НАП: Електронно фактуриране и съхранение на електронни данъчни документи по ЗДДС

В запитването е изложена следната фактическа обстановка: "ДД" ООД е специализирано в разработването и продажбата на информационни услуги, както и в извършването на технически услуги по внедряване и поддръжката им. Един от продуктите на дружеството е система за електронно фактуриране, която позволява онлайн създаване, издаване, изпращане, записване и съхранение на първични счетоводни документи в електронен вариант.

Поставени са следните въпроси:

Въпрос 1: Когато електронна фактура съдържа всички задължителни за първичните счетоводни документи реквизити, указани в чл.114 от ЗДДС, чл.78 от ППЗДДС и чл.7 от ЗСч и е подписана по начин, гарантиращ произхода и ненарушеността на съдържанието, счита ли се за официален данъчен документ по смисъла на ЗДДС?

Въпрос 2: По какъв начин се осигурява автентичността на произхода и ненарушеността на съдържанието на електронната фактура?

Въпрос 3: Допуска ли се издаване на дебитни и кредитни известия под формата на електронен документ, към фактура която е на хартиен носител?

Въпрос 4: Необходимо ли е формата за издаване на протокол към анулирания документ да следва тази на фактурата, т.е. да е електронна? Съществуват ли изисквания новият документ да бъде също електронен или се допуска издаването му и на хартиен носител?

Въпрос 5: Като посредник при електронното изявление по смисъла на чл.6 от ЗЕДЕП, какво отношение има дружеството към изискването за съхранение на издаваните електронни документи, заложено в чл.121 от ЗДДС? До каква част от съхраняваната информация посредникът при електронното изявление е длъжен да осигури достъп на компетентните органи по приходите? Съществува ли изискване издателите и получателите на електронни документи да ги съхраняват и на хартиен носител?

Въпрос 6: Електронните фактури носят ли на своите издатели и получатели същите права, както и фактурата, издадена на хартиен носител - право на приспадане на данъчен кредит по смисъла на ЗДДС и признаване на разходи за данъчни цели в съответствие със ЗКПО?

Правен анализ

Съгласно чл.112, ал.1 и ал.2 от ЗДДС фактурата и известието към фактурата са данъчни документи и могат да се издават ръчно или автоматизирано. В този смисъл фактурите на хартиен носител и електронните фактури са данъчни документи и като такива следва да бъдат третирани равнопоставено.

Документирането на доставките с електронни фактури и електронни известия към фактури се използва при условие, че това документиране се приема от получателя с писмено или мълчаливо съгласие.

Тъй като фактурите трябва да отразяват действителни доставки, в чл.233 от Директива 2006/112/ЕО относно общата система на данъка върху добавената стойност, респективно в чл.114, ал.6 от ЗДДС е указано, че от момента на издаването до края на съхранението им е необходимо да бъдат гарантирани автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурите.

Съгласно т.65 от ДР на ЗДДС "автентичност на произхода" означава уверение за самоличността на доставчика или на издаващия фактурата/известието към фактурата от страна на доставчика или от страна на получателя по доставката. Съгласно т.66 от ДР на ЗДДС "цялост на съдържанието" означава, че съдържанието на фактурата и известието към фактурата не е променено. Форматът на електронна фактура и електронно известие към фактура може да бъде променян.

За осигуряване на автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на електронната фактура и електронното известие към фактура в чл.114, ал.11 от ЗДДС са регламентирани следните две примерни технологии:

• квалифициран електронен подпис по смисъла на Закона за електронния документ и електронния подпис (ЗЕДЕП), или
• електронен обмен на данни.

В ЗДДС не е предвидено изискване за съхранение на електронните данъчни документи и на хартиен носител.

Съгласно чл.121, ал.2 от ЗДДС, когато данъчните документи се съхраняват чрез електронни средства, в срок от 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което документите удостоверяват, данъчно задължените лица съхраняват и данните, осигуряващи автентичността на произхода и целостта на съдържанието на електронната фактура и електронното известие към фактура.

