НАП: Данъчно третиране на разходите за работно, униформено и бизнес облекло по ЗКПО и ЗДДФЛ

ОТНОСНО: Признаване на разходи за облекло по реда на ЗКПО

Във връзка с Ваше писмено запитване с вх. № ...... от 23.10.2019 г. в Дирекция "Обжалване и данъчно-осигурителна практика", препратено по компетентност за отговор от Дирекция ОДОП, Ви уведомявам за следното:

В запитването предприятието е посочило, че предметът му на дейност са продуктови и бизнес представяния.

Във връзка с извършваната дейност е поставен въпрос: необходимо присъщи ли са за дейността разходите за бизнес облекло - костюми и дрехи?

При така изложената фактическа обстановка, с оглед на предоставената на Националната агенция за приходите компетентност и действащата към настоящия момент нормативна уредба, изразявам следното принципно становище:

Според разпоредбата на чл. 11 от Закона за корпоративното подоходно облагане (ЗКПО) разходите, определени като задължителни с нормативен акт, се признават за данъчни цели и не се облагат с данък върху разходите, освен когато в този закон е предвидено друго.

На основание чл. 296, ал. 1 от Кодекса на труда (КТ), работодателят осигурява на работниците и служителите безплатно работно и униформено облекло при условия и по ред, установени от Министерския съвет или в колективния трудов договор.

Условията и редът за осигуряване на работниците и служителите с безплатно работно и униформено облекло са определени в Наредбата за безплатното работно и униформено облекло (НБРУО). Същата е приета с ПМС № 10 от 20.01.2011 г. и обнародвана, ДВ, бр. 9 от 28 януари 2011 г.

Съгласно чл. 3 от НБРУО, работно облекло се осигурява, за да се запази личното облекло на работниците и служителите при извършване на възложената работа, а чл. 4 от цитираната наредба, определя че униформено облекло се осигурява, когато при изпълнение на задълженията се налага отличаване на работниците и служителите от останалото население, както и с оглед дейността на предприятието. В чл. 5 от наредбата е регламентирано счетоводното отчитане на работното и униформено облекло. Там е посочено, че това облекло е краткотраен актив на предприятието и се отчита като материали по установения ред до момента на предоставянето му на правоимащите работници и служители. Работното и униформеното облекло се изписва на разход в издръжката на предприятието след получаването му от работниците и служителите, като за срока на неговото износване може да се води оперативна (извънсчетоводна) отчетност.

Работодателят е задължен, след предварителни консултации с представителите на синдикалните организации, с представителите на работниците и служителите по чл. 7, ал. 2 от КТ и с комитета/групата по условия на труд писмено да определи:

1. работните места и видовете работа, за които се осигурява работно и/или униформено облекло;

2. работниците и служителите, които имат право на работно и/или униформено облекло;

3. вида, характеристиките и отличителните знаци на работното и/или униформеното облекло;

4. срока за износване на работното и/или униформеното облекло;

5. условията за ползване, включително почистването на работното и/или униформеното облекло.

Тези условия могат да се договорят и с колективен трудов договор (чл. 6, ал. 3 от наредбата).

С оглед цитираните разпоредби, определянето на вида на работно и/или униформено облекло зависи от неговото предназначение и се определя от работодателя - самостоятелно или с колективния трудов договор, когато е сключен такъв.

Според изключенията, предвидени в чл. 24, ал. 2, т. 3 от ЗДДФЛ, в облагаемия доход от трудови правоотношения не се включва стойността на работното, униформеното и представителното облекло, предоставени при условия и по ред, предвидени в нормативен акт.

Съгласно разпоредбата на чл. 8, ал. 4 от наредбата не се допуска заменянето на работно и/или униформено облекло с пари. Когато в нарушение на тази разпоредба се допусне закупуване на облекло от наетите по трудови отношения лица и възстановяване на парични средства от страна на работодателя, това ще се счете доход за физическите лица, който подлежи на облагане по реда на чл. 24, ал. 1 от Закона за данъците върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ).

Когато даден работодател осигурява безплатно работно и/или униформено облекло на работниците и служителите, с които е в трудови правоотношения, спазвайки изискванията на НБРУО, той действа в изпълнение на задължение, вменено му по силата на нормативен акт - чл. 296 от КТ.

От изложеното дотук е видно, че при изпълнение на правилата на КТ, НБРУО и изискванията за документална обоснованост на чл. 10 от ЗКПО не би следвало да има данъчно третиране на разходите за работно или униформено облекло за лицата, наети по трудови правоотношения.

Настоящият отговор е изготвен при условие, че в представляваното от Вас дружество са наети работници по трудови правоотношения.

За лица, които не са наети по реда на КТ, разходите за работно/униформено облекло за сметка на предприятието са извън обхвата на разходите по чл. 11 от ЗКПО. В този случай, ако се придобива "бизнес облекло - костюми и дрехи", същите не могат да бъдат приравнени към работното и униформено облекло по смисъла на цитираната НБРУО.

Когато са направени разходи за бизнес облекло на лице, което не е в трудови или облигационни правоотношения /собственик или управител на ЕООД/, същите ще се считат за скрито разпределение на печалбата по смисъла на параграф 1, т. 5 от допълнителните разпоредби на ЗКПО. На основание чл. 26, т. 11 от ЗКПО разходите няма да са признати за данъчни цели и следва да бъде определен данък върху дивидент на основание чл. 38, ал. 3 от ЗДДФЛ. При скрито разпределение на печалбата, което не е декларирано с декларацията по чл. 92 от ЗКПО се налага административна санкция по реда на чл. 267 от ЗКПО.

Ако разходите за бизнес облекло са направени в полза на лице, което е в облигационно правоотношения, и получава възнаграждение за положения труд, разходите за бизнес облекло, ще бъдат елемент от възнаграждението. Те ще представляват доход в натура на физическото лице, който се облага при условията и по реда на ЗДДФЛ. При тази хипотеза въпросните разходи на предприятието ще се третират по реда на ЗКПО като разходи за възнаграждение в натура на лицето, които са признати за данъчни цели.