НАП: Документална обоснованост и съхранение на счетоводни и данъчни документи на хартиен и електронен носител

ОТНОСНО: Прилагане разпоредбите на Закона за корпоративното подоходно облагане (ЗКПО) и Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС).

В запитването е изложена следната фактическа обстановка:

Дружеството е в процес на реорганизация на счетоводната система, една от които е опростяване на процедурата по осчетоводяване на фактури, издадени към дружеството от местни и чуждестранни лица. Посочено е, че фактурите ще бъдат изпращани сканирани от доставчиците към споделена електронна пощенска кутия (Shared Mail Box), която ще се поддържа от европейски сървъри. Сканираните документи ще се съхраняват в електронна пощенска кутия във формат *.pdf, *.gil, *jpg, *.png, *.tif или друг формат за визуализиране без възможност за извършване на корекции по документ в електронния файл. На база получената в електронната пощенска кутия фактура, се регистира запис в счетоводната система и в дневника за покупки и дневника за продажби по ДДС на "Х" ЕООД.

Уточнено е, че фактурите и придружаващите ги документи ще се съхраняват само сканирани в счетоводната система. Оригинални документи на хартиен носител с мокър печат и подпис няма да бъдат съхранявани в архива на дружеството.

Във връзка с изложената фактическа обстановка е поставен следният въпрос:

Сканиранираните и съхранени фактури, по описания начин, ще бъдат ли признати за разход на компанията по смисъла на ЗКПО, както и за нуждите на ДДС, при извършване на данъчни проверки и ревизии от органите на НАП?

Предвид изложената фактическа обстановка, въпросът и относимата към тях нормативна уредба, изразявам следното становище:

Относно прилагане на ЗКПО.

Съгласно чл. 10, ал. 1 от ЗКПО, счетоводен разход се признава за данъчни цели, когато е документално обоснован чрез първичен счетоводен документ по смисъла на Закона за счетоводството(ЗСч), отразяващ вярно стопанската операция.

Законът изисква и наличие на фискална касова бележка от фискално устройство (фискален бон) или чрез издаване на касова бележка от интегрирана автоматизирана система за управление на търговска дейност (системен бон) по ред, определен с наредба на министъра на финансите (Наредба №Н-18 от 13.12.2006 г., изм. и доп.), освен когато заплащането се извършва по банков път или чрез прихващане. Липсата на касова бележка, когато издаването й е задължително, е основание за непризнаване на счетоводен разход за данъчни цели.

За да бъдат признати разходите, следва да бъде доказано реалното им използване за дейността на дружеството. Документирането и отчитането на разходите следва да се извършва при стриктно спазване на Закона за счетоводството и приложимите национални счетоводни стандарти.

Предприятията осъществяват текущото счетоводно отчитане на основата на документална обоснованост на стопански операции и факти при спазване на изискванията за съставяне на документи по ЗСч (чл. 3, ал. 3 от ЗСч., в сила от 01.01.16г.). Счетоводният документ е хартиен или технически носител на счетоводна информация, класифициран като първичен, вторичен и регистър.

Счетоводните документи се съставят при спазване на разпоредбите и изискванията, предвидени в ЗСч, а данъчните документи в съответствие с изискванията на чл. 114 и чл. 115 от ЗДДС.

В тази връзка следва да се посочи, че за оформянето на документите, за достоверността на информацията в тях и в техническите информационни носители отговорност носят длъжностните лица, които са ги съставили и подписали (чл. 10 от ЗСч), а за законосъобразността и целесъобразността на отразените в документите стопански операции отговорност носят лицата, които са разпоредели извършването им. Това разграничение на отговорностите е изрично регламентирано в ЗСч.

Предвид изложеното първичният счетоводен документ е носител на информация за регистрирана за първи път стопанска операция (чл. 4, ал. 2 от ЗСч). Счетоводен документ по чл. 4, ал. 1 от ЗСч може да е електронен документ, който съдържа информацията, изисквана по същия закон, издаден и получен в какъвто и да е електронен формат при спазване на изискванията наЗакона за електронния документ и електронния подпис(ЗЕДЕП).

Редът и движението на счетоводните документи от момента на тяхното създаване или получаване в предприятието до момента на унищожаването или предаването им съгласно ЗСч, се определя от ръководителя на предприятието. Ръководителят на предприятието отговаря и за съхраняването на счетоводната иформация по реда и в сроковете по раздел III на глава първа от ЗСч. Изискванията за съхраняване на счетоводната информация са:

• Счетоводната информация се съхранява на хартиен и/или на технически носител в предприятието;
• За определен срок - счетоводни регистри и финансови отчети, включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции - 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
• Място на съхранение - в частни или държавни архиви по реда на Закона за

Националния архивен фонд(ЗНАФ) при спазване на изискванията на чл. 12, ал. 1 от ЗСч. След изтичане на срока за съхранението им носителите на счетоводна информация (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд или в Националния осигурителен институт, могат да се унищожат. Предвид изложеното, в нормативния акт - ЗСч се забранява унищожаване на хартиен носител на информация до изтичане на определения срок за съхранение.

