Изх.№23-22-778
02.06.2017 г
чл. 37, ал. 1 от ДОПК
чл. 38, ал. 1 и ал. 3 от ДОПК
В дирекция "Обжалване и данъчно-осигурителна практика" е постъпило Ваше писмено запитване, прието с вх. №23-22-778/28.04.2017 г. относно прилагането на разпоредбите на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК).
Фактическата обстановка, изложена в запитването, е следната:
Дружеството съхранява фирмената си документация от създаването си през 1994 г. до настоящия момент. Поради преместване в по-малък офис, възможността за съхраняване на нарастналият архив от документи е ограничена.
Във връзка с изложената фактическа обстановка поставяте следния въпрос:
Колко години следва да се съхранява фирмената документация, която ще е необходима при извършване на проверки и ревизии от органите на НАП?
Предвид изложената фактическа обстановка, въпросът и относимата към тях нормативна уредба, изразявам следното становище:
Във връзка със съхраняване на документите следва да имате предвид, че съгласно чл. 38, ал. 1 от ДОПК, счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от задълженото лице по реда, установен в Закона за Националния архивен фонд(ЗНАФ), в следните срокове:
1. ведомости за заплати - 50 години;
2. счетоводни регистри и финансови отчети - 10 години;
3. документи за данъчно-осигурителен контрол - 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
4. всички останали носители - 5 години.
След изтичането на срока за съхранението им носителите на информация по ал. 1 (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават.
Когато при създаването и обработката на цялата или на част от информацията по чл. 38, ал. 1 от ДОПК се използват информационни системи, продукти или архиви, задължените лица съхраняват създадените данни в електронен вид за периода по ал. 1, независимо дали тази информация се съхранява на друг носител (чл. 38, ал. 3 от ДОПК).
При изискване на данни и информация от органите на НАП, съгласно разпоредбата на чл. 39 от ДОПК, ревизираните или проверяваните лица са длъжни да осигурят на органите по приходите достъп до автоматизираните си информационни системи, продукти или архиви, когато събирането, съхраняването и обработката на информацията по чл. 38 се извършва по този начин.
Съгласно чл. 37, ал. 1 от ДОПК, всички събрани доказателства, касаещи конкретна сделка подлежат на обективна преценка и анализ от страна на органите по приходите с оглед установяване на нейната действителност, с последващите от това действия на признаване или непризнаване на права, произтичащи от тази сделка.
Настоящото становище е принципно и е въз основа на изложената в запитването фактическа обстановка. В случаите, когато в производство, възложено по реда на ДОПК, се установи фактическа обстановка, различна от посочената, Вие не може да се позовавате на разпоредбата на чл. 17, ал. 3 от ДОПК.
В дирекция "Обжалване и данъчно-осигурителна практика" е постъпило писмено запитване относно прилагането на разпоредбите на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК).
Изложена е следната фактическа обстановка: дружеството съхранява фирмената си документация от създаването си през 1994 г. до настоящия момент. Поради преместване в по-малък офис възможността за съхраняване на нарастналия архив от документи е ограничена.
Въпрос: Колко години следва да се съхранява фирмената документация, която ще е необходима при извършване на проверки и ревизии от органите на НАП?
Предвид изложената фактическа обстановка, въпроса и относимата нормативна уредба се изразява следното становище:
Относно съхраняването на документите следва да се има предвид, че съгласно чл. 38, ал. 1 от ДОПК счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от задълженото лице по реда, установен в Закона за Националния архивен фонд (ЗНАФ), в следните срокове:
- 1. ведомости за заплати - 50 години;
- 2. счетоводни регистри и финансови отчети - 10 години;
- 3. документи за данъчно-осигурителен контрол - 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
- 4. всички останали носители - 5 години.
След изтичането на срока за съхранението им носителите на информация по ал. 1 (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават.
Когато при създаването и обработката на цялата или на част от информацията по чл. 38, ал. 1 от ДОПК се използват информационни системи, продукти или архиви, задължените лица съхраняват създадените данни в електронен вид за периода по ал. 1, независимо дали тази информация се съхранява на друг носител, съгласно чл. 38, ал. 3 от ДОПК.
При изискване на данни и информация от органите на НАП, съгласно чл. 39 от ДОПК, ревизираните или проверяваните лица са длъжни да осигурят на органите по приходите достъп до автоматизираните си информационни системи, продукти или архиви, когато събирането, съхраняването и обработката на информацията по чл. 38 се извършва по този начин.
Съгласно чл. 37, ал. 1 от ДОПК всички събрани доказателства, касаещи конкретна сделка, подлежат на обективна преценка и анализ от страна на органите по приходите с оглед установяване на нейната действителност, с последващите от това действия по признаване или непризнаване на права, произтичащи от тази сделка.
Настоящото становище е принципно и е изготвено въз основа на изложената в запитването фактическа обстановка. В случаите, когато в производство, възложено по реда на ДОПК, се установи фактическа обстановка, различна от посочената, не може да се прави позоваване на разпоредбата на чл. 17, ал. 3 от ДОПК.
Извод: Фирмената документация, необходима при проверки и ревизии от органите на НАП, следва да се съхранява в сроковете по чл. 38, ал. 1 от ДОПК - ведомости за заплати 50 години, счетоводни регистри и финансови отчети 10 години, документи за данъчно-осигурителен контрол 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на свързаното публично задължение, а всички останали носители 5 години, като след изтичане на тези срокове носителите, които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да бъдат унищожавани.
