ОТНОСНО:Прилагане на разпоредбите на чл. 38, ал. 1 и ал. 2 от Данъчно-осигурителен процесуален кодекс (ДОПК)
В Дирекция "Обжалване и данъчно-осигурителна практика" .....постъпи Ваше запитване с вх. № 96-00-220/08.09.2022 г., в качеството Ви на пълномощник на ЕТ "М".
В запитването е изложена следната фактическа обстановка:
Едноличен търговец без дейност и без наети лица от години е съхранявал на адреса на търговеца (в хале, в което е осъществявана преди дейността) документи във връзка с наети лица (ведомости за заплати, досиета и др.). Вследствие на наводнението на 02.09.2022 г. на територията на село ..... и обявеното във връзка с него бедствено положение, халето, намиращо се на ул. ".....", № 2, в което са съхранявани документите, е напълно пометено от придошлата вода.
Поставяте следния въпрос:
Освен описване на щетите с протокол от три лица, посочени със заповед на едноличния търговец и удостоверение от "Пожарна безопасност", удостоверяващо случилото се, следва ли да се уведоми някоя от контролните институции като Националната агенция за приходите (НАП), Националния осигурителен институт (НОИ), Инспекцията по труда?
С оглед изложената фактическа обстановка, действащото законодателство и компетентността на НАП изразявам следното становище:
Съгласно чл. 38, ал. 1 от ДОПК счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от задълженото лице по реда, установен в Закона за Националния архивен фонд в следните срокове:
- ведомости за заплати - 50 години;
- счетоводни регистри и финансови отчети - 10 години;
- документи за данъчно-осигурителен контрол - 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
- всички останали носители - 5 години.
Задълженията по ал. 1 на същата разпоредба се отнасят и за правоприемниците на задължените лица.
Съгласно текста на чл. 38, ал. 2 от ДОПК, след изтичане на срока за съхранение, носителите на информацията по ал. 1 (хартиен или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават.
Освен в ДОПК, съхранението на счетоводната информация е уредено и в Закона за счетоводството (ЗСч). Съгласно чл. 12, ал. 1 от ЗСч счетоводната информация се съхранява на хартиен и/или на технически носител в предприятието в следните срокове:
1. ведомости за заплати - 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
2. счетоводни регистри и финансови отчети, включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции - 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
3. всички останали носители на счетоводна информация - три години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.
Съгласно ал. 4 от същата разпоредба, при прекратяване на предприятие или когато предприятието няма правоприемник, ведомостите за заплати се предават в НОИ по реда на чл. 5, ал. 10 от Кодекса за социално осигуряване (КСО). След изтичането на срока за съхранението им носителите на счетоводна информация (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд или в НОИ, могат да се унищожават (чл. 13 от ЗСч).
Видно от изложеното, разпоредбите на чл. 38 от ДОПК и чл. 12 и 13 от ЗСч не регламентират, при съхраняване на гореизброените документи и при настъпили форсмажорни обстоятелства, които са довели до тяхното унищожаване, какви действия да предприеме задълженото лице и спрямо кои институции.
Съгласно чл. 112, ал. 3 от Закона за данък добавена стойност при кражба, загубване, повреждане или унищожаване на данъчен документ регистрираното лице уведомява писмено компетентната териториална дирекция на НАП не по-късно от 24 часа от узнаването на съответното обстоятелство.
Липсва изрична разпоредба, според която лицата да имат задължение да уведомяват НАП при унищожаване на данъчно-осигурителна документация, вследствие настъпила непредвидима сила - наводнение. По спазване и прилагане на чл. 5, ал. 10 от КСО компетентна институция е НОИ.
Копие от запитването Ви ведно с отговора ще бъдат изпратени служебно в компетентната ТД на НАП за сведение и класиране в досието на задълженото лице.
Настоящият отговор е въз основа на изложената в запитването фактическа обстановка. В случаите, когато в производство, възложено по реда на Данъчно-осигурителен процесуален кодекс (ДОПК) се установи фактическа обстановка, различна от посочената, Вие не може да се позовавате на разпоредбата на чл. 17, ал. 3 от ДОПК.