Производствата по установяване на задължения за данъци и задължителни осигурителни вноски са уредени в Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК). В глава осма от ДОПК са регламентирани доказателствата и доказателствените средства в административното производство, въз основа на които се установяват факти и обстоятелства от значение за определяне на задълженията за данъци и задължителни осигурителни вноски. Задължение на данъчния субект е да представи всички данни, сведения, документи, книжа, носители на информация и други доказателства отнасящи се до неговите прави и задължения, до фактите и обстоятелствата, подлежащи на установяване в съответното производство, и да посочи всички лица, държавни и общински органи, при които се намират такива. В кодекса е регламентирано, че в случай че субектът не представи изисканите по реда на чл. 37, ал. 3 доказателства, органът по приходите може да приеме, че те не съществуват и преценява само събраните в производството доказателства. В тази връзка в чл. 38 от ДОПК са регламентирани задължения на субекта за съхраняване на носителите на информация. Счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от задълженото лице по реда, установен от ЗНАФ, в срок от 10 години за счетоводни регистри и финансови отчети, а документи за данъчно-осигурителен контрол в срок от 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани. След изтичане на срока за съхранението им носителите на информация по чл. 37, ал. 1 от кодекса (хартиен или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожат. В чл. 37, ал. 3 от ДОПК са уредени случаите, при които задължените лица, които при създаването и обработката на цялата или на част от информацията по ал.1 използват информационни системи, продукти или архиви, съхраняват създадените данни в електронен вид за периода по ал. 1 независимо от съхранението им на друг носител. Предвид изложеното, е видно, че в синхрон с разпоредбите на ЗСч, така и в производствата по данъчно-осигуретелен контрол, в разпоредбите на кодекса се забранява унищожаване на оригиналния (хартиен и/или технически) носител на информация до изтичане на определения срок за съхранение.

Относно прилагане на ЗДДС.

С направените изменения и допълнения в разпоредбите на глава единадесета от ЗДДС, в сила от 01.01.2013 г. относно документиране на доставките са въведени нови изисквания към данъчно задължените лица във връзка с издаваните и приеманите от тях фактури, тяхното отчитане и съхранение. Тези изменения са предвид извършените с Директива 2010/45/ЕС на Съвета от 13.07.2010 г. изменения в основнатаДиректива 2006/112/ЕО относно общата система на данъка върху добавената стойностпо отношение на правилата за фактуриране.

С разпоредбата на чл. 114, ал. 6 от ЗДДС е регламентирано, че всяко данъчно задължено лице следва да осигури по избран от него начин автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурите и известията към фактурите, издадени от него или от негово име, както и на получените от него фактури или известия към фактури, независимо от това дали са на хартиен носител или в електронна форма от момента на издаването им до края на периода на съхранението им.

Легални дефиниции на понятията "автентичност на произхода" и "цялост на съдържанието" са дадени в § 1, т. 65 и т. 66 от ДР на ЗДДС, според които автентичност на произхода означава уверение за самоличността на доставчика или на издаващия фактурата/известието към фактурата от страна на доставчика или от страна на получателя по доставката, а цялост на съдържанието означава, че съдържанието на фактурата и известието към фактурата не е променено.

Съгласно на чл. 114, ал. 10 от ЗДДС гарантирането на автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата или известието към фактурата се осигурява от данъчно задълженото лице чрез всякакъв контрол на стопанската дейност, който създава надеждна одитна следа между фактурата или известието към фактурата и доставката на стоки или услуги. Контролът върху стопанската дейност е процедура или технология, която се прилага и поддържа в предприятието и създава уверение относно правилното, навременно и точно отчитане на стопанската дейност като цяло и отделните стопански операции в частност. Този контрол дава възможност за проследяване на всички елементи на стопанската операция в тяхната взаимовръзка. Изборът на процедура за контрол на стопанската дейност е изцяло на данъчно задълженото лице. Надеждната одитна следа е налице, когато връзката между отделните документи и осчетоводени операции е лесно и бързо установима и осигурява намиране на търсената връзка между издадена фактура и извършена доставка, това може да се осигури чрез следните примерни технологии:

1. квалифициран електронен подпис по смисъла на Закона за електронния документ и електронния подпис, или

2. електронен обмен на данни ;

В допълнение към горното е и разпоредбата на чл. 78, ал. 10 от Правилника за прилагане на закона за данък върху добавената стойност (ППЗДДС)съгласно която, гарантирането на автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата или известието към фактурата по чл. 114, ал. 10 от закона, могат да се осигуряват и чрез друга технология или процедура.

