|
изх. №54-2219-3401 24.10.2025 г. |
ЗДДС, чл. 114,
ППЗДДС, чл. 78
В дирекция "Обжалване и данъчно-осигурителна практика" e постъпило по компетентност писмено запитване, прието с вх. №54-2219-3401/14.10.2025 г., относно използването на два различни софтуери за фактуриране.
В запитването е изложена следната фактическа обстановка:
Дружеството е използвало два различни софтуера за фактуриране. И двата софтуера са започнали с издаването на фактури с №0000000001. За първия софтуер е наличен пълен архив на всички издадени документи. Към момента фактуриране се извършва единствено чрез втория софтуер. Налице е пълна проследимост и няма дублиране на номера на фактури.
Дружеството очаква да се потвърди изразеното собствено разбиране, че законодателството не забранява използването на повече от един софтуер за фактуриране и фактът че двата софтуера са започнали с фактура №0000000001 не съставлява административно нарушение, при условие че се осигурява уникална номерация и архивиране на документите.
Предвид изложената непълна фактическа обстановка, изразеното мнение и относимата нормативна уредба, изразявам следното принципно становище:
Общата правна рамка за документирането и отчитането на стопанските операции в предприятията е регламентирана вЗакона за счетоводството (ЗСч). С разпоредбата на чл. 6, ал. 1 от ЗСч са определени минимален брой реквизити, които следва да се съдържат в първичния счетоводен документ, адресиран до други предприятия или физически лица както следва:
1. наименование и номер на документа, съдържащ само арабски цифри;
2. дата на издаване;
3. наименование или име, адрес и единен идентификационен код от търговския регистър или единен идентификационен код по Булстат или единен граждански номер или или личен номер на чужденец на издателя и получателя;
4. предмет, натурално и стойностно изражение на стопанската операция.
В чл. 114, ал. 1, т. 1 - т. 15 от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), са регламентирани задължителните изисквания към съдържанието на фактурата, а изискванията към бланките на фактурите са разписани в чл. 78, ал. 1, т. 1 - 4 от Правилника за прилагане на Закона за данък върху добавената стойност(ППЗДДС).
Съгласно чл. 78, ал. 1, т. 1 от ППЗДДС, бланките на фактурите и известията към тях, издавани от регистрирани по закона лица на основание, различно от регистрация по чл. 97а, чл. 99, чл. 100, ал. 2, чл. 154 и чл. 156 от закона, трябва да съдържат пореден номер, който да е трайно вписан при отпечатването.
Номерата на документите са десетразрядни, нарастващи без дублиране и пропуски и не зависят от вида на бланката или документа. Дублиране на номерата на документите се допуска само в случаите, когато документи се издават от фискално устройство. Всички екземпляри на един и същ документ носят един и същ номер (чл. 78, ал. 2 от ППЗДДС). Номерацията на документите не зависи и не се нарушава при изтичането на календарната година. При изчерпване на възможните номера лицето/клонът, след като писмено уведоми териториалната дирекция на НАП започва номерирането отново от "0000000001" (чл. 78, ал. 3 от ППЗДДС). Предвид гореизложеното считам, че номерацията на издаваните фактури следва да отговаря на горепосочените изисквания, т.е. независимо от използвания софтуер за фактуриране не е допустимо да се променя номерацията или да има дублиране на номера.
Чл. 114, ал. 6 от ЗДДС предвижда, че всяко данъчно задължено лице по избран от него начин осигурява от момента на издаването им до края на периода на съхранението им автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурите и известията към фактурите, издадени от него или от негово име, както и на получените от него фактури и известия към фактури, независимо от това дали са на хартиен носител, или в електронна форма. Това може да се осъществи чрез какъвто и да било контрол на стопанската дейност, при който се установява надеждна одитна следа, свързваща фактурата и доставката на стоки или услуги. Следователно при смяна на софтуера данъчно задълженото лице следва да докаже, че не са нарушени изискванията за гарантиране автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурите.
"Автентичност на произхода" означава уверение за самоличността на доставчика или на издаващия фактурата/известието към фактурата от страна на доставчика или от страна на получателя по доставката (§1, т. 65 от ДР на ЗДДС).1.01.2013 г.). "Цялост на съдържанието" означава, че съдържанието на фактурата и известието към фактурата не е променено. Форматът на електронна фактура и електронно известие към фактура може да бъде променян (§1, т. 66 от ДР на ЗДДС).
