3.Признаване на разходите
Признаването на разходите на юридическите лица с нестопанска цел може да има няколко аспекта:
- признаване (отчитане) в рамките на отчетен период;
- документална обоснованост на разходите;
- последващ контрол върху разходите.
Признаването на разходите като отчетен процес се свързва с прилагането на счетоводните принципи за „текущо начисляване“ и за „независимост на отделните отчетни периоди“.
Смисълът на принципа на текущото начисляване е разходите да се отчитат при тяхното възникване, независимо от момента на заплащането им. Такова е и легалното определение на понятието „текущо начисляване“, дадено в § 4 „а“ от Закона за счетоводството. Но разходите трябва да се разграничават по отчетни периоди, за да се спази и принципът за независимост на отделните отчетни периоди. Затова разходи, които са извършени през един отчетен период, но се отнасят за друг отчетен период, се разсрочват чрез сметка 613 разходи за бъдещи периоди. Бюджетният характер на приходите и разходите от уставната дейност на неправителствените организации до голяма степен обезличава това правило, но за стопанската дейност то е задължително.
В случаите, когато са извършени разходи, а финансирането за тези разходи все още не е получено, се препоръчва договорираното финансиране да се начисли чрез сметка 498 други дебитори, като се състави следната счетоводна статия:
Дебит сметка 498 други дебитори
Кредит сметка 131 финансиране на текуща дейност
Документалната обоснованост на разходите е изискване на Закона за счетоводството, което е еднакво важно както за стопанската, така и за нестопанската дейност на юридическите организации с нестопанска цел. За стопанската дейност то е свързано с разпоредбите на данъчния закон (ЗКПО), а за нестопанската е въпрос на вътрешния контрол на организацията ¬ въпрос на доверие на членския състав на сдружението, респ. на общественото доверие при фондациите.
Особеност при фондациите е, че при безвъзмездното финансиране на трети лица моментът на превеждането на средствата по сключен договор би трябвало да се счита за момент за признаване на разхода, без да е необходимо да се изчаква получаването на отчета от финансираната организация за изразходването на предоставените средства.
Най-после разходите на организациите с нестопанска цел може да са предмет и на послеващ външен контрол, ако съответното законодателство предвижда това. Но дори и контролът да се упражнява само от контролен орган на организацията, той е в правото си да признае или не признае даден разход, като се ръководи от законови и уставни изисквания за законосъобразност и целесъобразност на разходите.
4.Приключване на сметките за отчитане на приходите и разходите
Приключването на сметките за отчитане на приходите и разходите на юридическите лица с нестопанска цел не може да се отличава от приключването на тези сметки в една стопанска организация. Това е така, защото приходите и разходите за дейността са намерили отражение по дебита и кредита на сметки от група 71 приходи на юридически лица с нестопанска цел, спазвайки принципа на съпоставимост на приходите и разходите, регламентиран в Закона за счетоводството.
Разходи по икономически елементи
Натрупаните разходи по сметки от група 60 разходи по икономически елементи се приключват в сметки от група 61 разходи за дейността. Съставя се следната счетоводна статия: Дебит сметки от група 61 разходи за дейността
Кредит сметка 601 разходи за материали
Кредит сметка 602 разходи за външни услуги
Кредит сметка 604 разходи за заплати
Кредит сметка 605 разходи за социални осигуровки и надбавки
Кредит сметка 609 други разходи
Поради факта, че в националния сметкоплан не е заделена отделна сметка за даренията, като основен елемент на разход за фондациите и част от другите организации с нестопанска цел, в рамките на сметка 609 други разходи, следва да се разгърне допълнителна класификация:
Разходи за дарения в полза на физически лица 6091
Разходи за дарения в полза на юридически лица 6092
Други разходи 6099
Разграничаването на разходите в полза на физически лица от тези на юридически лица дава възможност да бъдат разгънати по отделно аналитичната информация по получатели на дарения, като след номера на сметката следва идентификационен номер на лицето ¬ отделно за физически и отделно за юридически лица. Разпределянето на разходите дава и важна информация за дарителският профил на организацията.
