Смяната на действащ управител с друг може да е по молба на самия управител или в резултат на управленско решение на общото събрание. Всъщност и в двата случая решението за промяната се заявява за вписване в Търговския регистър, от който момент новият управител може да представлява законно дружеството. Добавянето на нов управител, без да се сменя настоящия, става по същия ред. Общото събрание като върховен орган на дружеството може по всяко време да освободи управителя без да посочва основания и това е закрепено в чл. 141, ал. 4 ТЗ. Нормата е императивна и дори в дружествения договор да е заложено нещо друго, то не може да преодолее постановеното с тази норма. Но с договора могат да се уредят различни основания за носене на отговорност от управителя в определени хипотези.
Процедура за промяна или заличаване на управител
Промяната на управителя започва с оформяне на протокол от решение на Общото събрание, а в случаите на ЕООД – решение на едноличния собственик на капитала. Обикновено управителите се вписват и в Дружествения договор поименно, (респективно Учредителния акт за ЕООД) и ако това е така, трябва да се промени и тази информация, като към документите се добави и изменен Дружествен договор или Учредителен акт. Принципно решението за освобождаване на управител и/или за назначаване на нов се взема с обикновено мнозинство, освен ако в дружествения договор не е предвидено нещо различно. Става въпрос за мнозинство повече от половината от целия капитал на дружеството, а не от представения на събранието. Протоколът от решението на общото събрание подлежи на нотариална заверка на подписите и съдържанието, извършени едновременно. Тази мярка бе предвидена в закона с цел да се препятстват случаите на кражба на фирми. Все пак законът предвижда възможност в дружествения договор изрично да бъде предвидена обикновена писмена форма. Ако това е вписано в основния акт на дружеството, се спестяват средства и време, изразходвани иначе за нотариалното заверяване на протокола. Ако такъв текст обаче липсва, то смяната на управителя или друга промяна в дружеството, може да се използва за изменение в дружествения договор или учредителния акт и за в бъдеще да не се налага нотариална заверка на протоколите.
Новият управител задължително подписва декларации по чл. 141, ал. 8 и чл. 142 от ТЗ, както и декларация по чл. 13, ал. 4 от Закона за търговския регистър. Добавя се и нотариално заверен образец от подписа му – спесимен. Промяната се заявява в Търговския регистър със Заявление – Образец А4. Документите за вписване на промяната се подават от новия управител. Ако обаче не се заличава управител, а само се добавя нов, то всеки от управителите може да заяви промяната. Държавната такса за извършване на промяни в дружеството, в това число и за промяна на управителя и/или назначаване на нов е в размер на 30 лева, но ако заявлението се подава по електронен път чрез електронен подпис таксата е 15 лева.
Заличаване на управител по негова молба
Управителят може сам да поиска да бъде освободен от поста си. Съгласно чл. 141, ал. 5 ТЗ ако съдружниците или част от тях не се съобразят с желанието на управителя да бъде освободен и/или поради някаква прични не може да се вземе решение за освобождаването му, той може сам да поиска да бъде заличен от Търговския регистър, независимо дали има назначено друго лице за управител или не. Това е възможно когато след отправяне на писмено уведомление до дружеството за освобождаването му като управител е изтекъл едномесечен срок, в който Общото събрание не се е събрало и/или не е взело решение за освобождаването му. Изпратеното и получено уведомление за напускане се прилага към документите в Търговския регистър, както и доказателства за получаването му. Най-добре е това уведомление да се връчи на дружеството чрез нотариална покана.
Промени на обстоятелства в ООД/ЕООД
Освен промяна на управителя, могат да се извършват и други промени в дружеството. Те могат да бъдат заявявани едновременно с едно заявление. На промяна подлежат фирмата (наименованието) на дружеството; седалището и адреса на управление; предмета на дейност; срока, за който дружеството е било учредено (ако има такъв), начина на представителство на дружеството (заедно или поотделно), името на управителя или на съдружник и др. Вписването на каквито и да било промени се заявява от действащ управител на дружеството или изрично упълномощен адвокат. Заявленията за вписване на промени в обстоятелствата за ООД/ЕООД се разглеждат от длъжностно лице по регистрация към Търговския регистър по реда на постъпването им. Отказът да се регистрират заявените промени може да се обжалва пред съответния окръжен съд по седалището на дружеството в 7-дневен срок от връчването му.