В запитването, подадено от Вас като пълномощник на ЕТ "М", е изложена следната фактическа обстановка:
Едноличен търговец, който от години е без дейност и без наети лица, е съхранявал на адреса на търговеца, в хале, в което преди това е осъществявана дейността, документи, свързани с наети лица - ведомости за заплати, досиета и други. В резултат на наводнението на 02.09.2022 г. на територията на село ..... и обявеното във връзка с него бедствено положение, халето на ул. ".....", № 2, в което са съхранявани документите, е напълно пометено от придошлата вода.
Въпрос: Освен описване на щетите с протокол от три лица, посочени със заповед на едноличния търговец, и удостоверение от "Пожарна безопасност", удостоверяващо случилото се, следва ли да се уведоми някоя от контролните институции като Националната агенция за приходите (НАП), Националния осигурителен институт (НОИ), Инспекцията по труда?
С оглед изложената фактическа обстановка, действащото законодателство и компетентността на НАП се изразява следното становище:
Съгласно чл. 38, ал. 1 от ДОПК счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от задълженото лице по реда, установен в Закона за Националния архивен фонд, в следните срокове:
- ведомости за заплати - 50 години;
- счетоводни регистри и финансови отчети - 10 години;
- документи за данъчно-осигурителен контрол - 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
- всички останали носители - 5 години.
Задълженията по ал. 1 на същата разпоредба се отнасят и за правоприемниците на задължените лица.
Съгласно чл. 38, ал. 2 от ДОПК, след изтичане на срока за съхранение, носителите на информацията по ал. 1 (хартиен или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават.
Освен в ДОПК, съхранението на счетоводната информация е уредено и в Закона за счетоводството.
Съгласно чл. 12, ал. 1 от ЗСч счетоводната информация се съхранява на хартиен и/или на технически носител в предприятието в следните срокове:
- 1. ведомости за заплати - 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
- 2. счетоводни регистри и финансови отчети, включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции - 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
- 3. всички останали носители на счетоводна информация - три години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.
Съгласно чл. 12, ал. 4 от ЗСч, при прекратяване на предприятие или когато предприятието няма правоприемник, ведомостите за заплати се предават в НОИ по реда на чл. 5, ал. 10 от КСО.
Съгласно чл. 13 от ЗСч, след изтичането на срока за съхранението им носителите на счетоводна информация (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд или в НОИ, могат да се унищожават.
От изложените разпоредби на чл. 38 от ДОПК и чл. 12 и чл. 13 от ЗСч се установява, че те уреждат сроковете и реда за съхранение и унищожаване на счетоводна, търговска и данъчно-осигурителна информация, но не регламентират какви действия следва да предприеме задълженото лице и спрямо кои институции при настъпване на форсмажорни обстоятелства, довели до унищожаване на тези документи.
Съгласно чл. 112, ал. 3 от Закона за данък върху добавената стойност, при кражба, загубване, повреждане или унищожаване на данъчен документ регистрираното лице уведомява писмено компетентната териториална дирекция на НАП не по-късно от 24 часа от узнаването на съответното обстоятелство.
Липсва изрична разпоредба, според която лицата да имат задължение да уведомяват НАП при унищожаване на данъчно-осигурителна документация вследствие настъпила непредвидима сила - наводнение.
По спазване и прилагане на чл. 5, ал. 10 от КСО компетентна институция е НОИ.
Копие от запитването Ви, заедно с отговора, ще бъдат изпратени служебно в компетентната териториална дирекция на НАП за сведение и класиране в досието на задълженото лице.
Настоящият отговор е изготвен въз основа на изложената в запитването фактическа обстановка. В случай че в производство, възложено по реда на ДОПК, се установи фактическа обстановка, различна от посочената, не може да се прави позоваване на разпоредбата на чл. 17, ал. 3 от ДОПК.
Извод: Нормите на чл. 38 от ДОПК и чл. 12 и 13 от ЗСч не предвиждат задължение за уведомяване на НАП при унищожаване на данъчно-осигурителна документация вследствие на форсмажорни обстоятелства като наводнение, като изрично задължение за уведомяване на НАП е предвидено само при кражба, загубване, повреждане или унищожаване на данъчен документ по чл. 112, ал. 3 от ЗДДС, а по въпросите по чл. 5, ал. 10 от КСО компетентен е НОИ.
