НАП: Документиране на сторно операции по Наредба № Н-18/2006 г. при връщане, рекламация, намаление на данъчната основа и операторски грешки

Изх. № 20-00-145

Дата: 11.11.2019 год.

Наредба № Н-18, чл. 31;

Наредба № Н-18, чл. 33, ал. 1.

ОТНОСНО: прилагане на чл. 31 от Наредба №Н-18/2006 г. за регистриране и отчитане на продажбите в търговски обекти чрез фискални устройства, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин(Наредба №Н-18/2006 г.)

Н-ба №Н-18 - чл. 31, чл. 33, ал. 1

Във връзка с постъпили в Централно управление на Национална агенция за приходите запитвания, свързани с прилагане на разпоредбите регламентиращи извършването на сторно операции по реда на Наредба № Н-18/2006 г., Ви уведомявам следното:

Извършването и документирането на сторно операция е обект на регулация на Наредба Н-18/2006 г., доколкото по същността си това е операция, състояща се в документално отразяване на намаляването на вече регистриран във фискалното устройство оборот. Редът и начинът за извършване на корекция при рекламация или връщане на стока, при операторска грешка или при намаление на данъчната основа, след приключена сметка на клиента (сторно операция) са регламентирани в чл. 31 от наредбата.

По същество сторно операцията, регламентирана в наредбата, е корекция, която се извършва след като сметката на клиента е приключена, т.е. налице е издаден фискален бон. В тези случаи е налице изискване от ФУ или ИАСУТД да се издаде фискален/системен бон с надпис "СТОРНО", изписан с двоен шрифт.

Сумите по сторно операциите се натрупват с положителен знак в отделен регистър във фискалната памет, без да се коригира общият дневен оборот. Броят на сторно операциите и подлежащите на връщане суми се натрупват в отделни регистри според причината за сторно операцията, общо и по данъчни групи.

В обичайната търговска практика могат да бъдат разграничени най-общо следните случаи, водещи до извършване на корекция в оборота, регистриран на ФУ:

- връщане на стока, в зависимост от приетата от търговеца политика за обслужване на клиенти, рекламация на стоката или намаление на данъчната основа, след приключена сметка на клиента, когато се възстановява сума в брой от касата на ФУ в търговски обект;

- допусната операторска грешка при отразяване на продажбата.

Предвид изложеното, от практическа гледна точка могат да се разгледат следните хипотези на осъществяване на сторно операция:

І. Документиране на сторно операция при възстановяване на сума в брой в търговски обект при връщане, рекламация или намаление на данъчната основа на стока/услуга, по която е платено в брой (включително с кредитна или дебитна карта, ваучер и т.н. способи, изискващи издаване на фискален бон) в търговски обект и продажбата е документирана с издаване на фискален бон, съответно системен бон.

Сторно операция при връщане или рекламация на стока или при намаление на данъчната основа се документира в момента на възстановяване изцяло или частично в брой на заплатената от клиента сума. Когато възстановяването на сумата се извършва чрез предоставяне на ваучер или други заместващи парите платежни средства, се извършва сторно операция, след което се отразява продажбата на ваучер или заместващите парите платежни средства. В чл. 31, ал. 2 от наредбата са уточнени реквизитите, които следва да съдържа сторно документът, включително номер, дата и час на издаване на фискалния/системния бон, по повод на който се издава сторно документът, причината за сторно операцията и надпис "СТОРНО". Изрично е посочено, че когато сторно документът се издава от ФУ, съдържа и индивидуалния номер на фискалната памет от фискалния бон, по който се извършва сторно операцията, а когато се издава от ИАСУТД, съдържа индивидуален номер на ИАСУТД от системния бон, по който се извършва сторно операцията. Също така, в случай че сторно документът отразява операция по фискален бон за продажба, съдържащ уникален номер на продажбата, в сторно документа се отразява и уникалният номер на продажбата, по която се извършва сторното.

При извършване на сторно операция чрез ФУ/ИАСУТД се прави и проверка за касова наличност в устройството/системата, като не се допуска извършване на сторно операция при недостатъчна касова наличност. Това означава, че сторно операция се осъществява само ако има необходимата сума в брой. При недостатъчна касова наличност, с цел удовлетворяване на рекламацията, е необходимо да се осигури такава наличност, като се отбележи служебно въвеждане на сума в касата на фискалното устройство, след което да се пристъпи към документиране на сторно операцията.

Нормативната уредба предвижда изключение от горепосоченото изискване за касова наличност само при сторно операция при допусната грешка на оператора.

Описаният ред за документиране на сторно операции чрез ФУ/ИАСУТД е относим както когато възстановяването на сумите в брой се извършва в същия търговски обект, в който е извършена покупката, така и когато се извършва в търговски обект, различен от обекта, в който е извършена покупката.

