ОТНОСНО: Прилагането на Закон за счетоводството (ЗСч) , Закон за данък върху добавената стойност (ЗДДС), Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК) във връзка със съхранение и предоставяне на документи
В Дирекция ОДОП ..... постъпи Ваше запитване с вх. № 20-33-95 от 25.11.2021 г., препратено по компетентност, относно прилагането на Закон за счетоводството (ЗСч) във връзка със съхранение и предоставяне на документи.
Отправяте запитване може ли съгласно разпоредбите на чл. 12 от ЗСч да прехвърлите целия архив на счетоводна информация за минали години на технически носител, а хартиените носители да унищожите?
Във връзка с поставения въпрос и на основание действащото счетоводно и данъчно законодателство, изразявам следното принципно становище:
По прилагането на ЗСч:
Сроковете и начинът на съхраняване на счетоводната информация са регламентирани в чл. 12 от Закона за счетоводството (ЗСч), съгласно който счетоводната информация се съхранява на хартиен и/или на технически носител в предприятието в следните срокове:
1. ведомости за заплати - 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
2. счетоводни регистри и финансови отчети, включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции - 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
3. всички останали носители на счетоводна информация - три години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.
След изтичането на срока за съхранението им носителите на счетоводна информация (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд (НАФ) или в Националния осигурителен институт (НОИ), могат да се унищожават. Отговорен за съхраняването на счетоводната информация е ръководителят на предприятието, като той определя и реда и движението на счетоводните документи от момента на тяхното създаване или получаване в предприятието до момента на унищожаването или предаването им.
Относно прилагането на чл. 12 от ЗСч има издадено писмо от Министерство на финансите (МФ) с изх. № 24-00-423/22.10.2021 г. по сходно запитване. Съгласно съдържанието на писмото законът регламентира общите изисквания на текущото счетоводно отчитане, счетоводните документи и счетоводната документация на предприятието, но когато предприятието попада в обхвата или е данъчнозадължено лице на специфичен закон, то следва да прилага разпоредбите на този закон. Например: за предприятия, регистрирани по ЗДДС, изискванията към съдържанието на фактурите и съхраняването на данъчните документи са съгласно ЗДДС; когато предприятието издава електронна фактура, тя трябва да отговаря на изискванията на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги.
По прилагане на ЗДДС и ППЗДДС:
Съгласно чл. 121, ал. 1 от Закона за данък върху добавената стойност, всяко данъчно задължено лице осигурява съхраняването на данъчните документи, издадени от него или от негово име, както и на всички получени от него данъчни документи до 5 години след изтичането на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което документите удостоверяват в оригиналния им вид.
Също така, съгласно ал. 2 на цитираната по-горе разпоредба от материалния закон, автентичността на произхода и целостта на съдържанието на данъчните документи, както и тяхната четливост трябва да бъдат гарантирани по време на целия срок на съхраняване. Данъчните документи се съхраняват на носителя, на който са издадени, т.е. данъчни документи, издадени на хартиен носител следва да се съхраняват в този им вид, а данъчни документи в електронен формат, респективно, следва да се съхраняват в електронен формат.
Съгласно разпоредбата на чл. 233, ал. 1 от Директива 2010/45/ЕС (Директивата) на Съвета от 13 юли 2010 година за изменение на Директива 2006/112/ЕО относно общата система на данъка върху добавената стойност по отношение на правилата за фактуриране, автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на дадена фактура, независимо дали е на хартиен носител или в електронна форма, са гарантирани от момента на издаването до края на периода на съхранение на данъчния документ. В тази връзка, всяко данъчно задължено лице определя начина, по който може да гарантира автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата.
Съгласно ал. 10 във връзка с ал. 11 на чл. 114 от ЗДДС, гарантирането на автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата или известието към фактурата се осигурява от данъчно задълженото лице чрез всякакъв контрол на стопанската дейност, който следва да създава надеждна одитна следа между фактурата или известието към фактурата и доставката на стоки или услуги.
По прилагане на ДОПК:
Съгласно разпоредбата на чл. 38, ал. 1 от ДОПК, счетоводната и търговска документация, както и всички сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от задълженото лице по реда, установен в Закона за държавния архивен фонд, в следните срокове:
1. Ведомости за заплати - 50 години;
2. Счетоводни регистри и финансови отчети - 10 години;
3. Документи за данъчно-осигурителен контрол - 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с които са свързани;
4. Всички останали носители - 5 години.
Според ал. 2 на същата законова разпоредба, след изтичането на срока за съхранението им носители на информация по ал. 1 (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават.
По силата на чл. 38, ал. 3 от ДОПК (в сила от 01.01.2016 г.), задължените лица, които при създаването и обработката на цялата или на част от информацията по ал. 1 на същата разпоредба използват информационни системи, продукти или архиви, съхраняват създадените данни в електронен вид за цитирания по-горе период, независимо от съхранението им на друг носител.
