НАП: Използване на един и същ софтуер като СУПТО и несъответстващ на изискванията на Наредба № Н-18/2006 г. и изискване за синхронизация на времето

Относно: Въпроси във връзка с измененията в Наредба № Н-18/2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин

Фактическа обстановка

В дружеството е внедрена ERP система и отделна система за фактуриране, която не е част от ERP. Между системата за фактуриране и ERP е реализирана връзка посредством уеб услуги в три направления:

• Ценоразписът на услугите се получава от ERP системата във фактуриращата система.
• Ежедневно издадените от фактуриращата програма фактури, известия и отчети за продажби от предходния ден се изпращат към ERP системата.
• Ежедневно фактуриращата програма получава от система И....... информация за постъпленията по сметките на дружеството и изпраща тази информация към ERP системата.

Фирмата има клонове във всички областни градове. Всеки клон има собствен ЕИК и издава документи с този ЕИК, като разполага със собствен диапазон за номериране на фактурите. Системата за фактуриране е уеб базирано приложение, инсталирано в среда на клиента, и поддържа централизирана база данни с информация за всички издадени в рамките на дружеството документи.

Във всеки клон има два вида работни места:

• Работни места, които издават фактури с различни начини на плащане - в брой, чрез ПОС терминал, по банков път. Те разполагат с касов апарат и използват фактуриращата програма като СУПТО.
• Работни места, които издават фактури само с начин на плащане по банков път. Те нямат касов апарат. Фактуриращата програма при тях не отговаря на дефиницията за СУПТО и не се генерира УНП.

В дружеството е внедрена и система за управление на имотите, която също не е част от ERP. Тази система управлява договорите за наем и посредством уеб услуга ежемесечно автоматично генерира фактури по договорите за наем. Всички тези фактури са с начин на плащане по банков път. Тъй като издател на фактурата е съответният клон, с който е сключен договорът за наем, номерът на документа е от диапазона на този клон. Уеб услугата генерира документите в централизираната база данни. Поради това, че начинът на плащане е само по банков път, системата не функционира в режим на СУПТО, няма връзка с касов апарат и не се генерира УНП.

Ежедневно издадените от фактуриращата програма фактури, известия и отчети за продажби посредством уеб услуга се изпращат към ERP системата. В ERP се подава информация, необходима за генериране на дневник на продажбите и за осчетоводяване на документа в ERP, включително: номер и дата на документа, вид на документа, клиент, начин на плащане, данъчна основа, ДДС, сума за плащане, ДДС ставка, основания за начисляване или неначисляване на ДДС, издател на документа и др. За редовете по фактурата се подава информация за единична цена, количество, стойност, отстъпки, както и информация за проектите в ERP, за които се отнасят съответните услуги. Не се подава информация за УНП, тъй като изискванията на Наредба № Н-18 се изпълняват от фактуриращата програма, а не от ERP.

В обект от тип 2 системата няма задължение за издаване на фискален бон, няма фискално устройство, системата не функционира като СУПТО и не генерира УНП. Софтуерът в обект от тип 1 и обект от тип 2 е един и същ, но в обекти от тип 2 не се допуска създаване на документи, за които има задължение за издаване на фискален бон. Аналогично, за уеб услугата също няма задължение за издаване на фискален бон, няма фискално устройство, не функционира като СУПТО и не генерира УНП.

Въпрос 1

Въпрос 1: Така описаната реализация отговаря ли на изискванията на наредбата? Може ли една и съща версия на програмата в обекти, в които няма фискално устройство, да се използва само за документи с начин на плащане по банков път, а в обектите, в които има фискално устройство, да се използва за всякакви видове плащания и да работи като СУПТО?

Отговор: Съгласно чл. 118, ал. 14 от ЗДДС производител/разпространител на софтуер за управление на продажби в търговски обект (СУПТО) следва да декларира, че софтуерът отговаря на изискванията, посочени в Приложение № 29 към Наредба № Н-18/2006 г.

Софтуер, за който е подадена такава декларация, следва да блокира функционалността за извършване на продажби при липса на свързаност с фискално устройство. От това следва, че е невъзможно един и същи софтуер (едно и също наименование и версия) да работи в един търговски обект като СУПТО, а в друг - като софтуер, който не отговаря на изискванията на наредбата (не е СУПТО).

При описаната фактическа обстановка, след като в даден търговски обект (клон) се извършват продажби, плащането на които изисква издаване на фискален бон, всички продажби в този обект следва да бъдат регистрирани в СУПТО и да получават уникални номера (УНП), независимо че част от тях се заплащат по банков път.

Извод: Описаната реализация не съответства на изискването един и същи софтуер (наименование и версия), деклариран като СУПТО, да блокира продажби при липса на свързаност с фискално устройство, поради което не може в едни обекти да се използва като СУПТО, а в други - като недеклариран софтуер; във всеки обект, в който има продажби, за които се изисква фискален бон, всички продажби трябва да се регистрират чрез СУПТО и да получават УНП, включително тези с плащане по банков път.

Въпрос 2

Въпрос 2: В коментарите от 11.04.2019 г. е посочено, че Наредба № Н-18/2006 г. не определя толеранс или допустимо отклонение между времето на софтуера и времената на управляваните от него фискални устройства. Предвид изискващата се онлайн свързаност между софтуера и фискалните устройства, се очаква те да работят в пълен времеви синхрон. Чл. 25, ал. 7 от Наредба № Н-18/2006 г. допуска отклонения в часовото време на фискалното устройство от астрономическото време не по-големи от 2 часа. Практиката показва, че часовниците на фискалните устройства често изостават, а и при проверка на точния час на работното място и получаване на отговор от фискалното устройство минава интервал от време.

Отговор: В случаите, в които фискалното или фискалните устройства работят под управление на софтуер, следва да се има предвид изискването в т. 5 от Приложение № 29 към Наредба № Н-18/2006 г., а именно: софтуерът да използва по възможност надежден източник на точно астрономическо време и задължително да осигурява синхронизиране на времето между всяко работно място и използваното от него фискално устройство.

Това означава, че във всички случаи, в които е налице интернет свързаност, софтуерът трябва да синхронизира "своя" часовник с надежден източник на точно астрономическо време, след което да синхронизира с това време и часовниците на фискалните устройства, които управлява.

Извод: При наличие на интернет свързаност софтуерът е длъжен да използва надежден източник на астрономическо време и да осигурява синхронизация на времето между всяко работно място и управляваните от него фискални устройства, като по този начин се изпълнява изискването на т. 5 от Приложение № 29 към Наредба № Н-18/2006 г.