НАП: Електронни фактури и електронно съхранение на първични счетоводни документи по ЗДДС и ЗЕДЕП

Изх. № 53-04-373/09.06.2016г.

ЗДДС,

чл.114, ал.10 и ал.11

чл.121, ал.1

ППЗДДС,чл.78, ал.10

ДОПК,чл.38, ал.1

чл.102, ал.1

В дирекция "Обжалване и данъчно-осигурителна практика" ... е постъпило Ваше писмено запитване, прието с вх. № 53-04-373/...05.2016 г. относно прилагане на разпоредбите на Закона за данък върху добавената стойност(ЗДДС).

Фактическата обстановка, изложена в запитването, е следната:

"К" ЕООД има предмет на дейност: счетоводно обслужване в качеството на специализирано счетоводно предприятие по смисъла на Закона за счетоводството (ЗСч), което включва приемане, класиране, съхраняване и осчетоводяване на първична счетоводна документация, съставяне на счетоводни регистри, справки и отчети, съставяне на междинни и годишни финансови отчети, съставяне на данъчни декларации; обработка на възнаграждения и свързаните с тях начисления, удръжки, справки и регистри; финансово-счетоводни консултации и услуги; данъчни консултации и данъчна защита.

"К" ЕООД разполага със специализиран счетоводен софтуер, който съхранява на електронен носител всички копия на първични счетоводни документи, съставени в хартиен и/или електронен вид. Първичните счетоводни документи, съставени в електронен вид, са съставени с други софтуерни продукти. Тези първични счетоводни документи притежават всички изискуеми реквизити по чл.6, ал.1 от ЗСч и чл.114, ал.1 от ЗДДС.

Софтуерът за съхранение на документи позволява първичните счетоводни документи да се запазят в системата, подписани с квалифициран електронен подпис (КЕП) на издателя им. Софтуерът позволява електронните копия на първичните счетоводни документи да се изпращат чрез електронна поща (имейл), като електронните съобщения могат да бъдат подписвани с КЕП. Също така, софтуерът позволява към електронните съобщения да се прилагат (прикачват) електронните (сканирани) копия на първичните счетоводни документи, съставени в хартиен и електронен вид.

Във връзка с изложената фактическа обстановка са поставени следните въпроси:

1. Следва ли фактурата, издадена в електронен вид, да бъде подписана от издателя й с КЕП ?

2. По какъв технически начин следва да се съхраняват в софтуера на дружеството електронните (сканирани) копия на първичните счетоводни документи, изготвени в хартиен или електронен вид така, че при поискване от органите по приходите по реда на чл.39 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК) сканираните документи да имат доказателствена стойност ?

3. По какъв начин следва да се осъществи надлежната заверка на сканираното копие на първичен счетоводен документ от хартиен носител така, че да се гарантира, че това сканирано копие възпроизвежда оригинала и достатъчно ли е върху сканираното копие да е отразено "вярно с оригинала" и същото да е подписано с КЕП ?

4. В случай, че електронните копия на първичните счетоводни документи (на хартиен носител или в електронен вид) се изпращат до органите по приходите чрез имейл, необходимо ли е този имейл да бъде подписан с КЕП ?

За да се даде отговор на поставените в запитването въпроси трябва да се отбележи, че разпоредбите на Директива 2010/45/ЕС на Съвета от 13 юли 2010 година за изменение на Директива 2006/112/ЕО относно общата система на данъка върху добавената стойност по отношение на правилата за фактуриране (Директива 2010/45/ЕС)установяват равнопоставено третиране на фактурите както на хартиен носител, така и в електронна форма. Дефиниция на понятието "електронна фактура" е дадено в разпоредбата на чл.217 от Директива 2010/45/ЕС  това е фактура, която съдържа информацията, изисквана съгласно директивата, и издадена и получена в какъвто и да било електронен формат. От значение е да се отбележи, че електронната фактура, както и фактурата на хартиен носител, трябва да съдържа елементите, които се изискват с Директивата 2006/112/ЕО.

