ОТНОСНО:Третиране на разходи за закупуване на карта за градски транспорт по Закона за корпоративното подоходно облагане (ЗКПО)
В Дирекция "Обжалване и данъчно-осигурителна практика" ........ постъпи Ваше запитване с вх. № 96-00-157/12.07.2024 г.
В запитването е изложена следната фактическа обстановка:
След проведено общо събрание на дружеството е взето решение да се закупи карта за градски транспорт на името на дружеството. Картата ще се ползва, за да може служителите да ходят да закупуват материали за поддръжка на търговския център, при нужда, в рамките на работното време.
Поставяте въпросите:
- Следва ли разходът по закупуването на картата да се смята за социален разход
или като доход на служителите?
- Ще бъде ли разход за фирмата?
С оглед изложената фактическа обстановка и действащото законодателство изразявам следното становище:
В зависимост от начина, по който е оформено издаването и ползването на картите за градски транспорт, разходите за тях се квалифицират за целите на корпоративното подоходно облагане като разходи за дейността или като социални разходи.
Съгласно чл. 204, т. 2, буква "а" от ЗКПО с данък върху разходите се облагат документално обоснованите социални разходи, предоставени в натура.
За целите на данъчното облагане в § 1, т. 34 от Допълнителните разпоредби (ДР) на ЗКПО е дадена дефиниция за социални разходи, предоставени в натура, в която се съдържат критериите, които трябва да са изпълнени едновременно, за да могат определени социални придобивки да се третират по реда на чл. 204, ал. 1, т. 2 от ЗКПО.
Според текста на дефиницията "социални разходи, предоставени в натура" са: отчетени като разходи социални придобивки по чл. 294 от Кодекса на труда (КТ) и предоставени по реда и начина, определени от чл. 293 от КТ или от ръководството на предприятието. Социалните придобивки трябва да са достъпни за всички работници и служители и за лицата, наети по договор за управление и контрол, т.е. да може да се ползват по право от всички тях. В определението законодателят изрично е предвидил, че не е налице предоставяне на социални разходи в натура, когато между работодателя или възложителя, и лицата по изречение второ са налице парични взаимоотношения под каквато и да е форма по отношение на получените социални придобивки.
Когато разходи, предназначени за удовлетворяване на лични потребности на работниците или служителите не попадат в определението за социални разходи по смисъла на § 1, т. 34 от ДР на ЗКПО, те не се третират като социални разходи и не попадат в изключените от облагане доходи по чл. 24, ал. 2 на ЗДДФЛ. На основание чл. 24, ал. 1 от ЗДДФЛ същите представляват облагаем доход от трудови правоотношения за физическите лица.
В чл. 294, т. 3 от КТ като социално-битова придобивка на работници и служители е посочено транспортно обслужване от местоживеенето до местоработата и обратно. Когато са спазени изискванията на чл. 210 от ЗКПО тези разходи ще са освободени от еднократен данък по чл. 204, т. 2 от същия закон. Ако се предоставят карти за градския транспорт на всички работници и по този начин се осигурява транспорт от местоживеенето до местоработата на служителите, може да се приеме, че са налице социални разходи по смисъла на § 1, т. 34 от ДР на ЗКПО, при съобразяване на изискването за достъпност на социалната придобивка за всички наети лица, и да се приложи разпоредбата на чл. 210, ал. 1 от ЗКПО.
Транспортните разходи, възникнали при изпълнение на служебните задължения на работници, свързани със закупуване на материали за поддръжка на търговския център, не представляват транспортно обслужване от местоживеене до месторабота и обратно, т.е. не са социална придобивка по смисъла на чл. 294, т. 3 от КТ. Тези транспортни разходи не подлежат на облагане с данък върху разходите, защото не са социални разходи, предоставени в натура.
Когато е закупена една карта, която се използва от различни служители, разходите за нея се третират като разходи свързани или несвързани с дейността, в зависимост от наличието на вътрешна отчетност, която да доказва начина и причините за ползването им. Ролята на източник за такава отчетност може да играе дневник, в който се води регулярно отчет, кога, кой и за какви цели и пътуване е използвал картите. Ако такъв липсва и не може да се докаже дали те са ползвани във връзка с дейността Ви, разходите за тях следва да се посочат в увеличение на счетоводния ви финансов резултат.
Ако се докаже, че тези разходи са пряко свързани с основната дейност на дружеството, и при отразяването им за данъчни цели се спазени общите правила на чл. 26 във връзка с чл. 10 от ЗКПО, разходите ще се признаят за данъчни цели.
Настоящото становище е въз основа на изложената в запитването фактическа обстановка. В случаите, когато в производство, възложено по реда Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК), се установи фактическа обстановка, различна от посочената, Вие не може да се позовавате на разпоредбата на чл. 17, ал. 3 от ДОПК.