ІІ. Документиране при възстановяване на сума в брой в търговски обект при връщане, рекламация или намаление на данъчната основа на стока/услуга, по която е платено по начин, неизискващ документиране с издаване на фискален бон.

На основание на чл. 3, ал. 1 от Наредба №Н-18/2006г. всяко лице е длъжно да регистрира и отчита извършваните от него продажби на стоки или услуги във или от търговски обект чрез издаване на фискална касова бележка от ФУ или касова бележка от ИАСУТД, освен когато плащането се извършва чрез внасяне на пари в наличност по платежна сметка, кредитен превод, директен дебит или наличен паричен превод, извършен чрез доставчик на платежна услуга по смисъла на Закона за платежните услуги и платежните системи,или чрез пощенски паричен превод, извършен чрез лицензиран пощенски оператор за извършване на пощенски парични преводи по смисъла на Закона за пощенските услуги.

Когато при продажби на стоки или услуги е платено по начин, за който не е налице изискване за издаване на фискален бон, предвид което продажбата не се отчита чрез фискално устройство, не е налице основание за издаване на сторно касова бележка по реда на чл. 31 от Наредба № Н-18/2006 г. В този случай следва да се спази разпоредбата на чл. 33, ал. 1 и изваждането на пари от касата да се регистрира чрез операция "служебно изведени" суми. С оглед обезпечаване отчетността на лицето, е необходимо за върнатата на клиента сума да се състави документ (приемо-предавателен протокол или друг документ), който да отразява осъществената операция. Този документ може да бъде и служебния бон, с който се отразява служебно изведената сума, като за тази цел е допустимо в свободен текст да се отбележи в него причината за извеждането.

ІІІ. Документиране на сторно операция при възстановяване на сума по банков път, чрез обратен превод по дебитна/кредитна карта/, пощенски паричен превод и пр., които не водят до промяна в касовата наличност:

В търговската практика се наблюдават случаи, при които възстановяването на суми при връщане, рекламация или намаление на данъчната основа се извършва не в брой, а например чрез връщане на суми по платежна сметка или чрез обратно нареждане по кредитна/дебитна карта.

В посочената хипотеза, тъй като връщането на сумите се извършва по начин, който е различен от изплащане в брой, документирането на такава операция не попада в обхвата на чл. 31, поради което тези случаи не са обект на регулацията по Наредба № Н-18/2006 г. За целта предприетите действия следва да намерят съответното отражение в отчетността на лицето въз основа на съответната документация като извлечение от банкови или други платежни сметки, отчетността на POS терминала и пр.

ІV. Документиране на сторно операции при операторски грешки.

Съгласно разпоредбата на чл. 31, ал. 4 от Наредбата документиране на сторно операция при операторска грешка се извършва до 7-о число на месеца, следващ месеца, в който е допусната грешката. Тази разпоредба дава възможност за извършване на сторно операцията, дори и когато грешката на оператора бъде открита на по-късен етап (но не по-късно от 7-о число на месеца, следващ месеца, в който е допусната грешката). Когато допусната операторска грешка е открита след 7-мо число на месеца, следващ месеца, в който е допусната грешката, не е допустимо коригирането й да се документира чрез фискалното устройство. Сгрешеният оборот към момента на допускане на грешката ще остане отразен във фискалното устройство. Коригирането на тази допусната грешка обаче следва да намери съответното отражение в отчетността на лицата въз основа на документацията, съставена от лицето по чл. 3 (например протокол).

Допуснатите грешки могат да бъдат от различно естество - грешно отразяване на сумата на продадена стока или услуга, грешно отразяване на вида на стоката или услугата, посочване на грешен вид плащане и др. Независимо от естеството на операторската грешка, същата се коригира по един и същ начин чрез издаване на сторно документ.

Когато грешката се изразява в грешно отразена сума, е възможно същата да доведе до разлика между отчетената и фактическата касова наличност. Такава разлика би могла да възникне и в деня на коригиране на грешката.

Когато грешката се изразява в сгрешен начин на плащане, например издаден е бон с начин на плащане "с карта", но клиентът не заплати с карта, а в брой, при издаване на сторно документ, предвид изискванията на Приложение № 17, сумата се отразява като върната в брой. И в този случай би могла да възникне разлика между отчетената и фактическата касова наличност. С цел яснота би могло в свободен текст в рамките на сторно документа да се посочи, че е сгрешен начина на плащане.

ЗАМ.ИЗПЪЛНИТЕЛЕН ДИРЕКТОР НА НАП:

/ПЛАМЕН ДИМИТРОВ/