НАП: Използване на СУПТО по чл. 52а1 от Наредба № Н-18/2006 г. и изисквания към стандартизирания одиторски файл

В становището се разглеждат въпроси, свързани с прилагането на Наредба №Н-18/2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин.

В запитването са цитирани частично разпоредби от Наредба №Н-18/2006 г. в следния смисъл:

• Лицата с приходи от продажби над 16 млн. лв., стойност на активите по баланс над 8 млн. лв. и персонал от над 50 души (да са налице поне 2 от трите критерия) и чиито продажби в брой са под 5% от приходите, могат да изберат да ползват и софтуер за управление на продажбите (СУПТО), който създава стандартизиран одиторски файл.
• Лицата, избрали алтернативния режим, трябва да изпращат в НАП стандартизирания си одиторски файл веднъж годишно, за всяка календарна година, в срок до края на януари на следващата година.

Изложена е следната фактическа обстановка:

• Приходите на фирма "........." ЕООД от продажби в брой са под 5% от общите приходи.
• Фирмата отговаря и на трите критерия, описани в наредбата:
  • Приходи от продажби над 16 млн. лв.;
  • Стойност на активите по баланс над 8 млн. лв.;
  • Персонал над 50 души.
• На това основание фирма "........." ЕООД счита, че попада сред лицата, които могат да изберат алтернативен режим и да изпращат веднъж годишно стандартизиран одиторски файл към НАП.

Въпрос №1

Въпрос №1: Трябва ли внедрената и ползваната от фирмата ERP система (софтуер за управление на процесите), с която работим, да бъде одобрена, регистрирана и свързана с НАП или можем да продължим дейността си, както е до момента, без промяна?

В отговора се посочва, че от представената информация е видно, че лицето изпълнява условията по чл. 52а1, ал. 3 от Наредба №Н-18/2006 г., което му позволява да използва софтуер за управление на продажбите (СУПТО) съгласно ал. 1 на същия член (СУПТО по чл. 52а1).

Цитира се разпоредбата на чл. 52а1, ал. 1 от Наредба №Н-18/2006 г.:

"Лице по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС може да използва софтуер за управление на продажби, който отговаря на всички изисквания съгласно, с изключение на изискването за блокиране на операциите по откриване и по приключване на продажба, когато статусът на фискалното устройство не позволява издаване на фискален бон".

Посочва се и чл. 52а1, ал. 2:

"Софтуерът по ал. 1 блокира операцията по плащане по продажба, за която е налице задължение за издаване на фискален бон, когато липсва свързаност с фискалното устройство или статусът не устройството не позволява издаването на фискален бон".

От тези разпоредби се прави извод, че използваният от дружеството софтуер - ERP системата (или модул от нея) - трябва да бъде надграден така, че да отговаря на изискванията съгласно Приложение №29 към Наредба №Н-18/2006 г., с единственото изключение да не се блокират:

• операции по откриване на продажби, и
• операции по приключване на продажби с начин на плащане, който не изисква издаване на фискален бон (например плащане по банков път).

Уточнява се, че когато се извършва плащане, за което се изисква издаване на фискален бон съгласно чл. 118, ал. 3 от ЗДДС - например плащане в брой, с банкова дебитна или кредитна карта и др. - при липса на свързаност или при неготовност за работа на фискалното устройство, софтуерът трябва да блокира операцията по същия начин, както всички останали СУПТО.

Посочва се, че разпоредбите в Глава седма "б" на Наредба №Н-18/2006 г., съдържащи изисквания към производителите/разпространителите на СУПТО, и разпоредбите в Глава седма "в", съдържащи изисквания към потребителите на СУПТО, се прилагат към всички производители/разпространители, съответно потребители, както на СУПТО по чл. 52а, ал. 1, така и на СУПТО по чл. 52а1.

Извод: ERP системата (или модул от нея), използвана от дружеството, следва да бъде приведена в съответствие с изискванията за СУПТО по чл. 52а1 и Приложение №29 към Наредба №Н-18/2006 г., включително изискванията за блокиране на плащания, за които се дължи фискален бон при липса на свързаност или неготовност на фискалното устройство, като към нея се прилагат и общите изисквания към производители/разпространители и потребители на СУПТО.

Въпрос №2

Въпрос №2: Ако продължим дейността си с ползваната до момента ERP система (софтуер за управление на процесите), как трябва да изглежда стандартизираният одиторски файл, който е изискване на наредбата:

• Има ли одобрена форма на файла, с която трябва да се съобразим и изпращаме към НАП, или
• Може да подаваме справка, генерирана от ERP системата (софтуера за управление на процесите), с която работим, за продажбите в брой и по банка.

В отговора се посочва, че съдържанието на стандартизирания одиторски файл е определено в Приложение №37 към Наредба №Н-18/2006 г.. От това приложение е видно, че за всяка продажба трябва да се посочи уникален номер (УНП), генериран от СУПТО (в конкретния случай - СУПТО по чл. 52а1) съгласно т. 9 от Приложение №29.

Уточнява се, че файлът трябва да съдържа всички регистрирани продажби през предходната календарна година, независимо от начина, по който са платени.

Посочва се, че XML-схемата на файла ще бъде публикувана на интернет-сайта на НАП.

Извод: Стандартизираният одиторски файл следва да бъде изготвен в съдържанието и структурата, определени в Приложение №37 към Наредба №Н-18/2006 г., да включва за всяка продажба УНП, генериран от СУПТО по чл. 52а1 съгласно т. 9 от Приложение №29, и да обхваща всички регистрирани продажби за предходната календарна година, независимо от начина на плащане, като XML-схемата на файла ще бъде публикувана на сайта на НАП.