НАП: Съхранение и предоставяне на данъчни и счетоводни документи в електронен вид по ЗДДС, ДОПК и Закона за счетоводството

ОТНОСНО: Прилагането на Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК) и Закона за счетоводството (ЗСч) във връзка със съхранение и предоставяне на документи

В Дирекция ОДОП...... постъпи Ваше запитване с вх. № 96-00-237#1 от 28.09.2021 г., относно прилагането на Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК) и Закона за счетоводството (ЗСч) във връзка със съхранение и предоставяне на документи.

Видно от изложената фактическа обстановка, представляваното от Вас дружество има планове да внедри софтуер, чрез който да съхранява фактури за покупки и продажби и придружаващите ги документи в облачно пространство. Фактическото запаметяване на документите в софтуера ще бъде осъществявано по следния начин:

- фактурите за покупки, които дружеството получава от доставчици по имейл в PDF, Word или Excel формат, съответно те ще бъдат запаметявани в същия формат и съдържание в софтуера или на хартия - тези фактури ще бъдат сканирани и запаметявани в софтуера в PDF формат. Същият принцип на запаметяване ще важи и за придружаващите ги документи.

- фактури за продажби - дружеството генерира продажните си фактури от ERP система в PDF формат и в същия формат ще бъдат запаметени в софтуера. Придружаващите ги документи, ако са получени на хартиен носител ще се сканират и запаметяват в PDF формат, или ако са получени по имейл ще се запаметяват в същия формат и съдържание, в което са получени.

Документите, запаметени в софтуера ще бъдат налични за неопределен срок.

Във връзка с изложеното по-горе сте поставили следните въпроси:

1. Ще се наруши ли някое от изискванията за съхранение на документи според ЗДДС, ЗСч, ДОПК, Европейски директиви и т.н., ако се съхраняват документите по описания начин? В случай, че полученият документ на хартиен носител е сканиран и запаметен в софтуера, трябва ли да се съхранява и хартиеният носител в законоустановения срок?

2. При искане от Националната агенция за приходите за предоставяне на документи, ще се налага ли да се разпечатват документите на хартиен носител и да се заверяват? Можете ли да предоставите исканите документи на флаш памет или по имейл и ако може, има ли изисквания в какъв формат да бъдат - PDF, Word, Excel, ZIP?

Предвид изложената фактическа обстановка в запитването и приложимото законодателство в областта на данъка върху добавената стойност и Данъчно-осигурителния процесуален кодекс, изразявам следното становище:

По ЗДДС и ППЗДДС:

Съгласно чл. 121, ал. 1 от Закона за данък върху добавената стойност, всяко данъчно задължено лице осигурява съхраняването на данъчните документи, издадени от него или от негово име, както и на всички получени от него данъчни документи до 5 години след изтичането на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което документите удостоверяват в оригиналния им вид.

Също така, съгласно ал. 2 на цитираната по-горе разпоредба от материалния закон, автентичността на произхода и целостта на съдържанието на данъчните документи, както и тяхната четливост трябва да бъдат гарантирани по време на целия срок на съхраняване. Когато данъчните документи се съхраняват чрез електронни средства, в срока по чл. 121, ал. 1 от закона данъчно задължените лица съхраняват и данните, осигуряващи автентичността на произхода и целостта на тяхното съдържание.

Изложеното по-горе означава, че данъчните документи се съхраняват на носителя на който са издадени, т.е. данъчни документи, издадени на хартиен носител следва да се съхраняват в този им вид, а данъчни документи в електронен формат, респективно, следва да се съхраняват в електронен формат.

Горецитираните разпоредби се прилагат и по отношение на отчетите за извършените продажби по чл. 119 и 120, регистрите по чл. 123, ал. 2 и 3 от ЗДДС, както и за митническите документи за внос.

Съгласно разпоредбата на чл. 233, ал. 1 от Директива 2010/45/ЕС (Директивата) на Съвета от 13 юли 2010 година за изменение на Директива 2006/112/ЕО относно общата система на данъка върху добавената стойност по отношение на правилата за фактуриране, автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на дадена фактура, независимо дали е на хартиен носител или в електронна форма, са гарантирани от момента на издаването до края на периода на съхранение на данъчния документ. В тази връзка, всяко данъчно задължено лице определя начина, по който може да гарантира автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата. Това може да се осъществи чрез какъвто и да било контрол на стопанската дейност, при който се установява надеждна одитна следа, свързваща фактурата и доставката на стоки или услуги.

По силата на ал. 2 на чл. 233 от Директива 2010/45/ЕС, данъчно задълженото лице може да изпълни задължението си да гарантира автентичността на произхода и целостта на съдържанието, например, чрез използването на технологиите, описани в същата тази разпоредба: усъвършенстван електронен подпис или електронен обмен на данни. Следва да имате предвид, че сами по себе си, тези технологии не могат да докажат, че е извършена доставка.

Аналогично на цитираните норми от Директивата е и регламентираното в текста на чл. 114, ал. 6 от материалния закон, съгласно която, всяко данъчно задължено лице по избран от него начин осигурява от момента на издаването им до края на периода на съхранението им автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурите и известията към фактурите, независимо от това дали са на хартиен носител или в електронна форма. Съгласно ал. 10 във връзка с ал. 11 на същата законова разпоредба, гарантирането на автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата или известието към фактурата се осигурява от данъчно задълженото лице чрез всякакъв контрол на стопанската дейност, който следва да създава надеждна одитна следа между фактурата или известието към фактурата и доставката на стоки или услуги.