Специфични изисквания по отношение на използван софтуер от данъчно задължените лица са регламентирани при използването на "софтуер за управление на продажбите в търговски обект" (СУПТО) в глава 7 "в" отНаредба №Н-18 от 13.12.2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин(Наредба № Н-18/2006 г.).
Съгласно §1, т. 84 от ДР на ЗДДС "софтуер за управление на продажби в търговски обект" е всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологиите за реализацията му, използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обект, за които е налице задължение за издаване на фискален бон.
В случай че е допусната нарушена номерация на издадените фактури, за дружеството ще е приложима административно-наказателната разпоредба на чл. 32, ал. 2 от Законаза административните нарушения и наказания(ЗАНН.
, съгласно която който не изпълни или наруши акт, свързан със счетоводното, данъчното, митническото, валутното или екологичното законодателство, ако деянието не съставлява престъпление, се наказва с глоба от 400 до 3000 лв.
Настоящото становище е принципно и е въз основа на изложената в запитването фактическа обстановка и приложимата нормативна уредба към датата на изготвянето му. В случаите на последващи изменения в приложимата нормативна уредба, както и когато в производство, възложено по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК), се установи фактическа обстановка различна от посочената, Вие не може да се позовавате на разпоредбата на чл. 17, ал. 3 от ДОПК.
В запитването е поставен следният въпрос:
Въпрос: Допустимо ли е по действащото законодателство едно дружество да използва повече от един софтуер за фактуриране, когато и двата софтуера започват с фактура №0000000001, при условие че е осигурена уникална номерация без дублиране и пълно архивиране и проследимост на документите, и представлява ли това административно нарушение?
Изложена е следната фактическа обстановка: дружеството е използвало два различни софтуера за фактуриране. И двата софтуера са започнали с издаването на фактури с №0000000001. За първия софтуер е наличен пълен архив на всички издадени документи. Към момента фактуриране се извършва единствено чрез втория софтуер. Налице е пълна проследимост и няма дублиране на номера на фактури. Дружеството очаква да се потвърди собственото му разбиране, че законодателството не забранява използването на повече от един софтуер за фактуриране и че фактът, че двата софтуера са започнали с фактура №0000000001, не съставлява административно нарушение, при условие че се осигурява уникална номерация и архивиране на документите.
Предвид изложената фактическа обстановка, изразеното мнение и относимата нормативна уредба, е изложено следното принципно становище.
1. Общи изисквания към първичните счетоводни документи
Общата правна рамка за документирането и отчитането на стопанските операции в предприятията е регламентирана в Закона за счетоводството (ЗСч).
Съгласно чл. 6, ал. 1 от ЗСч са определени минималните реквизити, които следва да се съдържат в първичния счетоводен документ, адресиран до други предприятия или физически лица, както следва:
- 1. наименование и номер на документа, съдържащ само арабски цифри;
- 2. дата на издаване;
- 3. наименование или име, адрес и единен идентификационен код от търговския регистър или единен идентификационен код по Булстат или единен граждански номер или личен номер на чужденец на издателя и получателя;
- 4. предмет, натурално и стойностно изражение на стопанската операция.
Извод: Първичните счетоводни документи, включително фактурите, трябва да съдържат задължителните реквизити по чл. 6, ал. 1 от ЗСч, включително наименование и номер на документа с арабски цифри.
2. Изисквания към съдържанието и бланките на фактурите
В чл. 114, ал. 1, т. 1 - 15 от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) са регламентирани задължителните изисквания към съдържанието на фактурата.
Изискванията към бланките на фактурите са разписани в чл. 78, ал. 1, т. 1 - 4 от Правилника за прилагане на Закона за данък върху добавената стойност (ППЗДДС).
Съгласно чл. 78, ал. 1, т. 1 от ППЗДДС, бланките на фактурите и известията към тях, издавани от регистрирани по закона лица на основание, различно от регистрация по чл. 97а, чл. 99, чл. 100, ал. 2, чл. 154 и чл. 156 от закона, трябва да съдържат пореден номер, който да е трайно вписан при отпечатването.
Номерата на документите са десетразрядни, нарастващи без дублиране и пропуски и не зависят от вида на бланката или документа. Дублиране на номерата на документите се допуска само в случаите, когато документи се издават от фискално устройство. Всички екземпляри на един и същ документ носят един и същ номер (чл. 78, ал. 2 от ППЗДДС).
