Относно софтуерите за управление на продажбите и декларирането им в НАП

Последните промени в Наредба № Н–18 поставят нови срокове и изисквания към търговците използващи софтуерите за управление на продажбите в търговските обект (СУПТО).

Лице, което използва софтуер за управление на продажби в търговски обект, е длъжно да използва само софтуер, който е включен в одобрен от НАП списък. Националната агенция за приходите поддържа публичен списък със софтуерите, за които е декларирано съответствие с нормативните изисквания. Списъкът ще е достъпен на интернет страницата на НАП. Всяко лице, производител/разпространител на софтуер за управление на продажби в търговски обект, е длъжно да декларира в НАП определени обстоятелства, за да бъде включен в този списък.

Софтуер за управление на продажби в търговски обект е всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологиите за реализацията му, използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обект, за които е налице задължение за издаване на фискален бон. По смисъла на наредбата "управление на продажбите" чрез използване на софтуер за управление на продажбите в търговски обект е процес по автоматизирана обработка на информация за извършване на продажби на стоки или услуги, включващ проследяване на движението на стоките или изпълнението на услугите от заявяването им до тяхното предоставяне и/или извършване на плащане.

Това означава, че софтуер, който е само за фактуриране, който не поддържа бази данни, не попада под тези изисквания, но складовите софтуерите, ERP, CRM и други системи при които автоматизирано обработват информация по процеса на продажбите, следва да бъдат одобрени и включени в списъка на НАП, за да могат да бъдат използвани от търговците. Важно е да се отбележи, че правилата за СУПТО важат само за софтуери, отчитащи продажби, за които е налице задължение за издаване на фискален бон.

Какво трябва да направите?

В срок до 7 дни от инсталирането на софтуер за управление на продажбите в търговския обект трябва да подадете информация по електронен път с квалифициран електронен подпис по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс чрез електронна услуга в Портала за е-услуги на НАП, достъпен на интернет страницата на НАП, съгласно приложение № 32 от наредбата.

При промяна на данните от приложението трябва да подадете актуална информация в 7-дневен срок от настъпване на промяната.

Сроковете за заварените случаи:

Лицата, които използват СУПТО, независимо дали са регистрирани по ЗДДС или не, привеждат дейността си в съответствие с наредбата в срок до 30 септември 2019 г. Тези лица трябва да подадат в НАП информация за използвания от тях  софтуер в срок до 31.11.2019 г.

Лицата, които използва СУПТО могат да използват в търговски обект, в който се извършват продажби на стоки и услуги, за които е налице задължение за издаване на фискален бон, само софтуер/и за управление на продажбите, отговарящ/и на посочените в приложение №29 от наредбата изисквания, като софтуерът/ите задължително управлява/т всички фискални устройства в този обект. Те нямат право без оторизация от производителя/разпространителя на софтуера да променят функционалността му или да добавят външни модули към него. Създаваната от софтуера база данни може да бъде съхранявана само на територията на Република България или на държава - членка на Европейския съюз.

При извършване на проверка в търговски обект лицата са длъжни по искане от орган по приходите незабавно да осигурят достъп до всички устройства, които работят с използвания в обекта софтуер- сървъри, работни станции, фискални устройства и др. В случай че местонахождението на част от устройствата е извън проверявания обект, до тях следва незабавно да се осигури отдалечен достъп.

Когато софтуерът е инсталиран в среда на задълженото лице (собствена или наета) и при поискване от орган по приходите в хода на извършване на контролни действия в търговски обект, същото е длъжно незабавно да осигури:
1. достъп до конфигурирания в софтуера "одиторски профил";
2. директен достъп с пълни права за четене и експорт на информацията от текущата и архивните бази данни на използвания в обекта софтуер за управление на продажбите, независимо от местонахождението на базите данни.

Когато софтуерът се ползва като облачна услуга, предоставена от производител/разпространител, и при поискване от орган по приходите в хода на извършване на контролни действия в търговски обект, задълженото лице е длъжно незабавно да осигури:
1. достъп до конфигурирания в софтуера "одиторски профил";
2. достъп до инсталирани локални софтуерни компоненти;
3. директен достъп с пълни права за четене и експорт на информацията от текущата и
архивните бази данни на използвания в обекта софтуер за управление на продажбите, в случай че се използва локална база данни.

Задължените лица са отговорни за целостта и интегритета на информацията, съдържаща се в базата данни на софтуера (текуща база данни и архивни копия на базата данни), както и за съхранението ѝ в сроковете по чл. 38, ал. 1 от ДОПК, независимо от нейното местонахождение.