Съгласно Директивата, за да може една фактура да бъде считана за електронна фактура, същата трябва да бъде издадена и получена в какъвто и да било електронен формат. Това може да включва фактури под формата на структурирани съобщения (формат XML) или друг електронен формат (като електронно писмо с приложение във формат PDF или факс, получен в електронен не хартиен формат).

В контекст на горното, не всички фактури, издадени в електронен формат, могат да бъдат считани за електронни фактури. Фактури, създадени и изпратени в електронен формат посредством използването на счетоводен или друг софтуер, и получени на хартиен носител, не са електронни фактури. От друга страна фактури, издадени на хартиен носител, които са сканирани, изпратени и получени по електронната поща, могат да бъдат считани за електронни фактури.

По първи и четвърти въпрос:

Легална дефиниция на понятието "електронен подпис" се съдържа в разпоредбата на чл.13, ал.1 от Закона за електронния документ и електронния подпис (ЗЕДЕП). електронен подпис е всяка информация в електронна форма, добавена или логически свързана с електронното изявление, за установяване на неговото авторство.

По смисъла на чл.13, ал.2 от ЗЕДЕП, усъвършенстван електронен подпис е електронен подпис, който:

1. дава възможност за идентифициране на автора;

2. е свързан по уникален начин с автора;

3. е създаден със средства, които са под контрола единствено на автора, и

4. е свързан с електронното изявление по начин, който осигурява установяването на всякакви последващи промени.

Що се касае до използването на квалифициран електронен подпис/КЕП/, същият е уреден в ал.3 на същата разпоредба  КЕП е усъвършенстван електронен подпис, който отговаря на изискванията, посочени в чл.16 от ЗЕДЕП.

От една страна, с КЕП се потвърждава съгласие със съдържанието на електронния документ, а от друга се постига максимална защита на информацията от последващи промени. КЕП осигурява възможност всеки подписан с него документ да притежава същата сила и валидност, както при саморъчен подпис, положен върху документ на хартиен носител.

Видно от горното, квалифицираният електронен подпис е една от технологиите посредством която се осигурява автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата. Важно е да се отбележи, че това е възможност, а не задължителен способ, поради което могат да се използват и електронни фактури, които не са подписани с електронен подпис по смисъла на ЗЕДЕП. Видно от чл.4 от ЗЕДЕП, автор на електронното изявление е физическото лице, което в изявлението се сочи като негов извършител, а титуляр на електронното изявление е лицето, от името на което е извършено електронното изявление.

Чл.114, ал.10 от ЗДДС във вр. с ал.11 от същата разпоредба регламентира, че гарантирането на автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата или известието към фактурата се осигурява от данъчно задълженото лице чрез всякакъв контрол на стопанската дейност, който създава надеждна одитна следа между фактурата или известието към фактурата и доставката на стоки или услуги,а автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на електронна фактура и електронно известие към фактура се осигуряват чрез следните примерни технологии:

1. квалифициран електронен подпис по смисъла на Закона за електронния документ и електронния подпис, или

2. електронен обмен на данни.

В контекста на горното е и разпоредбата на чл.78, ал.10 от Правилника за прилагане на закона за данък върху добавената стойност (ППЗДДС), видно от която гарантирането на автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на фактурата или известието към фактурата по чл.114, ал.10 от закона могат да се осигуряват и чрез друга технология или процедура.

По отношение на различните начини, способи, графични и текстови формати за изпращане на фактурите е необходимо съответния начин на изпращане да не дава възможност нито на издателя, нито на получателя на фактурата да могат да оспорват факта на нейното издаване, респ. получаване както и да няма възможност да се извършват последващи промени при вече издадена фактура както от самия издател така и от получателя.

Издаваните фактури могат да бъдат изпращани и по електронен път като следва да се има предвид, че фактурите по електронен път се приемат, когато получателя е потвърдил получаването им и при условие, че са гарантирани автентичността на произхода и ненарушеността на съдържанието.

