Фактурирането при въвеждане на еврото: Как да избегнем хаоса и да улесним счетоводството?

Във връзка със запитвания от потребители, които са били подведени, че и за фактурите важи правилото за двойното обозначаване на цените, искаме да внесем пълна яснота. Целта на тази статия е да обясни категорично какви са законовите изисквания за издаване на фактури преди и след приемането на еврото, както и да дадем нашите препоръки. Ние ще спазим стриктно законовите изисквания по най-ефективния за нашите потребители начин. Това се отнася за всички наши инструменти – от фактуриращия софтуер в портала kik-info.com до нашата специализирана система ino.bg, която предоставяме като допълнително улеснение и сигурност за клиентите на нашата счетоводна кантора.

Какво казва законът: Има ли задължение за двойно обозначаване във фактурите?

Отговорът е кратък и категоричен: НЕ.

Задължение за двойно обозначаване на стойностите в лева и евро във фактурите няма. Това е регламентирано в чл. 15, ал. 3, т. 5 от Закона за въвеждане на еврото (ЗВЕРБ). Текстът изрично изключва от обхвата на двойното обозначаване "издаването на документи по чл. 112, ал. 1 от Закона за данък върху добавената стойност", каквито са фактурите, кредитните и дебитните известия. В допълнение, официалните "Насоки за прилагане на Глава четвърта, Раздел II „Счетоводни документи" от ЗВЕРБ" потвърждават, че всички счетоводни документи, издадени преди датата на въвеждане на еврото, не се преизчисляват и се съхраняват във валутата, в която са изготвени.

Защо законодателят е предвидил това изключение?

Логиката на законодателя се базира на няколко основни причини:

Защита на крайния потребител: Основната цел на двойното обозначаване на цените (по чл. 15 от ЗВЕРБ) е да защити крайните потребители (физическите лица). То им помага да свикнат с новите стойности, да сравняват цени и да се предпазят от нелоялни търговски практики. Фактурата, особено в B2B (бизнес-към-бизнес) отношенията, е преди всичко счетоводен документ между професионалисти, от които се очаква да могат да прилагат правилата за превалутиране.

Техническа сложност и избягване на грешки: Това е може би най-важната практическа причина. Фактурата не е само една крайна сума. Тя съдържа множество редове – единични цени, количества, стойности на ред, ДДС основа, сума на ДДС. Ако законът изискваше двойно обозначаване на всеки ред, почти сигурно сборът на редовете в евро нямаше да отговаря на превалутираната обща сума в лева. Това би създало счетоводен хаос и постоянни разлики от закръгления.

Юридическа и данъчна яснота: Фактурата е официален документ. За да има юридическа стойност, тя трябва да има една-единствена, безспорна водеща валута и стойност. Съгласно Закона за счетоводството, до датата на еврото това е левът, а след това – еврото. Задължителното присъствие на две суми би могло да създаде правна несигурност коя от двете е "вярната" при спорове или данъчни проверки.

В обобщение, законодателят е преценил, че ползите от юридическата и техническа простота при издаването на фактури в една водеща валута надделяват над удобството от информативното двойно обозначаване.

Нашият подход: Яснота и ефективност

Разбирайки напълно законовите изисквания и необходимостта от максимално улеснение на бизнеса, нашият подход за фактуриращите софтуери, които поддържаме в kik-info и в ino.bg ще бъде следният:

» До датата на въвеждане на еврото: Всички фактури, създадени през нашите системи, ще продължат да бъдат издавани само в лева, в пълно съответствие със Закона за счетоводството.

» След датата на въвеждане на еврото: Системите ще бъдат актуализирани, така че всички нови фактури да се издават само в евро, както изисква промененото законодателство.

Този подход осигурява редица ползи:

» Пълно съответствие със закона: Гарантираме, че документите, издавани с нашия софтуер, са 100% изрядни.

» Избягване на объркване: Клиентите няма да се чудят коя сума да платят или как са направени закръгленията. Документът е ясен, с една водеща валута.

» Ефективност и бързина: Изчистените документи без излишна информация се обработват по-бързо в счетоводството и на доставчика и на получателя.

Доброволно двойно обозначаване във фактурите: Добра практика или източник на проблеми?

Законът не задължава, но и не забранява на фирмите доброволно да показват втора валута на фактурите си. Някои софтуерни компании дори вече имплементират такава функционалност. Въпреки това, нашата препоръка, базирана на стремежа към максимална яснота и ефективност, е да избягвате тази практика. Тя може да създаде повече объркване и проблеми, отколкото ползи. Ето няколко практически причини защо фактура само в една валута (евро) е по-добрият подход:

» Риск от объркване при плащане: Клиентът може да се обърка коя от двете суми е дължима за плащане. Това може да доведе до грешни преводи, забавяне на плащанията и необходимост от допълнителна комуникация за изясняване.

» Проблеми със закръгленията и сумирането: Ако фактурата съдържа много редове, е почти сигурно, че сборът на информативните стойности в лева на всеки отделен ред няма да е равен на информативната обща сума в лева (получена чрез превалутиране на общата сума в евро). Това може да породи недоверие и въпроси за коректността на документа.

» Повишен шанс за счетоводни грешки: Наличието на две суми увеличава риска от техническа грешка при ръчно въвеждане на фактурата в счетоводния софтуер както при вас, така и при вашия контрагент. Някой може по погрешка да осчетоводи информативната стойност в лева, вместо официалната в евро.

» Забавяне на обработката: Чистата фактура само в евро се обработва много по-бързо. Когато има и левова равностойност, счетоводството на получателя често прави насрещна проверка дали превалутирането е извършено коректно, което е излишно губене на време.

Нашата позиция: Да защитим времето и ефективността на счетоводителя

Въвеждането на еврото неминуемо ще донесе нови отговорности и повишена натовареност за всеки счетоводител в България. В този ключов момент, нашата мисия е не само да информираме, а и да защитим най-ценния ресурс на счетоводителите – тяхното професионално време и експертиза.

Именно от позицията на загриженост, ние заставаме твърдо зад становището, че доброволното двойно обозначаване във фактурите е лоша практика. То е ненужна административна тежест, която се прехвърля директно върху раменете на счетоводителите, които обработват тези документи. Вярваме, че счетоводната професия заслужава инструменти и процеси, които улесняват, а не усложняват работата.

В заключение:

Ключов принцип в модерния бизнес е ефективността. За да се гарантира максимална яснота, бързина и ефикасност, най-добрата практика е да се придържате стриктно към изискването на Закона за счетоводството: издаване на фактури само във водещата за периода валута. Това елиминира всякакви двусмислици и улеснява работата на всички по веригата – доставчици, клиенти и техните счетоводители.