В запитването е посочено, че след проведено общо събрание на дружеството е взето решение да се закупи карта за градски транспорт на името на дружеството. Картата ще се ползва, за да могат служителите да ходят да закупуват материали за поддръжка на търговския център, при нужда, в рамките на работното време.
Поставени са следните въпроси:
Въпрос 1: Следва ли разходът по закупуването на картата да се смята за социален разход или като доход на служителите?
Въпрос 2: Ще бъде ли разход за фирмата?
В становището се посочва, че в зависимост от начина, по който е оформено издаването и ползването на картите за градски транспорт, разходите за тях за целите на корпоративното подоходно облагане се квалифицират като разходи за дейността или като социални разходи.
Съгласно чл. 204, т. 2, буква "а" от ЗКПО с данък върху разходите се облагат документално обоснованите социални разходи, предоставени в натура.
За целите на данъчното облагане в § 1, т. 34 от Допълнителните разпоредби на ЗКПО е дадена дефиниция за "социални разходи, предоставени в натура". В нея са посочени критериите, които трябва да са изпълнени едновременно, за да могат определени социални придобивки да се третират по реда на чл. 204, ал. 1, т. 2 от ЗКПО. Според тази дефиниция "социални разходи, предоставени в натура" са отчетени като разходи социални придобивки по чл. 294 от Кодекса на труда (КТ), предоставени по реда и начина, определени от чл. 293 от КТ или от ръководството на предприятието.
Социалните придобивки трябва да са достъпни за всички работници и служители и за лицата, наети по договор за управление и контрол, т.е. да могат да се ползват по право от всички тях. В определението законодателят изрично е предвидил, че не е налице предоставяне на социални разходи в натура, когато между работодателя или възложителя и лицата по изречение второ са налице парични взаимоотношения под каквато и да е форма по отношение на получените социални придобивки.
Когато разходи, предназначени за удовлетворяване на лични потребности на работниците или служителите, не попадат в определението за социални разходи по смисъла на § 1, т. 34 от ДР на ЗКПО, те не се третират като социални разходи и не попадат в изключените от облагане доходи по чл. 24, ал. 2 от ЗДДФЛ. На основание чл. 24, ал. 1 от ЗДДФЛ тези разходи представляват облагаем доход от трудови правоотношения за физическите лица.
В чл. 294, т. 3 от КТ като социално-битова придобивка на работници и служители е посочено транспортно обслужване от местоживеенето до местоработата и обратно. Когато са спазени изискванията на чл. 210 от ЗКПО, тези разходи ще са освободени от еднократен данък по чл. 204, т. 2 от ЗКПО.
Ако се предоставят карти за градския транспорт на всички работници и по този начин се осигурява транспорт от местоживеенето до местоработата на служителите, може да се приеме, че са налице социални разходи по смисъла на § 1, т. 34 от ДР на ЗКПО, при съобразяване на изискването за достъпност на социалната придобивка за всички наети лица, и да се приложи разпоредбата на чл. 210, ал. 1 от ЗКПО.
Транспортните разходи, възникнали при изпълнение на служебните задължения на работници, свързани със закупуване на материали за поддръжка на търговския център, не представляват транспортно обслужване от местоживеене до месторабота и обратно, т.е. не са социална придобивка по смисъла на чл. 294, т. 3 от КТ. Тези транспортни разходи не подлежат на облагане с данък върху разходите, защото не са социални разходи, предоставени в натура.
Когато е закупена една карта, която се използва от различни служители, разходите за нея се третират като разходи, свързани или несвързани с дейността, в зависимост от наличието на вътрешна отчетност, която да доказва начина и причините за ползването им. Източник за такава отчетност може да бъде дневник, в който регулярно се отчита кога, кой и за какви цели и пътуване е използвал картата.
Ако такава вътрешна отчетност липсва и не може да се докаже дали картата е ползвана във връзка с дейността, разходите за нея следва да се посочат в увеличение на счетоводния финансов резултат. Ако се докаже, че тези разходи са пряко свързани с основната дейност на дружеството и при отразяването им за данъчни цели са спазени общите правила на чл. 26 във връзка с чл. 10 от ЗКПО, разходите ще се признаят за данъчни цели.
Настоящото становище е изготвено въз основа на изложената в запитването фактическа обстановка. В случаите, когато в производство, възложено по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК), се установи фактическа обстановка, различна от посочената, не може да се ползва защитата по чл. 17, ал. 3 от ДОПК.
Извод: Разходът за закупуване на карта за градски транспорт, използвана от различни служители за пътувания, свързани със закупуване на материали за поддръжка на търговския център в рамките на работното време, не представлява социален разход, а при наличие на надлежна вътрешна отчетност може да се признае като разход, свързан с дейността за данъчни цели; при липса на доказателства за връзка с дейността разходът увеличава счетоводния финансов резултат.