В цитираната по-горе разпоредба на чл. 38 от ДОПК не е предвидена възможност, която да регламентира реда и начина за унищожаване на оригинални документи на хартиен носител преди изтичането на законовия срок за тяхното съхранение, ако същите са пренесени на технически носител.
Следва, също така, да имате предвид, че пренасянето на счетоводна информация от хартиен върху магнитен носител не гарантира автентичността на документа и във всички случаи съхраненият по този начин документ не представлява оригинален документ по смисъла на чл. 180 и чл. 183 от Гражданския процесуален кодекс. В тази връзка, сканираното копие на документ от хартиен носител не може да бъде и официално заверено и съответно да бъде доказана неговата автентичност. Както бе посочено по-горе, гарантирането на автентичността на произхода и ненарушеността на съдържанието на фактурите е задължително условие при тяхното съхранение, съгласно чл. 114, ал. 6 от ЗДДС.
В § 2 от Допълнителните разпоредби на ДОПК е предвидено, че за неуредените в ДОПК случаи субсидиарно, приложими са разпоредбите на Административно-процесуалния кодекс (АПК) и Гражданския процесуален кодекс (ГПК). В ГПК подробно е уредена материята, свързана с доказателствените средства. Съгласно чл. 183 от ГПК, приложеният документ може да бъде представен и в заверен от страната препис, но в този случай при поискване тя е длъжна да представи оригинала на документа или официално заверен препис от него. В противен случай, представеният препис няма доказателствена стойност.
В цитираното по-горе писмо на МФ е посочено: "И в двата закона (ЗСч по отношение на първичните счетоводни документи и ЗДДС по отношение на фактурата) изискват тези документи да имат определено съдържание и то да бъде надеждно гарантирано без да има нормативни изисквания за конкретен формат, в който да се съставят. ЗДДС изисква данъчните документи да бъдат съхранявани в оригиналния им вид, т.е. във вида в който за първи път е създаден даден документ. От запитването Ви става ясно, че част от оригиналите на счетоводните документи са на хартиен носител. За целите на контрола те следва да се съхраняват 5 години на хартиен носител, след което могат да бъдат съхранявани на технически носител до изтичане на срока по чл. 12 от ЗСч."
В заключение, дружеството, което представлявате, като предприятие по смисъла на чл. 2 от ЗСч следва да прилага разпоредбите на чл. 12 от цитирания закон относно цялата счетоводна документация. Същото е данъчно задължено лице по силата на ДОПК и ЗДДС и при съхраняване на документи, свързани с дейността му, е необходимо да се съобразявате и с изискванията на данъчното законодателство.
Въпрос: Може ли съгласно разпоредбите на чл. 12 от Закона за счетоводството да прехвърлите целия архив на счетоводна информация за минали години на технически носител, а хартиените носители да унищожите?
По прилагането на Закона за счетоводството (ЗСч):
Сроковете и начинът на съхраняване на счетоводната информация са уредени в чл. 12 от ЗСч. Съгласно тази разпоредба счетоводната информация се съхранява на хартиен и/или на технически носител в предприятието при следните срокове:
- 1. ведомости за заплати - 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
- 2. счетоводни регистри и финансови отчети, включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции - 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
- 3. всички останали носители на счетоводна информация - 3 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.
След изтичане на съответния срок носителите на счетоводна информация (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд (НАФ) или в Националния осигурителен институт (НОИ), могат да бъдат унищожавани.
Отговорен за съхраняването на счетоводната информация е ръководителят на предприятието. Той определя реда и движението на счетоводните документи от момента на тяхното създаване или получаване в предприятието до момента на унищожаването или предаването им.
Относно прилагането на чл. 12 от ЗСч е издадено писмо на Министерство на финансите с изх. № 24-00-423/22.10.2021 г. по сходно запитване. В него е посочено, че законът регламентира общите изисквания на текущото счетоводно отчитане, счетоводните документи и счетоводната документация на предприятието, но когато предприятието попада в обхвата или е данъчнозадължено лице по специфичен закон, то следва да прилага разпоредбите на този закон. Примерно:
- за предприятия, регистрирани по ЗДДС, изискванията към съдържанието на фактурите и съхраняването на данъчните документи са съгласно ЗДДС;
- когато предприятието издава електронна фактура, тя трябва да отговаря на изискванията на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги.
Извод: ЗСч допуска съхранение на счетоводната информация на хартиен и/или технически носител в посочените срокове, но при наличие на специални закони (като ЗДДС) следва да се прилагат и техните изисквания относно формата и съхранението на документите.
По прилагане на ЗДДС и ППЗДДС:
Съгласно чл. 121, ал. 1 от ЗДДС, всяко данъчно задължено лице осигурява съхраняването на данъчните документи, издадени от него или от негово име, както и на всички получени от него данъчни документи до 5 години след изтичането на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което документите удостоверяват, в оригиналния им вид.
