Подаване и коригиране на електронни трудови записи в регистъра на заетостта по НВРЗ

В запитване до НАП, без изложена конкретна фактическа обстановка, са поставени следните въпроси:

Въпрос 1: При вписване на изменение или прекратяване на трудов договор, сключен преди 2000 г., кои данни се попълват за дата на сключване и дата на начало на изпълнение - реалните или тези, които са прехвърлени в регистъра на заетостта към 01.06.2025 г.?

Въпрос 2: При вписване на прекратяване на трудов договор, какво се попълва в поле на т. 25 от Приложение №1 към чл. 8, т. 1 от НВРЗ - само използвания към момента платен годишен отпуск или и изплатения, неизползван платен годишен отпуск по чл. 224 от Кодекса на труда (КТ)?

Въпрос 3: При изплащане на обезщетение при прекратяване на трудовото правоотношение на основание чл. 222, ал. 2 и/или ал. 3 от КТ, как следва да се подаде Приложение №1 към чл. 8, т. 1 от НВРЗ - с попълнен в полето на т. 2 "Код корекция" 0 - за редовни данни или 1 - за коригиране, тъй като при вписване на прекратяването на трудовия договор не е ясна датата, на която ще бъде изплатено обезщетението?

Посочено е, че на основание чл. 10, ал. 1, т. 10 от Закона за Националната агенция за приходите изпълнителният директор на НАП организира разясняване на данъчното и осигурителното законодателство в рамките на функциите и правомощията на агенцията. Съгласно чл. 85 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс в кореспонденцията си с НАП задължените лица трябва да посочват данните си за идентификация по чл. 84 от същия кодекс, както и идентификацията на лицата, с чиито права и задължения е свързано запитването им. В запитването не са посочени данни, идентифициращи лицата, за които се отнася, и липсва фактическа обстановка. Поради това становището представлява принципно тълкуване на относимите правни норми, като е възможно неописани факти и обстоятелства да обосноват различно становище.

По първи въпрос

Съгласно чл. 62, ал. 3 от КТ (в сила от 1 юни 2025 г.) в тридневен срок от сключването или изменението на трудовия договор и в седемдневен срок от неговото прекратяване работодателят или упълномощено от него лице е длъжен да впише данните в регистъра на заетостта. Редът и данните, необходими за извършване на вписване, се определят с Наредбата за вписване в регистъра по заетостта (НВРЗ) - чл. 62, ал. 5 от КТ. НВРЗ влиза в сила от 1 юни 2025 г. за трудовите правоотношения.

Съгласно чл. 347, ал. 1 и ал. 2 от КТ и чл. 2, ал. 1 и ал. 2 от НВРЗ НАП създава и поддържа регистър на заетостта, който съдържа единните електронни трудови записи на работниците и служителите. Единен електронен трудов запис е записът по чл. 347а, ал. 1 от КТ (в сила от 01.06.2025 г.) и се формира от електронните трудови записи (ЕТЗ), подадени за лицата - чл. 2, ал. 3 от НВРЗ.

На основание чл. 10, ал. 1, т. 2 и ал. 4, т. 1 от НВРЗ работодателят подава ЕТЗ съгласно Приложение №1 към чл. 8, т. 1 от НВРЗ в тридневен срок от изменението на трудовото правоотношение и в седемдневен срок от неговото прекратяване.

В срок до 1 юни 2025 г. изпълнителният директор на НАП изгражда регистъра на заетостта по чл. 347 от КТ и попълва първоначалните данни в него на база на регистъра на трудовите договори и при необходимост - на база на други източници - § 28 от Преходните и заключителни разпоредби към Закона за изменение и допълнение на Кодекса на труда, обн. ДВ бр. 85 от 2023 г., в сила от 1 юни 2025 г.

Посочва се, че регистърът на трудовите договори се формира на база изпратените от работодателите или упълномощени от тях лица уведомления по чл. 62, ал. 3 от КТ (в сила до 01.06.2025 г.). Данните, които се съдържат в уведомлението, и редът за неговото изпращане се определят с Наредба №5 от 29 декември 2002 г. за съдържанието и реда за изпращане на уведомлението по чл. 62, ал. 5 от Кодекса на труда (Наредба №5) - на основание чл. 62, ал. 5 от КТ в редакцията до 31.05.2025 г.