Разходи по дейности
В рамките на група 61 разходи за дейността всяка организация с нестопанска цел следва да разгърне сметкоплан съобразно програмния профил на дейността си. Общото при всички е обособяването на разходите за административна дейност от тези за програмна дейност. В тази връзка в група 61 следва да се обособят отделни сметки, например:
611 разходи за основна/програмна дейност
разходи за спомагателна регламентирана дейност
разходи за организация и управление
В сметка 611 разходи за основна/програмна дейност се отнасят разходите за дейността, изпълняваща заложените в устава и в решения на управителното тяло цели на юридическото лице с нестопанска цел. В рамките на тази сметка се развива аналитична отчетност по дейности ¬ програми и проекти, съобразно профила и структурата на организацията.
Важен момент е в отделна сметка, например 6119 разходи за администриране на програми да бъдат обособени оперативните разходи за управление и контрол върху програмна дейност, нямащи характер на пряко изпълнение на целите. Тук следва да се включат разходи, свързани с експертни групи и служители, пряко управляващи и контролиращи програмната дейност, разходи за крайна оценка на проекти, обяви за организиране на конкурси и др.
В сметка 612 разходи за спомагателни регламентирана дейност следва да бъдат отнесени разходите по организиране набирането на средства от дарители: натрупване на информация, консултации, написване на проекти за кандидатстване, последващи контакти. При организиране на инициативи за набиране на средства, нямащи характер на стопанска дейност, аналитичната отчетност на 612 разходи за спомагателна регламентирана дейност следва да кореспондира с аналитичната отчетност по сметка 711 приходи от регламентирана дейност.
В сметка 614 разходи за организация и управление се отнасят разходите, свързани с цялостното управление на организацията като цяло, разходи, които логически не могат да бъдат обвързани с отделни програмни дейности, и разходи, свързани, с управителното тяло, счетоводство, разходи за поддържане на офис и др.
След като разходите са натрупани в сметките от група 61, те трябва да бъдат разпределени и приключени към съответната приходна сметка от група 71, за която се отнасят. Съставя се следната счетоводна статия:
Дебит сметки от група 71 приходи на юридически лица с нестопанска цел
Кредит сметки от група 61 разходи за дейността
Формираната разлика между дебитния и кредитния оборот на сметки от група 71 приходи на юридически лица с нестопанска цел се приключва в сметка 125 резултат от дейността на юридически лица с нестопанска цел. Когато разликата е положиелна, се съставя следната счетоводна статия:
Дебит сметки от група 71 приходи на юридически лица с нестопанска цел
Кредит сметка 125 резултат от дейността на юридически лица с нестопанска цел
Когато разликата е отрицателна се съставя следната счетоводна статия:
Дебит сметка 125 резултат от дейността на юридически лица с нестопанска цел Кредит сметки от група 71 приходи на юридически лица с нестопанска цел
Отчетените разходи за финансови операции от юридически лица с нестопанска цел се приключват в края на отчетния период със следната счетоводна статия:
Дебит сметка 125 резултат от дейността на юридически лица с нестопанска цел
Кредит сметки от група 62 финансови разходи
Трябва да се обърне специално внимание на поредността на приключване. Първо се приключват сметките, свързани с отчитане на резултатите от стопанска дейност.
След приключване на стопанския резултат в сметка 123 печалби и загуби от текущата година, след като бъдат начислени и дължимите данъци, крайният стопански резултат се приключва със следните операции:
Когато резултатът от стопанската дейност е загуба, се съставя следната счетоводна статия:
Дебит сметка 125 резултат от дейността на юридически лица с нестопанска цел
Кредит сметка 123 печалби и загуби от текущата година
При положителен финансов резултат, след като бъдат начислени дължимите данъци, се извършва приключване на сметка 123 със следната счетоводна операция:
Дебит сметка 123 печалби и загуби от текущата година
Кредитна сметка 125 резултат от дейността на юридически лица с нестопанска цел
В началото на следващата година се извършва и приключването на сметка 125 резултат от дейността на юридически лица с нестопанска цел. Когато салдото по нея е положително, се съставя следната счетоводна статия:
Дебит сметка 125 резултат от дейността на юридически лица с нестопанска цел
Кредит 117 допълнителни резерви
И когато е отрицателно, се съставя следната счетоводна статия:
Дебит 117 допълнителни резерви
Кредит сметка 125 резултат от дейността на юридически лица с нестопанска цел