Съгласно чл. 121, ал. 2 от ЗДДС, автентичността на произхода и целостта на съдържанието на данъчните документи, както и тяхната четливост трябва да бъдат гарантирани през целия срок на съхранение. Данъчните документи се съхраняват на носителя, на който са издадени. Това означава, че:
- данъчни документи, издадени на хартиен носител, следва да се съхраняват на хартиен носител;
- данъчни документи, издадени в електронен формат, следва да се съхраняват в електронен формат.
Съгласно чл. 233, ал. 1 от Директива 2010/45/ЕС на Съвета от 13 юли 2010 г. за изменение на Директива 2006/112/ЕО относно общата система на данъка върху добавената стойност по отношение на правилата за фактуриране, автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на дадена фактура, независимо дали е на хартиен носител или в електронна форма, са гарантирани от момента на издаването до края на периода на съхранение на данъчния документ. В тази връзка всяко данъчно задължено лице определя начина, по който може да гарантира автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата.
Съгласно чл. 114, ал. 10 във връзка с ал. 11 от ЗДДС, гарантирането на автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата или известието към фактурата се осигурява от данъчно задълженото лице чрез всякакъв контрол на стопанската дейност, който следва да създава надеждна одитна следа между фактурата или известието към фактурата и доставката на стоки или услуги.
Извод: По ЗДДС данъчните документи трябва да се съхраняват в оригиналния им вид, на носителя, на който са издадени, като през целия срок на съхранение трябва да е гарантирана автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта им.
По прилагане на ДОПК:
Съгласно чл. 38, ал. 1 от ДОПК, счетоводната и търговска документация, както и всички сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от задълженото лице по реда, установен в Закона за държавния архивен фонд, в следните срокове:
- 1. ведомости за заплати - 50 години;
- 2. счетоводни регистри и финансови отчети - 10 години;
- 3. документи за данъчно-осигурителен контрол - 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с които са свързани;
- 4. всички останали носители - 5 години.
Съгласно чл. 38, ал. 2 от ДОПК, след изтичането на срока за съхранението им носителите на информация по ал. 1 (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават.
По силата на чл. 38, ал. 3 от ДОПК (в сила от 01.01.2016 г.), задължените лица, които при създаването и обработката на цялата или на част от информацията по ал. 1 използват информационни системи, продукти или архиви, съхраняват създадените данни в електронен вид за посочения в ал. 1 период, независимо от съхранението им на друг носител.
В разпоредбата на чл. 38 от ДОПК не е предвидена възможност, която да регламентира реда и начина за унищожаване на оригинални документи на хартиен носител преди изтичането на законовия срок за тяхното съхранение, дори когато същите са пренесени на технически носител.
Следва да се има предвид, че пренасянето на счетоводна информация от хартиен върху магнитен носител не гарантира автентичността на документа и във всички случаи съхраненият по този начин документ не представлява оригинален документ по смисъла на чл. 180 и чл. 183 от Гражданския процесуален кодекс (ГПК). В тази връзка сканираното копие на документ от хартиен носител не може да бъде и официално заверено и съответно не може да бъде доказана неговата автентичност.
Както е посочено по-горе, гарантирането на автентичността на произхода и ненарушеността на съдържанието на фактурите е задължително условие при тяхното съхранение съгласно чл. 114, ал. 6 от ЗДДС.
Съгласно § 2 от Допълнителните разпоредби на ДОПК, за неуредените в ДОПК случаи субсидиарно се прилагат разпоредбите на Административно-процесуалния кодекс (АПК) и Гражданския процесуален кодекс (ГПК).
В ГПК е уредена материята, свързана с доказателствените средства. Съгласно чл. 183 от ГПК, приложеният документ може да бъде представен и в заверен от страната препис, но в този случай при поискване страната е длъжна да представи оригинала на документа или официално заверен препис от него. В противен случай представеният препис няма доказателствена стойност.
В цитираното по-горе писмо на МФ е посочено: "И в двата закона (ЗСч по отношение на първичните счетоводни документи и ЗДДС по отношение на фактурата) изискват тези документи да имат определено съдържание и то да бъде надеждно гарантирано без да има нормативни изисквания за конкретен формат, в който да се съставят. ЗДДС изисква данъчните документи да бъдат съхранявани в оригиналния им вид, т.е. във вида в който за първи път е създаден даден документ. От запитването Ви става ясно, че част от оригиналите на счет...".
Извод: По ДОПК не е предвидена възможност за унищожаване на оригинални хартиени документи преди изтичане на законовите срокове за съхранение, дори при пренасяне на информацията на технически носител. Сканираните или пренесени на технически носител копия не се считат за оригинални документи по смисъла на ГПК и не могат да заместят оригиналите от гледна точка на доказателствената им стойност и изискванията на ЗДДС за съхранение в оригинален вид.