На основание § 2, ал. 1 от Преходните и заключителните разпоредби на Наредба №5 в срок до 30 април 2003 г. работодателят изпраща уведомления по чл. 1 за заварените към 2 януари 2003 г. сключени трудови договори.

От поставения въпрос се установява, че се касае за действащ към 1 юни 2025 г. трудов договор, за който е изпратено уведомление по реда на Наредба №5.

В разглежданата хипотеза, при възникнало след 31 май 2025 г. обстоятелство по чл. 10, ал. 1, т. 2 и ал. 4, т. 1 от НВРЗ, следва да се подадат данни съгласно указанията в Приложение №1 към чл. 8, т. 1 от НВРЗ, където изрично е посочено, че при:

• изменение на трудово правоотношение - в т. 3 "Тип на документа" се попълва код 2 и се попълват всички точки от ЕТЗ без т. 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31 и 32;
• прекратяване на трудов договор - в т. 3 "Тип на документа" се попълва код 3 и се попълват всички точки от ЕТЗ без 15, 16, 16А, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23А, 23 и 24.

В тази връзка при вписване на данни относно изменение или прекратяване на трудов договор, сключен преди 2000 г., следва да се имат предвид изпратените от работодателя данни до 31.05.2025 г. (включително) по реда на Наредба №5.

Извод: При вписване на изменение или прекратяване на трудов договор, сключен преди 2000 г., се използват данните, подадени от работодателя до 31.05.2025 г. по Наредба №5, като при подаване на ЕТЗ се попълват полетата съгласно указанията в Приложение №1 към чл. 8, т. 1 от НВРЗ за съответния тип документ.

По втори въпрос

Посочва се, че поставеният въпрос е с трудовоправен характер и е извън функционалната компетентност на НАП. Отбелязва се, че Министерството на труда и социалната политика е компетентната институция по трудовото законодателство и по този въпрос има изразени становища. Посочено е, че повече информация може да се намери на следния електронен адрес: "https://www.mlsp.government.bg/vprosi-i-otgovori-po-kategorii".

Извод: НАП не се произнася по въпроса за съдържанието на т. 25 от Приложение №1 към чл. 8, т. 1 от НВРЗ, тъй като въпросът е трудовоправен и в компетентността на Министерството на труда и социалната политика.

По трети въпрос

На основание чл. 10, ал. 4, т. 2 от НВРЗ работодателят подава електронен трудов запис съгласно Приложение №1 към чл. 8, т. 1 в седемдневен срок от изплащане на обезщетение при прекратяване на трудовото правоотношение на основание чл. 222, ал. 2 и/или ал. 3 от КТ.

Съгласно указанията към Приложение №1:

• в т. 28 "Изплатено обезщетение по чл. 222, ал. 2 от КТ при прекратяване на трудовия договор" се вписва датата, на която е изплатено обезщетението, във формат (ддммгггг). Полето се попълва само при подаване на данни за ЕТЗ за вид правоотношение 01, т.е. при трудово правоотношение;
• в т. 29 "Изплатено обезщетение по чл. 222, ал. 3 КТ при прекратяване на трудовия договор" се вписва датата, на която е изплатено обезщетението, във формат (ддммгггг), като в забележката към точката изрично е упоменато, че на вписване във формат (ддммгггг) подлежи и датата, на която е изплатено обезщетение по чл. 222, ал. 4 КТ.

С оглед изложеното и поставения въпрос се приема, че няма пречка при изплатено обезщетение по чл. 222, ал. 2 и/или ал. 3 от КТ да бъде подаден ЕТЗ за прекратяване на регистриран трудов договор с попълнен код 1 (за коригиране на данни) в полето на т. 2 "Код корекция". В този случай следва да се попълнят и всички данни от предходно подадения ЕТЗ.

Извод: При изплащане на обезщетение по чл. 222, ал. 2 и/или ал. 3 от КТ след вече подаден ЕТЗ за прекратяване, работодателят може да подаде нов ЕТЗ с код 1 в т. 2 "Код корекция", като повтори всички данни от предходния запис и попълни съответните полета за датата на изплащане на обезщетението.