НАП: Данъчно третиране на ваучери за храна при по-късно получаване от наетите лица по ЗКПО

В запитването е изложена следната фактическа обстановка:

Дружеството започва да предоставя ваучери за храна на работници и служители и на лица, наети по договор за управление и контрол, съгласно чл. 204, ал. 1, т. 2 и при спазване на изискванията на чл. 209, ал. 1 от ЗКПО. Договорът за ваучерите е сключен с дружество, получило разрешение от министъра на финансите да осъществява дейност като оператор. Ежемесечно се закупува необходимият брой ваучери, така че да се изпълни изискването социалните придобивки да са достъпни за всички работници и служители и за лицата, наети по договор за управление и контрол.

Поставени са следните въпроси:

Въпрос 1: Представлява ли надвишаване на месечния необлагаем размер на предоставените ваучери, ако служител, който има право да получи ваучери, няма възможност да си ги вземе в съответния месец поради причини, които са извън дружеството, а в следващия месец получи ваучерите си за два месеца?

Въпрос 2: Ако служителят не получи ваучерите си по негова вина, това би ли противоречало на изискването за общодостъпност на социалните придобивки?

Въз основа на изложената фактическа обстановка и действащата нормативна уредба е изразено следното принципно становище:

Съгласно чл. 204, ал. 1, т. 2, буква "б" от ЗКПО с данък върху разходите се облагат документално обоснованите разходи за ваучери за храна.

Критериите за квалификация на отчетените от данъчно задължените лица социални придобивки като "социални разходи, предоставени в натура", които трябва да са кумулативно изпълнени, са определени в § 1, т. 34 от ДР на ЗКПО, а именно:

• социалните придобивки са предоставени по реда и начина, предвидени в чл. 293 от Кодекса на труда, или по ред и начин, определени от ръководството на предприятието;
• социалните придобивки са достъпни за всички наети лица - за да е достъпна социалната придобивка, трябва да е осигурена възможност тя да се ползва по право от всички наети лица.

При условие, че по един от регламентираните алтернативни начини в дружеството е взето решение да се предоставят социалните придобивки на всички наети лица, в еднакъв размер и на еднаква база, и същите не са ограничени от работодателя да ползват това си право, но по лични причини част от тях се откажат от ползването им, се приема, че не е нарушен критерият за общодостъпност.

Посочено е, че причината ваучерите за храна да не са получени в месеца, в който следва да се получават, не е в работодателя, а в самите наети лица. По-късното получаване на ваучерите за храна от страна на наетите лица в рамките на следващ отчетен период потвърждава, че същите не са лишени от правата си за социални придобивки.

Извод: Критерият за общодостъпност не се нарушава, когато работодателят е осигурил право и еднакви условия за всички наети лица, а неполучаването или по-късното получаване на ваучерите се дължи на лични причини на наетите лица.

Съгласно чл. 209, ал. 1 от ЗКПО социалните разходи в размер до 80,00 лв. месечно, предоставени под формата на ваучери за храна на всяко наето лице, не подлежат на облагане с данък върху разходите, когато са налице едновременно следните условия:

• договореното основно месечно възнаграждение на лицето в месеца на предоставяне на ваучерите е не по-малко от средномесечното договорено основно възнаграждение на лицето за предходните три месеца;
• (в сила от 01.01.2021 г.) към края на месеца, през който са начислени разходите за ваучери, данъчно задълженото лице няма подлежащи на принудително изпълнение публични задължения; за целите на предходното изречение не са налице задължения, когато към края на месеца, през който са начислени разходите, задълженията не са отразени в данъчно-осигурителната сметка или не са отразени като предявени за принудително изпълнение в Националната агенция за приходите;
• ваучерите са предоставени на данъчно задълженото лице от лице, получило разрешение за осъществяване на дейност като оператор от министъра на финансите въз основа на конкурс.

Когато разходите за ваучери за едно наето лице са в размер над 80 лв. месечно, данъчната основа за данъка върху социалните разходи за ваучери за храна се определя съгласно чл. 214, ал. 2 от ЗКПО - данъчната основа за определяне на данъка за календарния месец по чл. 204, ал. 1, т. 2, буква "б" е превишението на тези разходи над 80 лв. месечно за всяко наето лице.

От посочените норми следва, че законът следи размера на разходите (до 80 лв.) в рамките на всеки календарен месец и за всяко наето лице.

В ЗКПО не се съдържат правила, които да уреждат как ваучерите за храна да бъдат изплатени (предоставени) от предприятието и получени от наетите лица. Счетоводното отчитане и организирането на процеса от поръчването до изплащането на ваучерите за храна е въпрос на вътрешна организация на предприятието.

В тази връзка следва да се вземе предвид Указание № 3/21.05.2005 г., издадено от Министерство на финансите за счетоводното отчитане, представяне и данъчно третиране на механизма на предоставяне на ваучери за храна. Въпреки че указанието е издадено при действието на отменения ЗКПО, е прието, че изразеното в него становище може да бъде отнесено и към действието на новия ЗКПО, в сила от 01.01.2007 г.

Съгласно цитираното указание:

• "Предоставяне на ваучерите на работниците" - с разпределението на ваучерите, преди тяхното предоставяне на работниците (ползватели), при работодателя възниква задължение да включи тяхната номинална стойност към размера на социалните плащания за съответния месец. В счетоводен аспект същите следва да бъдат представени като увеличение на текущите социални разходи, подлежащи на изплащане към работниците и служителите, и увеличение на задълженията към персонала. Конкретното разпределение на предоставените ваучери за потребление на персонала може да бъде регламентирано чрез индивидуално организиран вътрешен ред, отразяващ спецификата в дейността на всяко предприятие;
• "Изплащане на начислените ваучери в полза на работника" се осъществява чрез стандартна счетоводна статия, отчитаща намалението на задълженията към персонала и намалението на паричните средства по сметката, която отчита номиналната стойност на ваучерите.

Следователно, при по-късното получаване на ваучерите за храна не се начисляват нови разходи, а само се отписва задължението към персонала.

При спазване на така регламентираната процедура, когато за всеки календарен месец от годината се начисляват разходи за ваучери за храна в законово определения лимит, по-късното им получаване не води до облагане по реда на чл. 214, ал. 2 от ЗКПО.

При условие, че при счетоводното отчитане се прехвърлят разходите за неполучените ваучери за храна от един месец към следващ и е превишен лимитът за месеца, ще възникне основание за данъчно облагане за превишението на начислените разходи за ваучери за храна над 80 лв.

Извод: Ако разходите за ваучери за храна се начисляват по месеци в рамките на лимита от 80 лв. за всяко наето лице, а по-късното получаване само води до отписване на вече начислено задължение към персонала, не се формира данъчна основа по чл. 214, ал. 2 от ЗКПО. Ако обаче разходите за неполучени ваучери се прехвърлят към следващ месец и така се надвиши лимитът от 80 лв. за съответния месец, превишението подлежи на облагане като данъчна основа по чл. 214, ал. 2 от ЗКПО.

Настоящото становище е принципно и е изготвено въз основа на изложената в запитването фактическа обстановка. В случай че в производство, възложено по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс, се установи фактическа обстановка, различна от посочената, не може да се прави позоваване на разпоредбата на чл. 17, ал. 3 от ДОПК.

Извод: Становището има принципен характер и не поражда защита по чл. 17, ал. 3 от ДОПК, ако при контролно производство се установи различна фактическа обстановка.