Също така лицата са длъжни при поискване да осигурят на органите по приходите достъп до тази информация с възможност за експорт и копиране през потребителския интерфейс на софтуера. Когато софтуерът е част от или е свързан с интегрирана информационна система за управление на продажбите/търговската дейност и използваната технология за реализацията му не позволява изпълнението на всички или на част от изискванията, изпълнението на тези изисквания следва да бъде осигурено чрез функционалността на интегрираната система.

Когато работата на софтуера е свързана с получаване или подаване на информация от или към други софтуери или модули от информационни системи, лицата съхраняват информацията, създавана чрез тези софтуери (модули от информационни системи), в сроковете по чл.38, ал.1 от ДОПК и при поискване предоставят достъп до нея с пълни права за четене и експорт на данни.

Въведено е и задължение в софтуера да въвеждате имената за всеки от ползвателите (операторите) на софтуера съгласно сключените с тях трудови или граждански договори, присвоената роля/роли и периода на активност за всяка от присвоените роли.

За лицата, производители/разпространители на СУПТО:

От 1 декември 12.2018 г. производител/разпространител на софтуер за управление на продажбите може  да  декларира съответствие на програмен продукт с изискванията на Наредба Н-18/2006 г., като това ще става с квалифициран електронен подпис чрез електронна-услуга, достъпна на интернет страницата  на НАП.

Софтуерите, за които е декларирано съответствие, ще бъдат включени в публичен списък, достъпен на интернет страницата на НАП. Информацията към НАП  се подава с квалифициран електронен подпис чрез е-услуга, достъпна в портала на НАП.

Какви са глобите и санкциите?

На лице, което използва в търговски обект софтуер за управление на продажбите, невключен в списъка на НАП се налага глоба - за физическите лица, които не са търговци, в размер от 1000 до 3000 лв., или имуществена санкция - за юридическите лица и едноличните търговци, в размер от 5000 до 10 000 лв. При повторно нарушение размерът на глобата е от 2000 до 6000 лв., а на имуществената санкция - от 10 000 до 20 000 лв.

Освен това се налага и санкция запечатване на търговския обект в срок до 30 дни.

Каква информация подават в НАП, използващите СУПТО?

Информация, подавана от лицата по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС за използвания софтуер в търговски обект (приложение № 32 към чл. 52з, ал. 1 от Наредбата)

1. ЕИК, наименование и електронен адрес за кореспонденция на лицето по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС.

2. Вид, наименование и адрес на обекта.

3. Наименование и версия на софтуера.

4. Номер на софтуера от списъка на НАП.

5. Наличие на интернет свързаност в обекта.

6. Лице, от което е закупен софтуерът:
а) вид:
- лице, производител на софтуера;
- лице, разпространител на софтуера;
- лице, оторизирано от производител/разпространител да разпространява софтуер;
- друг (описание);
б) ЕИК;
в) наименование/имена.

7. Вид инсталация - локална, локална мрежа, web приложение, SaaS, др.

8. Дата на инсталация/инициализация.

9. Лице, извършило инсталацията/инициализацията:
а) имена;
б) представител на:
• производител;
• дистрибутор;
• оторизирано лице;
• друг (пояснение).

10. Физическо местоположение на данните, създавани от софтуера.

11. Логически адрес на БД или точка на достъп до програмния интерфейс (различен според ползваната технология: IP адрес, комуникационен порт, домейн име и/или домейн адрес, име на инстанция, местоположение на компютърен файл, друго).

12. Транспортен протокол за комуникация с БД или достъп до програмния интерфейс (TCP/IP, Named Pipes, ...).

13. Топология на връзката с БД или точката на достъп до програмния интерфейс (local network, vpn, DirectAccess, WAN).

14. Наличие на договор за поддръжка на софтуера, вкл. ЕИК и наименование на изпълнителя по договора за поддръжка.

15. Фискални устройства, свързани към софтуера - индивидуални номера на ФУ.

16. Нефискални печатащи устройства, свързани към софтуера - по видове, брой и предназначение.

17. Свързаност на използвания софтуер с други модули и/или програмни системи - складово стопанство, счетоводен софтуер, други - посочват се с наименование, версия, лице, от което са придобити, и начало на използването им (месец, година).

18. Информация относно инсталирани допълнителни компоненти и разширения към софтуера (plug-ins) - посочват се наименование, версия, наличие на оторизация от производителя/разпространителя на софтуера.

19. Когато софтуерът не разполага с функционалност за изпълнение на изискванията по т. 16, 17, 18 и 19 от приложение № 29 - информация за системата/модула, в който тя е реализирана, и адрес на обекта, в който може да бъде достъпвана от органите по приходите.

20. Преустановяване ползването на софтуера в търговския обект - дата.

21. Преустановяване на извършването на дейност в търговския обект - дата.



Свързани теми:
Относно електронните магазини и декларирането им в НАП
Какво трябва да направите относно новите изисквания за касовите апарати

---