ОТНОСНО: Писмено запитване във връзка с разпоредбите на чл.114 и чл.121 от ЗДДС
В Дирекция ОДОП постъпи Ваше запитване с вх. № ...../ 13.12.2016г. Във връзка със съхранението на "автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата или известието към фактурата" е поставен въпрос към софтуерната фирма, с която работи здравното заведение. Тяхното становище е следното:
- Финансовите документи, издадени през Г не могат да бъдат редактирани. При грешка може само да бъдат анулирани, но на датата на издаването. След анулирането, те остават в базата данни на програмата.
- Всички фактури са съхранени в базата данни в електронен формат, като данни в различни таблици.
- Автоматичното архивиране на базата данни на практика осигурява неограничен период на съхранение на фактурите във вида, в който са създадени.
- В екранът за печат на фактура има бутон, чрез който тя може да бъде запазена в PDF формат на локален компютър или в споделена папка.
Софтуерната фирма предлага два варианта:
- съхранение на фактурите само в база данни, ако пациентът поиска фактура в бъдещ момент - тя може да се разпечата.
- съхранение на фактурите като PDF файлове на локален компютър на регистратура и/или на папка в мрежата.
Предвид посоченото по-горе са поставени въпроси как да се прилагат разпоредбите на чл.114 и чл.121 от ЗДДС.
Гарантирането на автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата или известието към фактурата се осигурява от данъчно задълженото лице чрез всякакъв контрол на стопанската дейност, който създава надеждна одитна следа между фактурата или известието към фактурата и доставката на стоки или услуги (чл. 114, ал. 10 от ЗДДС).
Освен чрез контрола на стопанската дейност, автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на електронна фактура и електронно известие към фактура, съгласно ал. 11 на чл. 114 от ЗДДС се осигуряват чрез следните примерни технологии:
- квалифициран електронен подпис по смисъла на ЗЕДЕП, или
- електронен обмен на данни.
В случая, изложен в запитването издадените фактури и известия към фактури чрез специализиран софтуер във формат PDF, неподписани с квалифициран електронен подпис по смисъла на ЗЕДЕП биха били електронни фактури и електронни известия към фактури, ако използваната технология осигурява гарантирането на автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата или известието към фактурата.
В случай, че документирате доставки чрез електронни фактури и електронни известия към фактури, за тези доставки не следва да се издават и фактури и известия към фактури на хартиен носител.
Съгласно чл. 121, ал. 1 от ЗДДС всяко данъчно задължено лице осигурява съхраняването на данъчните документи, издадени от него или от негово име, както и на всички получени от него данъчни документи до 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което документите удостоверяват в оригиналния им вид.
С чл. 122 от ЗДДС е регламентирано, че когато данъчно задълженото лице съхранява с помощта на електронни средства, гарантиращи онлайн достъп до електронни фактури и електронни известия към фактури, издадени или получени от него, лицето е длъжно да осигури електронен достъп до съхраняваните данни на компетентните органи по приходите - когато лицето е установено на територията на страната, както и когато лицето не е установено на територията на страната, но данъкът за доставката е дължим в България, както и на компетентните органи на държавата членка, където данъкът е дължим - когато лицето е установено на територията на страната, а данъкът за доставката е дължим в друга държава членка.
Предвид горното в случай, че данъчно задълженото лице е издало електронни фактури или електронни известия към фактури, същото е длъжно да ги съхранява в оригиналния им вид чрез електронни средства и да осигури на компетентния орган по приходите електронен достъп до електронните фактури или електронните известия към фактури.
В ЗДДС няма предвидено ограничение осигуряването на съхранението да бъде извършено от лице, различно от лицето, което е издало или получило данъчните документи.
По смисъла на т. 65 от ДР на ЗДДС, автентичност на произхода означава уверение за самоличността на доставчика или на издаващия фактурата/известието към фактурата от страна на доставчика или от страна на получателя по доставката.
В този смисъл, автентичността на произхода на една фактура е задължение на данъчно задълженото лице, извършващо доставката. С посочените от Вас дейности, относно документирането, считам, че изпълнявате изискванията на ЗДДС, разгледани по-горе.
В запитването е изложено, че във връзка със съхранението на "автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата или известието към фактурата" е поставен въпрос към софтуерната фирма, с която работи здравното заведение.
Софтуерната фирма е изразила следното становище:
- Финансовите документи, издадени през Г, не могат да бъдат редактирани. При грешка могат само да бъдат анулирани, но на датата на издаването. След анулирането те остават в базата данни на програмата.