По втори въпрос:

Съгласно чл.38, ал.1 от ДОПК, счетоводната и търговска документация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от задълженото лице по реда, установен в Закона за държавния архивен фонд, в следните срокове:

1. ведомости за заплати - 50 години;

2. счетоводни регистри и финансови отчети - 10 години;

3. документи за данъчно-осигурителен контрол - 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с които са свързани;

4. всички останали носители - 5 години.

В разпоредбата на чл.121 от ЗДДС е уреден редът за съхраняване на данъчни документи. Видно от разпоредбата на чл.121, ал.1 във вр. с ал.2 от ЗДДС, всяко данъчно задължено лице осигурява съхраняването на данъчните документи, издадени от него или от негово име, както и на всички получени от него данъчни документи до 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което документите удостоверяват, в оригиналния им вид като автентичността на произхода и целостта на съдържанието на данъчните документи, както и тяхната четливост трябва да бъдат гарантирани по време на целия срок на съхраняване. Когато данъчните документи се съхраняват чрез електронни средства, в срока по ал.1 данъчно задължените лица съхраняват и данните, осигуряващи автентичността на произхода и целостта на тяхното съдържание.

Когато данъчно задълженото лице съхранява с помощта на електронни средства, гарантиращи онлайн достъп до електронни фактури и електронни известия към фактури, издадени или получени от него, лицето е длъжно да осигури електронен (онлайн) достъп до съхраняваните данни на:

1. компетентните органи по приходите  когато лицето е установено на територията на страната, както и когато лицето не е установено на територията на страната, но данъкът за доставката е дължим в България;

2. компетентните органи на държавата членка, където данъкът е дължим  когато лицето е установено на територията на страната, а данъкът за доставката е дължим в друга държава членка.

В случай, че данъчно задълженото лице е издало или получило електронни фактури и/или електронни известия към фактури, същото е длъжно да ги съхранява в оригиналния им вид чрез електронни средства и да осигури на компетентния орган по приходите електронен достъп до електронните фактури и/или електронните известия към фактури. В ЗДДС няма предвидено ограничение осигуряването на съхранението да бъде извършено от лице, различно от лицето, което е издало или получило данъчните документи. Автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта на дадена фактура, независимо дали е на хартиен носител или в електронна форма, следва да бъдат гарантирани от момента на издаването до края на периода на съхранениетона фактурата.

По трети въпрос:

По своята същност, електронният документ представлява електронно изявление, записано върху магнитен, оптичен или друг носител, който дава възможност впоследствие да бъде възпроизвеждан. Характерна особеност, касаеща електронният документ е, че при него е важно съдържанието, което може да бъде използвано както в електронен вид, така и възпроизведено върху дисплей, хартия или друг носител. При това обаче възниква проблемът за автентикация на автора на документа, както и на самия документ, т.е. дали авторът на документа е наистина този, за който се твърди, че е и дали в получения документ не са внесени дадени изменения от момента на изпращането му. В обикновения (хартиен) документооборот тези проблеми са решени с факта, че документът и саморъчният подпис на автора са твърдо свързани с физическия носител, напр. хартията. При електронните документи липсва такава връзка.

Подаването и приемането на информация по електронен път е уредено изрично в разпоредбата на чл.102, ал.1 от ДОПК, съгласно който подаването на декларации, документи или данни по електронен път се извършва от субекта или от негов представител с квалифициран електронен подпис. Предвид чл.3, ал.2 и чл.13, ал.4 от ЗЕДЕП  подписаният с квалифициран електронен подпис електронен документ е равнозначен на подписан саморъчно писмен документ на хартиен носител. Същевременно обаче, в разпоредбата на чл.1, ал.2 от ЗЕДЕП са указани и ограничения в приложното поле на закона по отношение на някои видове документи. Подобно ограничение се съдържа и в чл.1, ал.4 от Закона за електронното управление (ЗЕП).

Настоящото становище е принципно и е въз основа на изложената в запитването фактическа обстановка и представени документи. В случаите, когато в производство, възложено по реда на ДОПК се установи фактическа обстановка различна от посочената, Вие не може да се позовавате на разпоредбата на чл.17, ал.3 от ДОПК.