В допълнение към изложеното по-горе е и разпоредбата на чл. 78, ал. 10 от Правилника за прилагане на закона за данък върху добавената стойност (ППЗДДС), от която е видно, че осигуряването на автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата или известието към фактурата във вр. с ал. 10 на чл. 114 от закона могат да се осигуряват и чрез друга технология или процедура.

Данъчни документи по смисъла на чл. 112, ал. 1 от ЗДДС са фактурата, известието към фактура и протоколът. В тази връзка, изложеното по-горе по отношение автентичността на произхода и целостта на съдържанието по смисъла на чл. 114, ал. 6 от с.з., касаят само и единствено фактурите и известията към тях като данъчни документи. Документи като стокови разписки, складови протоколи, заявки към подизпълнители и др. подобни, не представляват данъчни документи по смисъла на закона.

По ДОПК:

Съгласно разпоредбата на чл. 38, ал. 1 от ДОПК, счетоводната и търговска документация, както и всички сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от задълженото лице по реда, установен в Закона за държавния архивен фонд, в следните срокове:

1. Ведомости за заплати - 50 години;

2. Счетоводни регистри и финансови отчети - 10 години;

3. Документи за данъчно-осигурителен контрол - 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с които са свързани;

4. Всички останали носители - 5 години.

Според ал. 2 на същата законова разпоредба, след изтичането на срока за съхранението им носители на информация по ал. 1 (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават.

По силата на чл. 38, ал. 3 от ДОПК (в сила от 01.01.2016 г.), задължените лица, които при създаването и обработката на цялата или на част от информацията по ал. 1 на същата разпоредба използват информационни системи, продукти или архиви, съхраняват създадените данни в електронен вид за цитирания по-горе период, независимо от съхранението им на друг носител.

В цитираната по-горе разпоредба на чл. 38 от ДОПК не е предвидена възможност, която да регламентира реда и начина за унищожаване на оригинални документи на хартиен носител преди изтичането на законовия срок за тяхното съхранение, ако същите са пренесени на технически носител.

Следва, също така, да имате предвид, че пренасянето на счетоводна информация от хартиен върху магнитен носител не гарантира автентичността на документа и във всички случаи съхраненият по този начин документ не представлява оригинален документ по смисъла на чл. 180 и чл. 183 от Гражданския процесуален кодекс. В тази връзка, сканираното копие на документ от хартиен носител не може да бъде и официално заверено и съответно да бъде доказана неговата автентичност. Както бе посочено по-горе, гарантирането на автентичността на произхода и ненарушеността на съдържанието на фактурите е задължително условие при тяхното съхранение, съгласно чл. 114, ал. 6 от ЗДДС.

В § 2 от Допълнителните разпоредби на ДОПК е предвидено, че за неуредените в ДОПК случаи субсидиарно, приложими са разпоредбите на Административно-процесуалния кодекс (АПК) и Гражданския процесуален кодекс (ГПК). В ГПК подробно е уредена материята, свързана с доказателствените средства. Съгласно чл. 183 от ГПК, приложеният документ може да бъде представен и в заверен от страната препис, но в този случай при поискване тя е длъжна да представи оригинала на документа или официално заверен препис от него. В противен случай, представеният препис няма доказателствена стойност.

Съгласно чл. 122 от ЗДДС, когато данъчно задълженото лице съхранява с помощта на електронни средства, гарантиращи онлайн достъп до електронни фактури и електронни известия към фактури, издадени или получени от него, лицето е длъжно да осигури електронен (онлайн) достъп до съхраняваните данни на:

1. компетентните органи по приходите - когато лицето е установено на територията на страната, както и когато лицето не е установено на територията на страната, но данъкът за доставката е дължим в България;

2. компетентните органи на държавата членка, където данъкът е дължим - когато лицето е установено на територията на страната, а данъкът за доставката е дължим в друга държава членка.

Следователно, в случай че данъчно задълженото лице е издало или получило електронни фактури и/или електронни известия към фактури, същото е длъжно да ги съхранява в оригиналния им вид чрез електронни средства и да осигури на компетентния орган по приходите електронен достъп до електронните фактури и/или електронните известия към фактури.

Характерна особеност, касаеща електронния документ е, че при него е важно съдържанието, което може да бъде използвано както в електронен вид, така и възпроизведено върху дисплей, хартия или друг носител. При това обаче възниква проблемът за автентикация на автора на документа, както и на самия документ, т.е. дали авторът на документа е наистина този, за който се твърди, че е и дали в получения документ не са внесени дадени изменения от момента на изпращането му. В обикновения (хартиен) документооборот тези проблеми са решени с факта, че документът и саморъчният подпис на автора са твърдо свързани с физическия носител, напр. хартията. При електронните документи липсва такава връзка. Автентичността на такива документи се гарантира с електронен подпис.

Подаването и приемането на информация по електронен път е уредено изрично в разпоредбата на чл. 102, ал. 1 от ДОПК, съгласно който подаването на декларации, документи или данни по електронен път се извършва от субекта или от негов представител с квалифициран електронен подпис или с издаден от Националната агенция за приходите персонален идентификационен код.

Съгласно чл. 54, ал. 1, т. 4 от ДОПК, като доказателства се допускат и данни, изпратени по електронен път, когато електронният документ, в който се съдържат, е подписан с квалифициран електронен подпис.

В заключение, Ви обръщам внимание, че автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на дадена фактура, независимо дали е на хартиен носител или в електронна форма, следва да бъдат гарантирани от момента на нейното издаване до края на периода на съхранението й.

Горецитираното запитване, в частта на въпросите, отнасящи се до прилагането на Закона за счетоводството е препратено по компетентност до Дирекция "Данъчна политика" на Министерство на финансите - София.