- Всички фактури са съхранени в базата данни в електронен формат, като данни в различни таблици.
- Автоматичното архивиране на базата данни на практика осигурява неограничен период на съхранение на фактурите във вида, в който са създадени.
- В екрана за печат на фактура има бутон, чрез който тя може да бъде запазена в PDF формат на локален компютър или в споделена папка.
Софтуерната фирма предлага два варианта за съхранение:
- съхранение на фактурите само в база данни, като при поискване от пациент в бъдещ момент фактурата може да се разпечата;
- съхранение на фактурите като PDF файлове на локален компютър на регистратура и/или в папка в мрежата.
Предвид горното са поставени въпроси как да се прилагат разпоредбите на чл. 114 и чл. 121 от ЗДДС.
Съгласно чл. 114, ал. 10 от ЗДДС гарантирането на автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата или известието към фактурата се осигурява от данъчно задълженото лице чрез всякакъв контрол на стопанската дейност, който създава надеждна одитна следа между фактурата или известието към фактурата и доставката на стоки или услуги.
Съгласно чл. 114, ал. 11 от ЗДДС, освен чрез контрола на стопанската дейност, автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на електронна фактура и електронно известие към фактура се осигуряват чрез следните примерни технологии:
- квалифициран електронен подпис по смисъла на ЗЕДЕП, или
- електронен обмен на данни.
В разглеждания случай, издадените фактури и известия към фактури чрез специализиран софтуер във формат PDF, неподписани с квалифициран електронен подпис по смисъла на ЗЕДЕП, биха били електронни фактури и електронни известия към фактури, ако използваната технология осигурява гарантирането на автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата или известието към фактурата.
В случай че се документират доставки чрез електронни фактури и електронни известия към фактури, за тези доставки не следва да се издават и фактури и известия към фактури на хартиен носител.
Извод: Електронните фактури и известия във формат PDF, издадени чрез специализиран софтуер без квалифициран електронен подпис, се третират като електронни фактури и известия по ЗДДС, ако технологията осигурява автентичност на произхода, целост на съдържанието и четливост, и при тяхното използване не се издават дублиращи хартиени документи.
Съгласно чл. 121, ал. 1 от ЗДДС всяко данъчно задължено лице осигурява съхраняването на данъчните документи, издадени от него или от негово име, както и на всички получени от него данъчни документи до 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което документите удостоверяват, в оригиналния им вид.
Съгласно чл. 122 от ЗДДС, когато данъчно задълженото лице съхранява с помощта на електронни средства, гарантиращи онлайн достъп до електронни фактури и електронни известия към фактури, издадени или получени от него, лицето е длъжно да осигури електронен достъп до съхраняваните данни:
- на компетентните органи по приходите - когато лицето е установено на територията на страната, както и когато лицето не е установено на територията на страната, но данъкът за доставката е дължим в България;
- на компетентните органи на държавата членка, където данъкът е дължим - когато лицето е установено на територията на страната, а данъкът за доставката е дължим в друга държава членка.
Предвид горното, в случай че данъчно задълженото лице е издало електронни фактури или електронни известия към фактури, то е длъжно да ги съхранява в оригиналния им вид чрез електронни средства и да осигури на компетентния орган по приходите електронен достъп до електронните фактури или електронните известия към фактури.
В ЗДДС няма предвидено ограничение съхранението да бъде осигурено от лице, различно от лицето, което е издало или получило данъчните документи.
Извод: Електронните фактури и известия трябва да се съхраняват в оригиналния им електронен вид за срока по чл. 121, ал. 1 от ЗДДС, с осигурен електронен достъп за органите по приходите, като законът допуска съхранението да се извършва и от трето лице.
По смисъла на т. 65 от ДР на ЗДДС, "автентичност на произхода" означава уверение за самоличността на доставчика или на издаващия фактурата/известието към фактурата от страна на доставчика или от страна на получателя по доставката. В този смисъл, автентичността на произхода на една фактура е задължение на данъчно задълженото лице, извършващо доставката.
С оглед на посочените от запитващия дейности относно документирането, е прието, че се изпълняват изискванията на ЗДДС, разгледани по-горе.
Извод: Описаната от запитващия организация по издаване и съхранение на фактури чрез специализиран софтуер се приема за съответстваща на изискванията на ЗДДС относно автентичност на произхода, целост на съдържанието, четливост и съхранение на данъчните документи.
