Теоретично, РКО-то е документът, с който парите излизат от касата. Ако касиерът дава парите на служител, който пък плаща нещо на доставчик, РКО-то би трябвало да е подписано от служителя - той взима парите от касата. При връщане на част от парите - обратно - ПКО.
Доставчикът издава КБ за сумата, която е получил. Служителят, който е взел парите и е купил нещото обикновено се подписва на фактурата, така се вижда къде са отишли. Но в днешно време тези подписи на фактурата не винаги се полагат.