване на нейната действителност, с последващите от това действия по признаване или непризнаване на права, произтичащи от тази сделка.
Извод: Документите, подписани чрез DocuSign, следва да се съхраняват в съответствие с чл. 38 от ДОПК за предвидените в закона срокове, включително в електронен вид, и при проверки и ревизии задълженото лице е длъжно да осигури достъп до съответните информационни системи и архиви, като органите по приходите ще извършат обективна преценка на всички събрани доказателства по чл. 37, ал. 1 от ДОПК.
Настоящото становище е принципно и е изготвено въз основа на изложената в запитването фактическа обстановка. В случаите, когато в производство, възложено по реда на ДОПК, се установи фактическа обстановка, различна от посочената, не може да се прави позоваване на разпоредбата на чл. 17, ал. 3 от ДОПК.
Извод: Становището има принципен характер и не поражда защита по чл. 17, ал. 3 от ДОПК, ако в конкретно производство бъде установена различна фактическа обстановка от описаната в запитването.