Номерацията на документите не зависи и не се нарушава при изтичането на календарната година. При изчерпване на възможните номера лицето/клонът, след като писмено уведоми териториалната дирекция на НАП, започва номерирането отново от "0000000001" (чл. 78, ал. 3 от ППЗДДС).
Предвид гореизложеното е посочено, че номерацията на издаваните фактури следва да отговаря на тези изисквания, т.е. независимо от използвания софтуер за фактуриране не е допустимо да се променя номерацията или да има дублиране на номера.
Извод: Законът не обвързва номерацията с конкретен софтуер, но изисква единна десетразрядна, нарастваща номерация без дублиране и пропуски за фактурите, независимо от използвания софтуер, като дублиране е допустимо само при документи от фискално устройство.
3. Изисквания за автентичност, целост и четливост на фактурите
Съгласно чл. 114, ал. 6 от ЗДДС всяко данъчно задължено лице по избран от него начин осигурява от момента на издаването им до края на периода на съхранението им автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурите и известията към фактурите, издадени от него или от негово име, както и на получените от него фактури и известия към фактури, независимо от това дали са на хартиен носител или в електронна форма.
Това може да се осъществи чрез какъвто и да било контрол на стопанската дейност, при който се установява надеждна одитна следа, свързваща фактурата и доставката на стоки или услуги.
Следователно при смяна на софтуера данъчно задълженото лице следва да докаже, че не са нарушени изискванията за гарантиране автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурите.
По смисъла на § 1, т. 65 от ДР на ЗДДС "автентичност на произхода" означава уверение за самоличността на доставчика или на издаващия фактурата/известието към фактурата от страна на доставчика или от страна на получателя по доставката.
По смисъла на § 1, т. 66 от ДР на ЗДДС "цялост на съдържанието" означава, че съдържанието на фактурата и известието към фактурата не е променено. Форматът на електронна фактура и електронно известие към фактура може да бъде променян.
Извод: При използване или смяна на софтуер за фактуриране лицето трябва да осигури и да може да докаже автентичност на произхода, непромененост на съдържанието и четливост на фактурите за целия срок на съхранение, чрез надеждна одитна следа.
4. Специфични изисквания при използване на СУПТО
Специфични изисквания по отношение на използван софтуер от данъчно задължените лица са регламентирани при използването на "софтуер за управление на продажбите в търговски обект" (СУПТО) в глава 7 "в" от Наредба № Н-18 от 13.12.2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин (Наредба № Н-18/2006 г.).
Съгласно § 1, т. 84 от ДР на ЗДДС "софтуер за управление на продажби в търговски обект" е всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологиите за реализацията му, използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обект, за които е налице задължение за издаване на фискален бон.
Извод: Когато използваният софтуер за фактуриране представлява СУПТО по смисъла на § 1, т. 84 от ДР на ЗДДС, се прилагат и специфичните изисквания на глава 7 "в" от Наредба № Н-18/2006 г.
5. Административно-наказателни последици при нарушена номерация
В случай че е допусната нарушена номерация на издадените фактури, за дружеството ще е приложима административно-наказателната разпоредба на чл. 32, ал. 2 от Закона за административните нарушения и наказания (ЗАНН), съгласно която който не изпълни или наруши акт, свързан със счетоводното, данъчното, митническото, валутното или екологичното законодателство, ако деянието не съставлява престъпление, се наказва с глоба от 400 до 3000 лв.
Извод: При нарушаване на изискванията за номерация на фактурите (вкл. дублиране или неправилна последователност) може да се приложи санкция по чл. 32, ал. 2 от ЗАНН в размер от 400 до 3000 лв., ако деянието не съставлява престъпление.
6. Характер на становището
Посочено е, че становището е принципно и е въз основа на изложената в запитването фактическа обстановка и приложимата нормативна уредба към датата на изготвянето му.
Уточнява се, че в случаите на последващи изменения в приложимата нормативна уредба, както и когато в производство, възложено по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК), се установи фактическа обстановка, различна от посочената, не може да се прави позоваване на разпоредбата на чл. 17, ал. 3 от ДОПК.
Извод: Становището има принципен характер, обвързано е с конкретно изложените факти и действащата към момента на изготвянето му нормативна уредба и не може да се ползва по чл. 17, ал. 3 от ДОПК при промяна на закона или при установяване на различна фактическа обстановка.