Съгласно чл.122 от ЗДДС, когато данъчно задълженото лице съхранява с помощта на електронни средства, гарантиращи онлайн достъп до електронни фактури и електронни известия към фактури, издадени или получени от него, лицето е длъжно да осигури електронен (онлайн) достъп до съхраняваните данни на:

• компетентните органи по приходите - когато лицето е установено на територията на страната, както и когато не е установено на територията на страната, но данъкът за доставката е дължим в България;
• компетентните органи на държавата членка, където данъкът е дължим - когато лицето е установено на територията на страната, а данъкът за доставката е дължим в друга държава членка.

В запитването е посочено, че дружеството има качеството на посредник при електронното изявление по смисъла на чл.6 от ЗЕДЕП. С оглед на това за него не възниква визираното в чл.121, ал.2 от ЗДДС задължение да съхранява тези данъчни документи, тъй като те не са издадени от него или от негово име.

Електронната фактура и известието към електронна фактура следва да съдържат реквизитите, визирани в чл.114, респективно в чл.115 от ЗДДС, чл.78 от ППЗДДС и чл.6 от ЗСч.

Ако са спазени всички изисквания към електронната фактура/електронното дебитно известие и получателят използва доставените му стоки и услуги за извършване на облагаеми доставки, за него ще е налице право на приспадане на данъчен кредит на основание чл.71, т.1 от ЗДДС, тъй като притежава данъчен документ, в който данъкът следва да е посочен на отделен ред.

В ЗДДС не е предвидено изискване дебитното или кредитното известие да следва реда за издаване на фактурата, към която е издадено, т.е. може единият данъчен документ да е издаден на хартиен носител, а другият да е издаден в електронен формат.

Признаването на разходи за данъчни цели се извършва при спазване на изискванията за документална обоснованост, регламентирани в чл.10 от ЗКПО, според който счетоводен разход се признава за данъчни цели, когато е документално обоснован чрез първичен счетоводен документ по смисъла на Закона за счетоводството (ЗСч), отразяващ вярно стопанската операция.

Съгласно чл.4, ал.5 от ЗСч първичният счетоводен документ може да е електронен документ, съдържащ информацията, изисквана по този закон, издаден или получен в какъвто и да е електронен формат, когато са спазени изискванията на ЗЕДЕП.

С оглед на тази законова уредба е прието, че признаването на разход по стопанска операция, документирана с електронен първичен документ, е допустимо, доколкото същият изпълнява изискванията на ЗСч и ЗЕДЕП и отразява вярно стопанската операция.

Отговори по поставените въпроси

По въпрос 1

Електронните фактури са данъчни документи по смисъла на чл.112, ал.1 и ал.2 от ЗДДС и следва да се третират равнопоставено с фактурите на хартиен носител, при условие че съдържат задължителните реквизити по чл.114 от ЗДДС, чл.78 от ППЗДДС и ЗСч и са подписани по начин, гарантиращ автентичността на произхода и целостта на съдържанието.

Извод: Електронна фактура, която съдържа всички задължителни реквизити и е подписана по начин, гарантиращ произхода и ненарушеността на съдържанието, се счита за официален данъчен документ по смисъла на ЗДДС.

По въпрос 2

Автентичността на произхода и целостта на съдържанието на електронната фактура и електронното известие към фактура се гарантират от момента на издаването до края на съхранението им, съгласно чл.114, ал.6 от ЗДДС и чл.233 от Директива 2006/112/ЕО. В чл.114, ал.11 от ЗДДС са посочени като примерни технологии за осигуряване на тези изисквания квалифицираният електронен подпис по смисъла на ЗЕДЕП и електронният обмен на данни. Понятието "автентичност на произхода" е определено в т.65 от ДР на ЗДДС, а "цялост на съдържанието" - в т.66 от ДР на ЗДДС.

Извод: Автентичността на произхода и ненарушеността (целостта) на съдържанието на електронната фактура се осигуряват чрез технологии като квалифициран електронен подпис или електронен обмен на данни, при спазване на дефинициите и изискванията на ЗДДС.