Взаимоотношения с управителя и осигуряване
Съгласно чл. 141, ал. 7 ТЗ уреждането на взаимоотношенията между дружеството (от една страна) и управителя (от друга) става не с трудов договор, а с Договор за възлагане на управлението (известен още като Договор за управление и контрол). Този договор се подписва от управителя от една страна, а от друга – от всички съдружници или упълномощен от тях представител. Изпълнявайки задълженията си по Договора за управление и контрол (ДУК) управителят получава възнаграждение и се осигурява върху това възнаграждение. Този договор, обаче, не е задължително да се прилага при вписване на управителя в Търговския регистър. Функциите на този договор са да уреди вътрешните отношения между дружеството и управителя.
Ако някой от съдружниците е назначен за управител и иска официално да извършва и друга дейност в дружеството извън дейността му като управител и извън функциите му по управление на дружеството, за която допълнителна дейност да получава отделно възнаграждение, той следва да се осигурява на две основания – веднъж като управител по ДУК и втори път – като самоосигуряващо се лице. Като самоосигуряващо се лице се осигурява и съдружник, който не е управител, но работи в дружеството и получава възнаграждение за това. Счита се, че в тези случаи съдружникът полага личен труд в дружеството, получавайки доходи за това и подлежи на осигуряване по реда на чл. 4, ал. 3, т. 2 от КСО. Това положение е потвърдено от приходната администрация чрез Разяснение Изх № 94-Е-87 от 17.05.2012 г. на НАП относно осигуряване на лицата по чл. 4, ал. 1, т. 7 в случаите, в които упражняват трудова дейност и по чл. 4, ал. 3, т. 2 от КСО
Фактът, че едно лице е вписано в Търговския регистър като управител сам по себе си не е достатъчен за да възникне задължение за осигуряването му. Съгласно чл. 10 КСО осигуряването започва от деня, в който лицето започне да изпълнява трудова дейност. Освен това ако между дружеството и управителя липсва договореност за заплащане на възнаграждение и няма сключен Договор за управление и контрол, или в договора няма уговорено възнаграждение (безвъзмездно управление на дружеството), управителят не подлежи на осигуряване на това основание. Но ако има сключен договор и е предвидено определено възнаграждение, което поради някакви причини не се начислява или се начислява, без да се изплаща, то съгласно правилата на чл. 6, ал. 2 и 3 КСО осигуровки трябва да се внасят – независимо, че липсва изплатено възнаграждение.
Назначаване на прокурист
Освен назначаване на управител, в дружеството може да бъде назначен и прокурист. Прокуристът е пълнолетно дееспособно физическо лице, натоварено и упълномощено от търговеца да управлява предприятието му срещу възнаграждение. Прокурист се назначава чрез упълномощаване (прокура) от управителя на дружеството с нотариална заверка на подписа и се вписва в Търговския регистър по партидата на търговеца. За разлика от управителя, прокуристът не е орган на дружеството (законен представител), а е негов служител (договорен представител).
Най-често между дружеството и прокуриста се сключва договор, като част от този договор под формата на отделна клауза, е упълномощаването на прокуриста (прокурата). За вписването на прокуриста в Търговския регистър се представя образец от подписа му. Дружеството може да има повече от един прокурист, като прокурата им може да е за отделно или за съвместно упражняване. Това се уточнява при вписването в Търговския регистър. Може да се назначи прокурист, който да управлява клон на дружеството – тогава неговата представителна власт се ограничава само за дейността на клона. Прекратяването на прокурата също се вписва в Търговския регистър.
Прокуристът има право да осъществява всички действия и сделки, свързани с упражняването на търговската дейност (договори за наем, замяна, заем, застраховки, предяваване на искове и пр.), да представлява търговеца пред третите лица, както и да упълномощава други лица за извършване на определени действия. Прокуристът няма право да упълномощи друг със своите права по закон, да отчуждава недвижими имоти, собственост на търговеца (освен, ако не е специално упълномощен от него) и да извършва каквито и да било действия, чрез които да бъдат променяни индивидуалните белези на търговеца. При извършване на действия по представляване на дружеството, прокуристът винаги трябва да се обозначава като такъв. Следва да се отбележи, че дори в договора за уреждане на взаимоотношенията с прокуриста ,правомощията му да са ограничени и стеснени спрямо изброените в закона, това ограничение има действие само във вътрешните отношения между търговеца и прокуриста, но не и по отношение на третите лица. С други думи, ако прокуристът извърши нещо, което законът му позволява, но търговецът не, съответното действие ще е валидно, но евентуално може да му се потърси отговорност от дружеството по силата на договора – например да бъде сменен за в бъдеще.