Следва да се има предвид, че четливостта на фактурата трябва да запази това си качество до края на периода на съхранение. Фактурата трябва да може да бъде представена в стил, в който цялото съдържание на фактурата, свързано с ДДС, да може да се чете ясно, на хартиен носител или на екран. Също така, трябва да е възможно да се провери дали информацията от оригиналния електронен файл не е променена в представения в четлив вид документ. За да се осигури четливост е необходимо да се осигури подходяща и надеждна програма за четене на формaта на електронните фактури през целия период на съхранение. Четливостта на електронна фактура от момента на издаването до края на периода на съхранението може да се осигури с различни средства, но усъвършенстваните електронни подписи и електронния обмен на данни, както е посочено в чл. 233, параграф 2 от Директива 2010/45/ЕС на Съвета сами по себе си не са достатъчни, за да гарантират четливост.

В разпоредбата на чл. 121 от ЗДДС е уреден редът за съхраняване на данъчни документи. Съгласно чл.121, ал. 1 от ЗДДС във вр. с ал. 2 от тази разпоредба, всяко данъчно задължено лице осигурява съхраняването на данъчните документи, издадени от него или от негово име, както и на всички получени от него данъчни документи до 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което документите удостоверяват, в оригиналния им вид като автентичността на произхода и целостта на съдържанието на данъчните документи, както и тяхната четливост трябва да бъдат гарантирани по време на целия срок на съхраняване. Това от своя страна означава, че данъчните документи се съхраняват на носителя на които са издадени, т.е. данъчни документи, издадени на хартиен носител следва да се съхраняват в този им вид, а данъчни документи в електронен формат респ. следва да се съхраняват в електронен формат. Когато данъчните документи се съхраняват чрез електронни средства, в срока по чл. 121, ал. 1 от ЗДДС, данъчно задължените лица съхраняват и данните, осигуряващи автентичността на произхода и целостта на тяхното съдържание.

Следва да се има предвид, че пренасянето на счетоводна информация от хартиен върху магнитен носител по смисъла на ЗСч не гарантира автентичността на документа и във всички случаи съхраненият по този начин документ не представлява оригинален документ по смисъла на чл. 180 и чл. 183 от Гражданския процесуален кодекс (ГПК).

В тази връзка сканираното копие на документ от хартиен носител не може да бъде и официално заверено и съответно да бъде доказана неговата автентичност. Като цяло, гарантирането на автентичността на произхода и ненарушеността на съдържанието на фактурите е задължително условие при съхранението им съгласно нормата на чл. 114, ал. 6 от ЗДДС.

В случай, че данъчно задълженото лице е издало или получило електронни фактури и/или електронни известия към фактури, същото е длъжно да ги съхранява в оригиналния им вид чрез електронни средства и да осигури на компетентния орган по приходите електронен достъп до електронните фактури и/или електронните известия към фактури. Автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на дадена фактура, независимо дали е на хартиен носител или в електронна форма, следва да бъдат гарантирани от момента на издаването до края на периода на съхранението на фактурата.

Съгласно Директива 2010/45/ЕС на Съвета, за да може една фактура да бъде считана за електронна фактура, същата трябва да бъде издадена и получена в какъвто и да било електронен формат. Това може да включва фактури под формата на структурирани съобщения (формата XML) или друг електронен формат (като електронно писмо с приложение във формат PDF или факс, получен в електронен не хартиен формат).

В контекста на горното, не всички фактури, издадени в електронен формат, могат да бъдат считани за електронни фактури. Фактури, създадени и изпратени в електронен формат посредством използването на счетоводен или друг софтуер, и получени на хартиен носител, не са електронни фактури. От друга страна фактури, издадени на хартиен носител, които са сканирани, изпратени и получени по електронна поща, могат да бъдат считани за електронни фактури.

Тъй като ЗДДС не поставя специфични изисквания за конкретен формат на електронните фактури, следва да се приеме, че изпращането на PDF файлове по електронен път ще се счита за допустим метод на електронно фактуриране, ако са съобразени и изпълнение изискванията, които са предвидени в чл. 114, ал. 6 от ЗДДС.

Настоящото становище е принципно и е въз основа на изложената в запитването фактическа обстановка. В случаите, когато в производство, възложено по реда на ДОПК се установи фактическа обстановка различна от посочената, Вие не може да се позовавате на разпоредбата на чл.17, ал. 3 от ДОПК.