По въпрос 3

В ЗДДС не е предвидено изискване дебитното или кредитното известие да следва реда за издаване на фактурата, към която е издадено. Допустимо е единият данъчен документ да е издаден на хартиен носител, а другият - в електронен формат.

Извод: Допуска се издаване на дебитни и кредитни известия под формата на електронен документ към фактура, която е на хартиен носител.

По въпрос 4

В становището не се въвежда изискване формата на протокола към анулирания документ да следва формата на фактурата. От изложеното относно дебитните и кредитните известия следва, че законът допуска различен носител (хартиен или електронен) за свързани данъчни документи и не предвижда задължение всички свързани документи да са в една и съща форма.

Извод: Не е предвидено изискване протоколът към анулирания документ задължително да бъде в същата форма като фактурата (електронна); допустимо е новият документ да бъде издаден и на хартиен носител.

По въпрос 5

Съгласно чл.121, ал.2 от ЗДДС, когато данъчните документи се съхраняват чрез електронни средства, данъчно задължените лица съхраняват и данните, осигуряващи автентичността на произхода и целостта на съдържанието на електронната фактура и електронното известие към фактура за срок от 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което документите удостоверяват. Съгласно чл.122 от ЗДДС, когато лицето съхранява електронни фактури и електронни известия към фактури с онлайн достъп, то е длъжно да осигури електронен (онлайн) достъп до съхраняваните данни на компетентните органи по приходите или на компетентните органи на съответната държава членка, където данъкът е дължим.

В запитването е посочено, че дружеството има качеството на посредник при електронното изявление по смисъла на чл.6 от ЗЕДЕП. Поради това за него не възниква задължението по чл.121, ал.2 от ЗДДС да съхранява тези данъчни документи, тъй като те не са издадени от него или от негово име. В ЗДДС не е предвидено изискване електронните данъчни документи да се съхраняват и на хартиен носител.

Извод: Като посредник по чл.6 от ЗЕДЕП дружеството не е задължено по чл.121, ал.2 от ЗДДС да съхранява електронните данъчни документи, тъй като не са издадени от него или от негово име; задължението за съхранение и осигуряване на достъп по чл.121 и чл.122 от ЗДДС е на данъчно задължените лица - издатели/получатели, като не съществува изискване документите да се съхраняват и на хартиен носител.

По въпрос 6

Електронната фактура и електронното известие към фактура следва да съдържат реквизитите по чл.114 и чл.115 от ЗДДС, чл.78 от ППЗДДС и чл.6 от ЗСч. Ако са спазени всички изисквания към електронната фактура/електронното дебитно известие и получателят използва доставените стоки и услуги за извършване на облагаеми доставки, за него е налице право на приспадане на данъчен кредит на основание чл.71, т.1 от ЗДДС, тъй като притежава данъчен документ, в който данъкът е посочен на отделен ред.

Признаването на разходи за данъчни цели се извършва при спазване на чл.10 от ЗКПО, според който счетоводен разход се признава за данъчни цели, когато е документално обоснован чрез първичен счетоводен документ по смисъла на ЗСч, отразяващ вярно стопанската операция. Съгласно чл.4, ал.5 от ЗСч първичният счетоводен документ може да бъде електронен документ, съдържащ изискуемата информация, издаден или получен в какъвто и да е електронен формат, при спазване на изискванията на ЗЕДЕП. На тази основа е прието, че признаването на разход по стопанска операция, документирана с електронен първичен документ, е допустимо, ако документът изпълнява изискванията на ЗСч и ЗЕДЕП и отразява вярно стопанската операция.

Извод: Електронните фактури, при спазване на изискванията на ЗДДС, ППЗДДС, ЗСч и ЗЕДЕП, дават на своите издатели и получатели същите права, както фактурите на хартиен носител - право на приспадане на данъчен кредит по ЗДДС и признаване на разходи за данъчни цели по ЗКПО.